آشنایی با مراحل مختلف سازماندهی کارها

سازماندهی مهارتی با کیفیت است که می‌ توانید از طریق آن و به کار گرفتن مراحل سازماندهی، فعالیت های کارآمدی داشته باشید و همچنین روند امور روزمره خود را بهبود دهید. در این مقاله سعی داریم به تعریف اصطلاح سازماندهی و‌ همچنین اصول، مراحل و روند آن بپردازیم. جهت کسب اطلاعات بیشتر و دقیق تر در زمینه مراحل سازماندهی، با ما همراه باشید.

سازماندهی چیست ؟

پیش از پرداختن به مطالب دیگر، باید در ابتدا به تعریف کلی سازماندهی بپردازیم. دومین تابع مدیریت کلیدی که پس از برنامه ریزی قرار دارد و در جهت تنظیم منابع و هماهنگ کردن تلاش های انسانی عمل می‌کند، سازماندهی است. اینک می ‌خواهیم به تعریف کلی این اصطلاح و مراحل سازماندهی بپردازیم.

سازماندهی عبارت است از :

تعریف روابط کاری و مشاغل مختلف، مشخص کردن وظایف در ارتباط با برنامه ها، طراحی ساختار و تخصیص منابعی است که اختیارات، مسئولیت و وظایف برنامه ریزی فعالیت ها را جهت اثر بخشی بهتر در عملیات مختلف، متمایز می کند.

عناصر سازماندهی چیست؟

منابع سازمان، نیروی انسانی و سازماندهی به کارها می تواند به شکل های گوناگونی صورت بگیرد که تمامی آن ها دارای ابعاد و عناصر مشترکی هستند و این عناصر عبارت است از :

واگذاری مسئولیت: انجام  دقیق و به موقع وظایف توسط کارکنان و همچنین سازماندهی موفق، سبب می‌ شود که هریک اختیارات و مسئولیت متناسب را داشته باشند. از این رو واگذاری مسئولیت از جمله عناصر مهم سازماندهی است.

 تقسیم کارها: از دیگر عناصر مهم سازماندهی، تقسیم کارها و واگذاری آن به افراد و نیروهای متخصص است.

تعیین اهداف: در صورتی که سازماندهی بدون تعیین هدف باشد، معنی ندارد. بلکه آنچه سبب تبیین سازماندهی می شود، هدف آن است.

هماهنگی در کارها: طی این فرایند، کارکنان سازمان مسئولیت، وظیفه انجام امور مختلفی دارند که می بایست با منطق و توالی خاصی مورد انجام قرار بگیرد.

سلسله مراتب اختیارات_ مسئولیت: مسئولیت هایی که به افراد محول می شود، نیازمند پاسخگویی از سوی سازماندهی است. از این رو سازماندهی دارای یک سلسله مراتب است تا از طریق آن افراد برای نظارت و اختیارات، مسئولیت هایی داشته باشند.

مراحل سازماندهی

برای سازماندهی در کارها به عنوان یک سازمان و همچنین پی ریزی شالوده آن به عنوان دومین وظیفه مدیریت، نیاز به چندین گام است که در اینجا در قالب مراحل سازماندهی به آن اشاره خواهیم کرد.

در مرحله اول از مراحل سازماندهی می بایست همه کارها و فعالیت هایی که در جهت رسیدن به هدف مهم و حیاتی است، تعیین شود و از این رو وظایف کلی سازمان به وظایف معقول تر و جزئی تقسیم می شود.

تعیین پست های سازمانی که بر اساس حجم کارها مشخص می شوند، دومین گام از  مراحل سازماندهی است. در اینجا منظور از پست یا مثلم، همان فعالیت هایی است که به صورت منطقی از سوی یک شخص انجام شود.

گام سوم از مراحل سازماندهی، مرتبط کردن پست های سازمانی و هماهنگ کردن فعالیت ها است. برای این کار باید پست های هم خانواده را مشخص و آن ها را تحت یک رئیس واحد قرار دهید. در نهایت این فعالیت، یک روابط افقی و عمودی خواهد بود.

مزایای سازماندهی

در بالا به بیان مطالبی در زمینه مراحل سازماندهی پرداختیم. مدیریت سازماندهی کارها و همچنین مدیریت منابع، مزایای گوناگونی دارد که در اینجا قصد داریم به برترین مزایای آن بپردازیم. جهت کسب اطلاعات بیشتر در ادامه با ما همراه باشید.

• افزایش و بهبود تخصص گرایی
• افزایش بهره روی و بهبود کارایی
• مشخص کردن سلسله مراتب سازمانی
• کاهش اختلاف میان کارکنان و افزایش میزان همکاری در میان آنان
• بهبود روند کنترل و نظارت
• بهبود مشارکت کارکنان
• استفاده بهینه از منابع سازمانی
• افزایش میزان انعطاف پذیری
• کاهش هزینه های اضافی
• پیشرفت پرسنل

یک مدیر موفق در سازماندهی کارها چگونه عمل می‌کند؟

برای سازماندهی دقیق کارها و رسیدن به مطلوبیت کامل در فعالیت های مختلف، یک مدیر موفق و منظم می تواند در این راستا تاثیر به سزایی بگذارد. در هر شرکت، اصلی ترین کلید بهبود عملکردی، یک مدیر موفق است. مدیرانی که در فعالیت های خود به صورت کارآمد عمل می کنند، به عنوان مدیرعامل نمونه شناخته می شوند. در این‌جا می خواهیم به بررسی ویژگی هایی که یک مدیر عامل می تواند داشته باشد تا به عنوان مدیر عامل نمونه شناخته شود، بپردازیم. در ادامه با ما همراه باشید.

به صورت کلی ویژگی های یک مدیر عامل موفق در راستای سازماندهی دقیق کارها و برنامه ریزی آن، عبارت است از:

• برخورداری از مهارت ارتباطی موثر
• توانایی خود انگیختگی
• داشتن اعتماد به نفس
• برخورداری از مهارت خود مدیریتی
• نداشتن تکبر و غرور بی‌ جا در انجام مسائل
• مسئولیت پذیری دقیق
• برخورداری از تفکر استراتژیک
• داشتن توانایی همدلی و همکاری با اعضای تیم
• توانایی مهارت در حل مسائل
• تمایل داشتن به اشتراک گذاری
• توانایی تقسیم وظایف به نحو صحیح

اصول سازماندهی چیست؟

دستور العمل هایی که با یافته های آزمون ها و تمرین ها تدوین می شوند، اصول سازماندهی نام دارند. کارشناسان مدیریت، تعدادی از دستور العمل های اصلی را جهت طراحی ساختار سازمانی ارائه کرده که در این جا به آن خواهیم پرداخت. از این رو اصول سازماندهی و سازماندهی در مدیریت، موارد زیر را شامل می شود:

1. تخصص کافی
2. وحدت اهداف سازماندهی
3. استثنا
4. دامنه کنترل
5. کارایی
6. وحدت فرماندهی
7. سادگی
8. انعطاف پذیری
9. تعادل
10. تدوام
11. هماهنگی

جمع بندی

در این مقاله مطالبی را جهت فهم این موضوع که سازماندهی برای مدیریت بهینه هر سازمان لازم و ضروری است، بیان کردیم. شما می‌ توانید با استفاده از سازماندهی دقیق و به کارگیری مراحل سازماندهی، به فعالیت های روزمره خود نظم بخشیده و همچنین به تبیین مسئولیت ها بپردازید.

 سازماندهی در واقع عمل بازآرایی اجزاء است که این عمل بر اساس بک یا چند قاعده صورت می‌گیرد. به صورت کلی در مدیریت، سازماندهی را نوعی فرایند برای تقسیم کار و هماهنگی میان افراد و گروه های مختلف می دانند. این فرایند به صورت مستمر و پیوسته ادامه دارد و دربردارنده وظایفی است که باید اجرا شود.