آراستگی محیط کار بر پایه اصول ۵S

همه ما از تأثیر محیط کار بر روی عملکرد افراد آگاهی داریم. یک محیط آشفته و به هم ریخته موجب کاهش بهره‌وری، اتلاف وقت و حتی خستگی کارکنان می‌شود. داشتن نظم، انضباط و آراستگی محیط کار عاملی مهم برای افزایش بهره‌وری، انگیزش و ایمنی است، در حالی که اجرای آن نیاز به هزینه‌های زیادی هم ندارد. نخستین بار در سال 1985 ژاپنی‌ها شیوه‌ای نظام‌مند برای رعایت نظم و آراستگی در محیط‌های کاری تدوین کردند و آن را 5S نامیدند. رویکردی که البته منشاء آن را هنری فورد می‌دانند که مهروموم‌ها پیش اصول CANDO (مربوط به نظم و پاکیزگی محیط کار) را در کارخانه‌های خود به کار گرفته بود. 5S سیستمی فکری و عملیاتی است که برای پیشگیری از اتلاف منابع، افزایش بهره‌وری و بالا بردن کیفیت از 5 اصل وابسته به هم پیروی می‌کند.

اجرای 5S چه نتایجی در پی خواهد داشت؟

اجرای 5S نتایج بسیار مفید و جالب‌توجهی برای سازمان‌های مختلف در پی دارد‌. رعایت ایمنی و بهداشت در محیط کار، افزایش بهره‌وری کارکنان، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، افزایش کیفیت و کاهش خرابی‌ها، افزایش سرعت انجام امور و بهبود فرهنگ سازمانی تنها بخشی از نتایجی است که به کارگیری این رویه در هر سیستم و سازمانی به دنبال دارد. از سوی دیگر موجب پرورش افرادی منظم و با تفکر پیشرفت و گروه‌های کاری خوب و با مشارکت بالا می‌شود. نتایج اجرای این رویکرد برای همه افرادی که در آن مشارکت دارند، قابل درک است. سرعت دسترسی به ابزار و وسایل افزایش می‌یابد و عمر مفید تجهیزات کار بیشتر می‌شود.

اجرای 5S تنها محدود به محیط کار نیست و می‌توان در هر مکان و زمان دیگری هم مانند محیط زندگی، مسائل شخصی و به طور کلی هر قضیه‌ای که بی‌توجهی به ساماندهی آن موجب آشفتگی و بی‌نظمی می‌شود، آن را به کار بست. با اندکی تأمل در پیرامون خود می‌توان دریافت که ریشه‌ی بسیاری از مشکلات در نبود نظم و انضباط در امور مختلف است. اجرای این رویکرد باعث پاکیزه و امن‌تر شدن محیط می‌شود و در عین حال انجام کارها را بسیار ساده‌تر و رضایت‌بخش‌تر می‌کند.

برای اجرای 5S چه اصولی را باید رعایت کنیم؟

5S روشی برای سازمان‌دهی محیط کار است و اسم آن برگرفته از حرف اول 5 کلمه ژاپنی به شرح زیر است:

• Seiri (ساماندهی)
• Seiton (نظم و ترتیب)
• Seiso (پاکیزگی)
• Seiketsu (استانداردسازی)
• Shitsuke (انضباط)

در زبان انگلیسی هم از 5 کلمه که با حرف S شروع می‌شوند، برای نامیدن این مراحل استفاده می‌شود.

ساماندهی ( Sort )

بسیاری از افراد عادت دارند که اطراف خود را پر از وسایل و اشیای مختلف کنند، با این توجیه که روزی به کارشان خواهد آمد. کافی است اندکی به محیطی که در آن کار یا زندگی می‌کنید، نگاه کنید و ببینید پر از اشیاء و لوازمی است که برای مدت‌ها از آن‌ها استفاده نکرده‌اید. این وسایل می‌توانند مانعی برای انجام صحیح فعالیت‌های روزمره شما باشند، اما چون به این محیط عادت کرده‌اید، شاید متوجه آن نشوید. نخستین قدم در اجرای 5S ساماندهی اقلامی است که در پیرامون شما قرار دارند.

کیفیت نهایی محصول با آراستگی محیط کار ارتباط دارد.

باید لوازم غیرضروری اطراف خود را تشخیص داده و آن‌ها را به‌جای دیگری انتقال دهید. همچنین اشیای بلااستفاده‌ای (مانند کاغذهای باطله، فایل‌های کامپیوتری و…) را که وجود دارند، دور بریزید. در محیط‌های کارگاهی معمولا مکان مشخصی را به نام ناحیه قرمز برای ابزار و لوازم غیرضروری که در حال حاضر امکان از بین بردن آن‌ها وجود ندارد در نظر می‌گیرند تا در فرصت مناسب اقدامات لازم در مورد آن‌ها انجام شود.

در این مرحله لازم است اقلام و وسایل محیط خود را برحسب میزان استفاده از آن‌ها طبقه‌بندی کرده و با توجه به آن، مکان مناسب برای قرارگیری آن‌ها را در نظر بگیریم. این امور باید به صورت مکرر انجام شود و تمامی ارکان سازمان (از مدیریت تا رده‌های پایین) ملزم به رعایت آن شوند.

نظم و ترتیب ( Set In Order )

برای همه‌ی ما خیلی پیش آمده است که وقت زیادی را صرف یافتن وسایل مورد نیازمان کرده باشیم. اصل دوم در 5S برای از بین بردن این زمان‌های غیرضروری است. بعد از جداسازی و دور ریختن اقلام اضافی، لازم است لوازم مورد استفاده خود را در مکان‌های مناسب قرار دهیم. وسایل کار ما باید به گونه‌ای در جای خود قرار گیرند که در کوتاه‌ترین زمان ممکن و به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشیم. در واقع گام اول پیش‌نیازی برای اجرای این مرحله است و وقتی توانستیم اقلام غیرضروری را از محیط دور کنیم، آنچه باقی می‌ماند لوازم ضروری است که باید برای محل قرارگیری آن‌ها تصمیم بگیریم.

مهم‌ترین نکته‌ای که باید در اینجا مدنظر داشته باشیم حذف نیاز به جستجو برای ابزار و وسایل است. وسایلی که به طور مکرر به آن‌ها نیاز داریم، در نزدیکی محل استفاده قرار دهیم و آنچه را که مصرف عمومی دارد در جای مشخص و قابل‌دسترس برای همه بگذاریم و از علایم و برچسب‌ها برای این کار استفاده کنیم. از لحاظ ایمنی هم به طور مثال اشیاء سنگینی را در جایی قرار دهیم که امکان حمل و جابه‌جایی آن به راحتی و بدون مشکل فراهم باشد. می‌توان برای حفظ این نظم و ترتیب در نحوه قرارگیری ابزارها قوانین خاصی تدوین کرد که همه‌ی افراد براساس یک روش یکسان عمل کنند.

پاکیزگی ( Sanitation )

کار کردن در یک محیط کثیف و آلوده باعث خستگی و دل‌زدگی افراد می‌شود. اصل سوم 5S می‌گوید که ما باید هر آنچه را که در محیط اطرافمان وجود دارد به طور مرتب تمیز کنیم. کف‌پوش‌ها، دیوارها، لوازم و تجهیزاتی که از آن‌ها استفاده می‌کنیم، همیشه باید تمیز و پاکیزه باشند. در بسیاری از سازمان‌ها ساخت محصولات باکیفیت، ارتباط نزدیکی با تمیزی محیط و تجهیزات دارد. البته در این مرحله هدف اصلی پیدا کردن منشاء آلودگی‌ها و از بین بردن آن‌هاست. وجود گردوخاک و آلودگی در بسیاری از مواقع مانع تشخیص مشکلات و نقص‌های موجود می‌شود. از طرفی کار کردن در محیط تمیز و پاکیزه، انگیزه و اشتیاق کارکنان را افزایش می‌دهد.

در یک محیط کاری همه افراد باید همواره وظایف خود در قبال پاکیزگی خود و مکان کار را مدنظر داشته باشند و مسئولیت خود را به نحو احسن انجام دهند. در واقع فرآیند پاکیزه‌سازی نوعی بازرسی و بازبینی اشیاء هم به شمار می‌رود. از سوی دیگر باعث تقویت مشارکت و روحیه کار گروهی پرسنل هم می‌شود.

دلیل بسیاری از خرابی‌های تجهیزات و ماشین‌ها در محیط کار عدم رسیدگی به نظافت و پاکیزگی آن‌هاست. تمیز کردن روزانه ابزارآلات باعث می‌شود که همواره به بهترین نحو جوابگوی فعالیت‌هایی باشند که به وسیله آن‌ها صورت می‌گیرد.

استانداردسازی ( Standardize )

برخلاف سه اصل قبلی، استانداردسازی یک فعالیت عملی نیست. بلکه شیوه‌ای است که به منظور حفظ و استمرار سه اصل ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی انجام می‌شود. در این مرحله استانداردها و دستورالعمل‌هایی برای اجرای منظم و دقیق اصول پنج‌گانه 5S تدوین می‌شود و همه کارکنان و نیز کسانی که بعد از این به استخدام سازمان در‌ می‌آیند، باید از آن پیروی کنند. این اصل باید توسط مدیریت اجرا شود، به گونه‌ای که هر چیزی در جای خودش باشد، فرآیندها طبق روال خاصی انجام شوند و از علائم، نشانه‎‌ها و برچسب‌ها به خوبی استفاده شود.

انگیزه کارمندان برای کار کردن در محیط آراسته بیشتر است.

تأکید اصلی در استانداردسازی بر مدیریت دیداری و استاندارد کردن مقررات است. در مدیریت دیداری موارد ناهماهنگ با سه اصل اول تشخیص داده می‌شود و هرگونه شرایط غیرعادی و ناهمگون آشکار می‌شود. از جمله اقداماتی که باید در این مرحله صورت بگیرد، استفاده از علائم و نشانه‌ها برای نمایش موارد خطرناک، محل قرارگیری اشیاء، نام دستگاه‌ها و تجهیزات و موارد احتیاطی و یادآوری‌ها است. افراد باید به این مسئله آگاه شوند که در شرایط غیرعادی چه اقداماتی باید انجام دهند.

انضباط ( Sustain )

در بسیاری از کارخانه‌ها زمان بسیار زیادی صرف ساماندهی و پاکیزه‌سازی محیط می‌شود، زیرا انضباط مناسب برای اجرای 5S و پایداری آن وجود ندارد. اصل انضباط که حفظ و نگه‌داری هم گفته می‌شود، بر عادت کردن به حفظ روش‌های صحیح کار تأکید می‌کند. محیط کار باید به نحوی باشد که کارکنان متعهد به اصول 5S باشند که نتیجه آن بالا رفتن بهره‌وری و افزایش کیفیت خدمات و محصولات است. نادیده گرفتن این مرحله باعث می‌شود نتایج حاصل از رویکرد 5S پایدار نباشد و بعد از مدتی دوباره به وضعیت قبل از اجرای آن برگردیم. با اجرای درست این اصل عادت صحیح انجام فعالیت‌ها در کارکنان شکل می‌گیرد و می‌توان از دیدگاه‌های همه افراد سازمان برای یافتن نقایص و مشکلات و حل آن‌ها استفاده کرد.

این مرحله را می‌توان سخت‌ترین گام اجرای 5S نامید. همه‌ی افراد باید مسئولیت‌ها و وظایف خود را به خوبی انجام دهند و مقررات و قوانین به صورت یک عادت برایشان درآید. رسیدن به چنین جایگاهی نیازمند آموزش و تکرار فراوان است. نتیجه اجرای درست این اصل تربیت افرادی وقت‌شناس، پاکیزه، منظم و مرتب و مسئولیت شناس است. همه کارکنان باید این نکته را بدانند که اجرای فعالیت‌های 5S یک کار گروهی است و نیاز به مشارکت همگانی دارد.

گستره کاربرد و مشکلات اجرای 5S

رویکرد 5S که در ابتدا به طور مشخص برای کارخانه‌های تولیدی تعریف و تدوین شده بود، امروزه در گستره‌ی وسیعی از صنایع مختلف مانند حوزه سلامت، آموزش و سازمان‌های دولتی به کار برده می‌شود. به ویژه در بخش‌های مربوط به سلامت و بیماران، بی‌توجهی به آن می‌تواند نتایج ناگواری در پی داشته باشد.

اجرای 5S مانند هر برنامه‌ی دیگری در ابتدا موانع و مشکلاتی داشته باشد. مشکلاتی چون عدم شناخت کافی از این رویکرد و توانایی‌های آن که ممکن است موجب عدم حمایت مدیران ارشد شود و سطحی‌نگری و عدم بررسی آن و نیز بی‌توجهی به تداوم و استمرار در اجرای آن، درحالی‌که نیاز به برنامه‌ی بلندمدت دارد. برای حل این مشکلات لازم است از کمک مشاورین و متخصصین استفاده کرد و شروع اصولی این رویکرد، باعث می‌شود مراحل بعدی هم با سرعت و کیفیت بالاتری اجرا شوند.