تئوری‌ سازمان: اول مرغ بود یا تخم‌مرغ؟

البته شاید هم در حال حاضر مدیر موفقی باشید و احساس کنید اکنون سازمانتان به تحول و دگرگونی نیاز دارد. با مطالعه تئوری سازمان می‌توانید روش‌های تجربی خود را با نظریه‌های علمی ، نظام‌مند کنید.

یک گام فراتر

سازمان‌ها پویا هستند. آن‌ها باید برای بقا، به صورت دائم خود را با محیط وفق دهند. به همین دلیل از سازمان به عنوان سیستم‌های باز یاد می‌شود. بدین معنی که نیروی کار، مواد خام، اطلاعات اولیه و سایر منابع را از محیط دریافت می‌کنند، سپس تولیدات خود را به محیط عرضه می‌کنند. از ویژگی‌های این دیدگاه، نحوه ارتباط اجزا با خود سیستم است.

مدیر موفق همیشه در وضعیتی است که باید واکنشی مناسب به تغییرات نشان دهد. رقابت در بازارها، طرح‌ریزی مجدد فرایندهای سازمان، روابط کارکنان، حفظ فرهنگ سازمان، مسئولیت اجتماعی و اصول اخلاقی، از جمله این چالش‌ها است.

در مواجهه با این چالش‌ها، با داشتن شناخت کلی از تئوری‌های سازمان، احساس بیگانگی با استراتژی‌های پیش رو رفع می‌شود.

تعریف تئوری سازمان

به ساده‌ترین تعبیر، منظور از سازمان یک واحد اجتماعی است که هدف‌های ویژه‌ای دارد. سازمان دارای بخش‌هایی فعال و هماهنگ است، با محیط خارجی ارتباط دارد و ساختار آن به صورتی آگاهانه طرح‌ریزی شده است. همچنین مقصود از تئور‌ی، یک قضیه یا مجموعه‌ای از قضیه‌ها است که در صدد توجیه یا پیش‌بینی چیزی هستند.

در نتیجه تئوری سازمان، شاخه‌ای از علم است که ساختار و طرح سازمان را مورد بررسی قرار می‌دهد. این دانش راهی است برای تجزیه‌وتحلیل سازمان‌ها بر اساس الگوهای علمی. به زبان ساده تئوری سازمان، شیوه‌ای از اندیشیدن درباره سازمان‌ها است.

استعاره‌هایی از سازمان

درباره اجزای تشکیل‌دهنده این دانش سازمان، اتفاق نظر وجود ندارد. هر کسی در زمان، مکان و شرایط خاص به سازمان توجه‌ کرده و از همان زاویه دید خود به ارائه نظریه پرداخته ‌است. استعاره‌ها یکی از ابزارهایی هستند که به ما در درک سازمان کمک می‌کنند.

گاهی در منابع علمی با تعریف سازمان‌ها به عنوان زندان‌های روح یا سم روانی (psychic poisons) مواجه می‌شویم. سازمان‌ها از طریق تدوین شرح شغل و تعیین معیارهای رفتاری، اعضای خود را محدود و مقید می‌کنند. این موانع مصنوعی پذیرفته‌شده توسط اعضا، انتخاب کارکنان را محدود می‌کند.

برخی دیگر سازمان را آن ابزار سلطه یا instruments of domination می‌دانند. مثلا، روش آموزش از طریق شست‌وشوی مغزی، بی‌شباهت به آموزش دادن کارکنان در برخی از سازمان‌ها نیست. این دیدگاه از رقابت بین چند سازمان حاصل می‌شود.

نکته اینجا است که اغلب سازمان‌ها با نگاه خوش‌بینانه و گاهی به طور ناخودآگاه، درگیر این روش‌ها می‌شوند. اگر مدیران صادقانه به این پرسش‌ها پاسخ دهند، به میزان استفاده آگاهانه و غیرآگاهانه از این روش‌ها پی خواهند برد:

چقدر در اطلاعات سازمانی دست‌کاری صورت می‌گیرد؟ چه میزان در انگیزه کارکنان دست‌کاری می‌شود؟ آیا مدیران نقش حامی دارند؟ در ارائه آموزش‌های سازمانی، به علایق فردی توجه می‌کنند؟ کدام‌ مهم‌تر است: رشد سازمان یا حفظ پست مدیریت؟

سازمان به عنوان سیستم به هم پیوسته منعطف (loosely coupled system) نیز تعریف شده است. در این دیدگاه، سازمان‌ها از واحدهای نسبتا مستقلی تشکیل شده‌اند و می‌توانند اهدافی مشابه یا حتی متضاد را دنبال کنند.

با استفاده از این استعاره‌ها، می‌توانیم از ابتدای کار موضع خود را مشخص کنیم.

تئوری سازمان از دیدگاه‌های مختلف

در تبیین تئوری‌ سازمان نیز مانند تعریف سازمان با رویکردهای مختلفی مواجه هستیم. سه دیدگاه اصلی عبارتند از: دیدگاه عقلایی-اقتضایی ، دیدگاه مبادله-هزینه اقتصادی و دیدگاه بنیادگرا-مارکسیسم . در اینجا نگاهی می‌اندازیم به این سه دیدگاه کلی.

دیدگاه عقلایی-اقتضایی

اساس این دیدگاه مدیران منطقی هستند. در این رویکرد، مدیریت سازمان درجهت کارایی گام بر می‌دارد و می‌کوشد تا وضع موجود را حفظ کند. این دیدگاه بر این فرض بنا شده که سازمان نوعی ابزار یا وسیله است. هر چیزی به چیزهای دیگر بستگی دارد. راه منحصربه‌فردی که بهترین باشد، وجود ندارد. روش مدیریت درست همان است که مناسب وضع و شرایط سازمان باشد.

دیدگاه مبادله-هزینه اقتصادی

فرض این دیدگاه عبارت از این است که افراد در پی منافع خود هستند و به‌گونه‌ای عمل می‌کنند که این منافع تامین شود. این دیدگاه حول محور مبادله کالا و خدمات (و نه تولید) می‌چرخد. در دیدگاه مبادله-هزینه اقتصادی، امور یا رویدادها از زاویه بسیار محدود اقتصادی مورد توجه قرار می‌گیرند.

دیدگاه بنیادگرا-مارکسیسم

در دیدگاه بنیادگرا-مارکسیسم مدیران منطقی هستند. ولی منطق مزبور به گونه‌ای است که منافع آن‌ها را تامین کند.

• جنبه اول: تصمیماتی که مدیران می‌گیرند در جهت تثبیت، تقویت و تایید مقام، موقعیت و جایگاه خودشان است.
• جنبه دوم: وضع موجود سازمان در حال تغییر است. هدف تئوری سازمان این است که اعضا را از استثمار، اختناق و ازخودبیگانگی برهاند. در این دیدگاه تئوری سازمان دیدی سیاسی دارد.

تاریخچه تئوری سازمان

آنچه در مورد تئوری سازمان تازگی دارد، گرایش‌های نوینی است که در زمینه تحقیق و مطالعه این موضوع پدید آمده‌اند. احتمال می‌رود قدمت تئوری سازمان به قرن بیستم برسد. یعنی زمانی که جامعه برای به‌کارگیری تئوری سازمان راهی علمی پیدا کرد.

شفریتز و استیون اوت (Jay M Shafritz & Steven Ott) در کتاب خود با عنوان تئوری سازمان- اسطوره‌ها، به این نکته اشاره کرده‌اند که حل مسائل مدیریتی و اداره و تنظیم سازمان‌های بزرگ، از عهده یک نفر مدیر به تنهایی بر نمی‌آید.

آن‌ها معتقدند کسانی که بخواهند سازمانی را طرح‌ریزی و اداره نمایند باید کار خود را با تیلور و فایول (Taylor & Fayol) آغاز کنند. چرا که آینده بر پایه چیزی بنا می‌شود که در گذشته بوده و دوام یافته ‌است.

فردریک تیلور کتاب مدیریت کارگاه را در سال 1903 و کتاب اصول مدیریت علمی را در سال 1911 منتشر کرد. تیلور سعی در بهبود کارایی صنعت داشت. او را پدر مدیریت علمی نامیده‌اند.

هنری فایول در سال 1916 کتاب مدیریت عمومی و صنعتی را در فرانسه نوشت که نخستین کتاب تئوری مدیریت کامل است. اصول مدیریت چهارده‌گانه او مورد توجه قرار گرفته‌اند.

آغاز کاربرد تئوری سازمان

پرسش اساسی اینجا است که آیا این سازمان‌ها هستند که بر اساس تئوری شکل می‌گیرند، یا تئوری‌ها از مطالعه بر روی سازمان‌ها تدوین می‌شوند؟ پاسخ به این سوال مهم است، چرا که میزان آزادی عمل مدیر در مدیریت سازمان را تعیین می‌کند.

در اکثر منابع موجود بررسی تاریخچه تئوری سازمان با نظریات کلاسیک آغاز شده و به نظریه‌های معاصر می‌رسد.

ماجرا از نگارش کتاب مشهور آدام اسمیت (Adam Smith) به نام ثروت ملل (1776) آغاز می شود. او را پدر علم اقتصاد مدرن می‌دانند. این کتاب شهرت بسیاری پیدا کرد. حتی تبدیل به بیانیه‌ای از اصول اقتصادی شد. اسمیت در مورد سیستم و تقسیم کار مطالب ارزنده‌ای عرضه کرد. همچنین نظریه مزیت مطلق را برای اولین بار ارائه داد. او مزیت را توانایی تولید یک یا چند کالا با بالاترین کیفیت و پایین‌ترین قیمت ممکن نسبت به دیگران تعریف می‌کند. در تجارت بین‌الملل بیان می‌کند کشورهایی که در تولید یک کالا مزیت دارند، تنها باید آن کالای به خصوص را تولید کنند. بنابراین سایر کالاهای مورد نیاز را از طریق تجارت با دیگر کشورها تامین کنند. در این هنگام هر کشور به تولید محصولی که در آن دارای مزیت مطلق دارد می‌پردازد. بدین ترتیب قیمت‌ها پایین می‌آید و رضایت مردم در استفاده و خرید کالاها بیشتر می‌شود.

در مکتب مرکانتیلیستی، منشا و منبع اصلی ثروت اقتصادی را فلزات گران‌بهایی چون طلا و نقره می‌دانند. در مقابل، فیزیوکرات‌‌ها با رد انگاره مرکانتیلیستی از ثروت، منشا اصلی ثروت را زمین می‌دانستند. آدام اسمیت در پیشگفتار کتاب اول خود، هر دو ایده را رد و کار را به عنوان سرچشمه حقیقی ثروت هر ملت معرفی می‌کند. بنابراین به شکل غیرمستقیم نیز در پیدایش نظریه تولید (کار، زمین و سرمایه به عنوان عوامل تولید) نیز نقش دارد.

ریشه‌های تئوری سازمان در مکتب اسلام

ابویوسف یکی از نخستین دانشمندان مکتب اسلام است. او درباره نحوه اداره حکومت اسلامی، سیاست‌های مالیه عمومی، مالیات‌بندی و دادگاه‌های جنایی کتاب الخراج (کتاب عوارض زمین) را نوشته است.

حدود 300 سال بعد در کتاب الاحکام السلطانیه (قوانین دولتی) اثر المواردی، درباره قانون اساسی کشورهای اسلامی و رفتار سیاست‌مداران و مدیران اسلامی بحث شده است.

ابن تیمیه (1300میلادی) را پدر علم مدیریت اسلامی می‌نامند. در کتاب السیاسه الشریعه اصولی در زمینه تناسب شغل و شاغل، قیمومیت و سیستم غنایم جنگی (تاراج یا جانب‌داری حزبی) مطرح شده است. ابن تیمیه از روشی علمی برای طرح اصول اداری در چارچوب احکام اسلام استفاده کرده بود.

قدمتی بیشتر در مفاهیم اصول تئوری سازمان

با کاوش در عمق تاریخ به 360 سال قبل از میلاد می‌رسیم و به یک نام آشنا بر می‌خوریم: باز هم ارسطو. ارسطو در کتاب سیاست به این نکته اشاره می‌کند که در همه کشور‌ها و سازمان‌ها ماهیت ویژه قدرت و وظایف اجرایی نمی‌تواند یکسان باشد. بلکه باید بازتابی از محیط فرهنگی خاص آن‌ها را نشان دهد.

40 سال پیش از او، سقراط در مورد جهانی بودن مدیریت به عنوان یک هنر بحث می‌کند.

آیا می‌توان رگه‌هایی از مفاهیم کلیدی این دانش را در عمق بیشتری از تاریخ یافت؟

بله.

500 سال قبل از میلاد سان تزو (sun tzu) در کتاب خود به نام هنر جنگ، موضوع نیاز به وجود سازمان سلسله مراتبی، ارتباطات درون‌سازمانی و برنامه‌ریزی نیروی انسانی را مطرح می‌کند.

در نهایت 1490 سال پیش از میلاد مسیح اولین اصول این نظریات به کار گرفته شده بود.

این اصول عبارتند از: تخصص‌گرایی، سلسله‌مراتب سازمان و تقسیم کار. به هنگام خروج قوم بنی‌اسراییل از مصر، پدرزن حضرت موسی یعنی حضرت شعیب، به او توصیه می‌کند که اختیارات خود را به روسای قبایل بر حسب سلسله‌مراتب اختیار واگذار کند. به این ترتیب که از میان مردم افراد توانمند و خداترس را با معیارهای خاصی انتخاب کند. آن‌ها را بر گروه‌های هزار نفری، صد نفری، پنجاه نفری و ده نفری برای حکمرانی بگمارد. این روسا درباره مسائل کوچک، خود قضاوت می‌کردند و مسائل بزرگ را نزد حضرت موسی می‌بردند. برای اطلاع بیشتر به کتاب سفر خروج، فصل 8 مراجعه کنید.

وضعیت امروز

هارولد کنز می‌گوید: از آنجایی که نظریه‌پردازان، هر یک راه خود را رفته و دیگران را فراموش کرده‌اند، جنگی از تئوری‌های مدیریت پدید آمده ‌است.

دکتر رضائیان، نویسنده کتاب اصول مدیریت، وضعیت امروز را چنین بیان نموده است:

پیروان جدید جنبش مدیریت علمی بر تصمیم‌گیری علمی، به‌کارگیری کامپیوتر و ابزارهای تصمیم‌گیری تاکید دارند. گروه نظریه‌پردازان امروزی روابط انسانی، از بهبود و بازسازی سازمان صحبت می‌کنند و جای اصول‌گرایان را کسانی گرفته‌اند که معتقدند، قبل از آنکه بتوان به اصولی پایبند شد، لازم است مدیران زیادی را به طور عملی مورد مطالعه قرار داد.

طرفداران دو روش مشابه مدیریت نظام‌گرا و مدیریت اقتضایی تلاش می‌کنند تا ثباتی را برای آنچه که ما امروزه در مورد مدیریت می‌دانیم فراهم آورند.

مدیریت نظام‌گرا

مدیریت نظام‌گرا، در اداره نظام‌های بزرگ و کوچک از نظریه سیستمی بهره می‌گیرد. با استفاده از کارهای انجام‌شده در ازای کارهای داده‌شده، ماموریت کل سازمان را از دیدگاه بهبود بخشیدن به عملیات تحلیل می‌کند. نظریه سیستمی مبتنی بر این تفکر است که باید سازمان را به منزله یک کل نظام‌یافته در نظر گرفت. در این نظریه، از تحلیل داده‌ها برای حل مسائل و اتخاذ تصمیم استفاده می‌شود.

مدیریت اقتضایی

روش دیگر مدیریت بر مبنای اقتضا است. روش مدیریت بر مبنای اقتضا بر این واقعیت تاکید دارد که آنچه مدیر در عمل انجام می‌دهد وابسته به مجموعه شرایط موجود است.

در نظریه مدیریت بر مبنای اقتضا نه تنها به وضعیت موجود توجه ‌شده، بلکه تاثیر راه‌حل‌های ارائه شده بر الگوهای رفتاری سازمان نیز مورد نظر است. از این رو گفته می‌شود که مدیریت موثر همواره بر مبنای اقتضاست.

اول مرغ بود یا تخم‌مرغ؟

هیچ‌کس به درستی نمی‌داند که اول مرغ بود یا تخم‌مرغ. این پرسش همیشه با ما خواهد ماند: آیا این سازمان‌ها هستند که بر اساس تئوری‌ها شکل می‌گیرند؟ یا تئوری‌ها هستند که از مطالعه سازمان‌ها استخراج می‌شوند. پاسخ هر فرد به این پرسش می‌تواند دیدگاهش را نسبت به سازمان به طور کامل متحول کند.

با این وجود تلفیق تجارب عملی، با روش‌های علمی به شکل مناسبی بر تصمیم‌گیری‌های عقلایی مدیران سازمان‌ها تاثیرگذار می‌گذارد.

مستقل از تقدم‌های تاریخی، مدیرانی که به تئوری مجهز باشند، می‌توانند در حل چالش‌های پیش رو راه‌حل‌های مناسبی ارائه دهند. می‌توانند پیش از وقوع آن‌ها را پیش‌بینی کنند. می‌توانند از مسیری بروند که با برخی از مشکلات مواجه نشوند.