نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب چه مزایایی برای کسب و کارها دارد؟

حتما می‌دانید که ظهور اینترنت تغییرات بزرگی را به همراه داشته و به جرئت می‌‌توان گفت همه چیز را رو به جلو به حرکت در آورده است. ورود اینترنت در ارتباط با نرم‌افزارهای اتوماسیون‌های اداری هم تاثیر چشمگیری داشته و در نسل سوم این نرم‌افزار باعث طراحی و پیاده سازی سیستمی با کیفیت‌تر و بهتر شده است. طوری که با یک اتوماسیون اداری که تحت وب است تمام فرآیندهای سازمانی، مکاتبات، پیگیری کارها و خیلی موارد دیگر بدون محدودیت زمانی و مکانی به سرعت و حتی با امنیت بالا میسر می‌شود. قابلیت‌ها و مزایای این سیستم به قدری است که مدیران سازمان‌ها برای اطلاع دقیق از داده‌ها و اطلاعات سازمان خود بدون معطلی به سمتش کشیده می‌شوند. با ما همراه شوید تا در ادامه‌ این مطلب به بررسی اتوماسیون اداری تحت وب و قابلیت‌ها و مزایای آن بپردازیم.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب web-based چیست؟

اجازه بدهید در ابتدا یک تعریف کلی از اتوماسیون به شما ارائه بدهیم. اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از تکنیک‌ها، برنامه‌ها و ابزارهای رایانه ای است که در عملکردهای اداری برای بهینه‌سازی، خودکارسازی، بهبود وظایف و رویه‌های مرتبط استفاده می‌شود. در مورد نسل اول سیستم‌های اتوماسیون اداری جالب است بدانید که عملیات ثبت و پیگیری مکاتبات مکانیزه بود و در نتیجه محصول آن محدود به دبیرخانه می‌شد. از طرفی در بیشتر موارد قابلیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری به شکل تک کاربری بود. در نسل بعدی امکان قابلیت استفاده از سیستم در شبکه و به شکل هم‌زمان برای همه افراد سازمان به سیستم اتوماسیون اضافه شد. یعنی در این سیستم افراد می‌توانستند با دسترسی‌های مجاز، کار به گردش در آوردن الکترونیکی مکاتبات و پیگیری آن را انجام بدهند. به طور مثال در این نرم‌افزار امکان ایجاد انواع پیوست به نامه‌ها، امکان ارسال و ارجاع اسناد و مدارک به شکل اصل آن یا رونوشت، استفاده از ویرایشگر متنی در داخل نرم افزار، طبقه‌بندی پوشه‌های بایگانی و چند مورد دیگر امکان‌پذیر بود. اما نسل سوم قابلیت‌های اساسی دیگری را به همراه دارد. سیستم تحت وب در واقع تمام نیازهای یک سازمان را پوشش می‌دهد‌. تمام قابلیت‌های نسل اول و دوم را که دارد هیچ، همان طور که از اسمش پیداست این سیستم در محیط وب و اینترنت امکان انجام مکاتبات اداری را به شکل الکترونیک دارد. از ویژگی‌های برجسته تحت وب بودنش این است که محدودیت مکان و زمان را می‌شکند و با سرعت بالا از هر نقطه جغرافیایی، تمام کارها را در محیطی امن اجرا می‌کند. این سیستم با جدیدترین متدهای برنامه‌نویسی پیاده‌سازی شده است و در بستر وب به صورت اتومات با مرورگرها در سطح رابط گرافیکی تعامل می‌کند و قابلیت انطباق و سازگاری با همه تحلیل‌های Chrome، Firefox ، opera و…دارد.

مزایای کاربری سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

همان‌طور که مشخص است بزرگ‌ترین مزیتی که این سیستم به شما می‌دهد این است که در هر کجا که باشید می‌توانید با دسترسی به اینترنت و رعایت اصول ایمنی به پرتال اتوماسیون اداری خودتان وارد بشوید. به طور کلی مزایای تحت وب بودن یک اتوماسیون اداری از نظر کاربری به دو دسته مستقیم و غیرمستقیم تقسیم می‌شود.

مزایای مستقیم اتوماسیون اداری : شامل مزیت‌هایی است که قسمت مالی و نقدی شرکت را به شکل مستقیم هدف می‌گیرند. این‌ها اتلاف وقت را از بین می‌برند و بازدهی را بالا می‌کشند. البته قابلیت اندازه‌گیری هم دارند. به طور مثال موارد زیر جز این دسته است:

1. تقسیم کار و کنترل بهتر روی انجام کارها
2. بالا رفتن کیفیت انتقال و ارتباط اطلاعات
3. افزایش صحت و امنیت اطلاعات
4. کاهش فعالیت‌های اضافی مثلاً در بخش نگهداری و بایگانی اسناد
5. پایین بردن فعالیت‌های غیرضروری
6. رسیدن به حداقل کار برای ایجاد اطلاعات به شکل تصویری و نوشتاری
7. مدیریت بهتر پرسنل از طریق گردهمایی و کنفرانس از راه دور

از ویژگی‌های برجسته تحت وب بودن اتوماسیون اداری این است که محدودیت مکان و زمان را می‌شکند و با سرعت بالا از هر نقطه جغرافیایی، تمام کارها را در محیطی امن اجرا می‌کند .

مزایای غیرمستقیم اتوماسیون اداری تحت وب : این مزایا در واقع اهداف و نتایج را به شکل بلند مدت هدف می‌گیرد. این نتایج بیشتر کیفیت را در بر می‌گیرد تا کمیت. مسلماً با این روند در بلند مدت هم باعث رشد و کیفیت سازمان می‌شود. در مورد این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• از بین بردن و کم کردن وابستگی برای امور ارتباطی به سازمان‌های دیگر
• افزایش رضایت شغلی کارکنان سازمان
• کنترل و نظارت بیشتر بر چگونگی انجام کار بین سازمانی
• ارائه خدمات در اسرع وقت و رضایت مشتریان
• رقابت و واکنش بیشتر به فرصت‌ها

مزایای کلی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را بشناسید

• ایجاد سرعت بالا با نرم افزارهای اتوماسیون تحت وب
• ایجاد امنیت بالا با نرم افزارهای اتوماسیون تحت وب
• امکان پشتیبانی از فرایند جانشینی و تفویض کارتابل
• پشتیبانی از پروتکل ECE جهت تبادل اطلاعات
• مدیریت اسناد و نامه‌های الکترونیکی
• شماره دهی خودکار اسناد و مدارک
• جستجوی پیشرفته طبق پارامترهای تعریف شده
• یادآوری وظایف و جلسات
• امکان کنترل اسناد و مکاتبات و اطلاعات سازمانی با مدیریت دقیق با امکان دسترسی در سطوح مختلف
• مناسب با سیستم عامل‌های روز مثل ویندوز، لینوکس، اندروید، IOS و…
• امکان دریافت و ارسال ایمیل
• ارسال رمز یک‌بار ورود با پیامک یا بهره‌مندی از OTP

معرفی و استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب با کارایی بالا

امروزه علاوه بر سازمان‌های دولتی و سازمان‌ها، شرکت‌های خصوصی هم برای مدیریت نامه‌ها و مکاتبات سازمانی خودشان رو به استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب آورده‌اند. خب چه چیزی از این بهتر که به صورت الکترونیکی و بدون جابه‌جایی و حضور در مکان، روند کار به درستی پیش برود به طوری که هزینه‌ها کاهش پیدا کند و روش‌های پرسرعت جایگزین روش‌های سنتی بشود؟ از طرفی یکی از قابلیت‌های ویژه بهترین اتوماسیون اداری این است که امکان مدیریت فرایندهای کسب و کار را داشته باشد. با این اوصاف و با توجه به مزایایی که گفته شد شرکت یگانه سافت با تولید پیشروترین اتوماسیون اداری تحت وب زمینه راه‌اندازی سیستم‌های مکاتبات اداری و مدیریت اطلاعات را به بهترین شکل ارائه می‌دهد. می‌پرسید چطور کارایی دارد؟ می‌گوییم:

• نرم افزار اتوماسیون یگانه با توجه به ویژگی تحت وب بودن علاوه بر این‌که دست مدیران و کارشناسان را می‌گیرد تا در هر جا و هر ساعتی کارتابل اتوماسیون خود را به شکل روزانه بررسی کنند، ارتباط مستقیم با نرم افزار دبیرخانه را هم فراهم می‌کند. با این امکان نامه‌ها به صورت مستقیم در دبیرخانه ثبت و به کارشناسان و مدیران ارجاع می‌شود.
• از طرفی نامه‌ها و مکاتبات اداری اسناد و پرونده‌های دیگر از جمله پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی و حقوقی و… در اتوماسیون تحت وب امکان برقراری ارتباط یک‌پارچه با نرم افزار بایگانی اسناد را دارند.
• سازمان‌ها برای مدیریت داده‌ها و اطلاعات از سیستم‌های مختلفی مثل سیستم حقوق و دستمزد، سیستم حضور و غیاب و… استفاده می‌کنند که این ارتباط بین سیستم‌ها در سازمان هم با این نرم‌افزار مهیا می‌شود.
• امکان تعریف چگونگی ارتباط سازمان‌‌ها با هم و پیاده‌سازی به صورت هلدینگ (چند سازمانی) از قابلیت‌های ویژه نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه است. این امکان مناسب سازمان‌هایی است که به صورت غیرمتمرکز فعال هستند.
• یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید قابلیت تعریف و تعیین سطوح دسترسی متفاوت را داشته باشد. همان طور که در مطالب قبلی در مزایا هم گفتیم، درست است؟ حالا با استفاده از این امکان در سیستم اتوماسیون تحت وب یگانه شما می‌توانید کاربران خود را در سیستمتان تعریف کنید و برای هر کدام دسترسی‌های جداگانه‌ای داشته باشید.
• اتوماسیون اداری تحت وب یگانه برقراری ارتباط با سایر سیستم‌های موجود در سازمان را هم ایجاد می‌کند.
• به طور کلی این نرم افزار با دسترسی به کارتابل الکترونیک اتوماسیون اداری و یک سال خدمات و پشتیبانی رایگان به همراه ارتقاء سیستم‌های تحت وب به سمت ایجاد کیفیت و امنیت اطلاعات به صورت تضمینی رفته است.

کلام پایانی:

امروزه با گسترش اینترنت و با توجه به نیازها و استانداردهای هر سازمان و شرکتی، یکی از بهترین راه‌های پیشبرد و بهبود فعالیت‌های مربوط به مکاتبات و اسناد و نامه‌ها استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب است. این نرم‌افزار در محیط وب و اینترنت با سرعت و امنیت بالا در هر جغرافیا و ساعتی در دسترس است و به دلیل این‌که تمام فعالیت سازمان‌ها را پوشش می‌دهد و با مدل‌های گردش مکاتبات در هر سازمانی منطبق می‌شود، در نتیجه برای ورود در هر کسب و کاری منعطف است. با وجود همه این‌ها باید در انتخاب و استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب که قابلیت‌های باکیفیتی را ارائه بدهد، دقت کنید.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه یکی از بهترین اتوماسیون‌های اداری ایران است که می‌توانید با خیال راحت آن را وارد فعالیت خود کرده و از مزایا و امکانات پرکاربرد آن استفاده کنید.

https://yeganehsoft.com/ نرم-افزار-اتوماسیون-اداری