چطور با مدیر خود رابطه خوبی داشته باشیم!

یکی از مشکلاتی که در حوزه مدیریت پیش می‌آید، مدیریت میکرو (Micromanagement) توسط برخی مدیران است. وجود چنین مدیرانی بازدهی سازمان را کاهش می‌دهد. هر چه مدیر میکرو در رده‌های بالاتر نشسته باشد، تاثیر منفی این مدیریت بیشتر نمایان می‌شود.

یکی از تاثیرات منفی چنین مدیرانی این است که عملا مانع رشد کارمندانشان می‌شوند. اگر شما چنین مدیری داشته باشید، احتمالا خیلی زود خسته شوید و بخواهید شغل یا مدیرتان را عوض کنید. ولی شاید راه‌هایی برای حل این مشکل وجود داشته باشند.

چه مدیری مدیریت لازم دارد؟

احتمالا شما هم با مدیران میکرو برخورد کرده‌اید. اگر هم تا الان چنین مدیری نداشتید، بگذارید مدیران میکرو را تعریف کنیم. مدیران میکرو به مدیرانی گفته می‌شود که دوست دارند جزئی‌ترین چیزها را نیز خودشان مدیریت کنند. خودشان می‌خواهند از آبدارخانه تا نحوه نوشتن یک گزارش را زیر نظر بگیرند.

این مدیران دوست دارند بر جزء جزء کارهایی که باید به اعضای رده پایین‌تر سپرده شوند، خود نظارت کنند. یکی از مشهورترین نمونه‌های مدیریت میکرو سفرهای استانی یک رئیس‌جمهور است. اینکه چنین فردی به‌جای مدیریت مسائل کلان، خود شخصا به دنبال بررسی یا حل مسئله‌ای به استان‌های مختلف سفر کند، به نظر کار درستی نمی‌آید.

این کار او با وجود کسانی مثل استاندار‌ها که نماینده رئیس‌جمهور هستند و قرار است به‌جای او کارهای نظارتی و اجرایی را در استان‌ها عملی کنند، یک نوع مدیریت میکرو به حساب می‌آید.

مدیران میکرو را شاید بتوانید در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف نیز بیابید. برای شخص من داشتن یک مدیر میکرو واقعا سخت است. اینکه کسی بخواهد در جزئی‌ترین بخش‌های کار من نیز دخالت کند، اعصابم را خورد خواهد کرد. چنین مدیری انگیزه شما را خواهد گرفت، باعث خواهد شد شما خود را فردی بی‌ارزش بدانید و همچنین مانع یادگیری شخصی شما خواهد بود.

مدیریت میکرو یکی از معمول‌ترین اشتباهاتی است که مدیران مرتکب می‌شوند. خصوصا مدیران تازه‌کار . برای اینکه بتوانید چنین مشکلی را رفع کنید، باید بتوانید مدیر خود را مدیریت کنید یا حداقل کاری کنید که از جانب شما مطمئن باشد و کارها را به خودتان بسپارد. برای این کار چند گام اولیه نیاز است.

وضعیت را بررسی کنید

معمولا مدیریت میکرو حاصل ترکیب چندین علت است. علت‌هایی همچون:

۱- مدیر شما درباره کار کارمندان آگاهی ندارد

این مسئله به‌طور خاص در مورد مدیران تازه‌کار صدق می‌کند. برعکس آنچه فکر می‌کنیم، معمولا مدیران باهوش و با انگیزه که در سمت‌های پیشین خود به‌عنوان کارمند موفق بوده‌اند، بیشتر دچار این مشکل می‌شوند؛ اما راستش تعداد مدیرانی که واقعا بخواهند زندگی کارمندان خود را سخت و طاقت‌فرسا بکنند، بسیار کم هستند.

برای مثال در یک جلسه به‌جای اینکه بگذارند شما به سؤالی که در حیطه کاری‌تان است جواب دهید، خود این مدیران حرف می‌زنند؛ زیرا آن‌ها پاسخ را می‌دانند. راستش آن‌ها قصد این را ندارند که با چنین کاری در شما حس بدی ایجاد کنند؛ اما فکر هم نمی‌کنند که چنین کاری حس بدی در کارمندانشان ایجاد کند.

۲- مدیر شما از شکست می‌ترسد

بسیاری از مدیران تازه‌کار دچار سندروم ایمپاستر ( Imposter Syndrome ) هستند. آن‌‌ها موفقیت خود را باور ندارند. نمی‌توانند بپذیرند که مدیر هستند. نمی‌توانند درک کنند که چرا این حقوق ریاست به حسابشان واریز می‌شود؛ زیرا به نظرشان میزان کار و خروجی که دارند کمتر از کارمندشان است و به همین دلیل الکی حقوق بیشتری می‌گیرند.

آن‌ها از خود می‌پرسند: آیا تصمیم درستی گرفتم؟ آیا اعضای تیم من خوشحال هستند؟ آیا من کارها را به‌موقع انجام می‌دهم؟

بنابراین آن‌ها دوباره به کارهای کارمندی باز می‌گردند؛ زیرا انجام این کارها برایشان راحت‌تر است و به‌راحتی می‌توانkn خروجی و نتیجه آن را ببینند. مشکل این است که چنین چیزی کار کارمندان است. وظیفه آن‌ها است که کاری را که مدیرشان می‌گوید، در زمان معین انجام دهند.

۳- مدیر شما اولویت را به عملکرد کوتاه‌مدت تیمش می‌دهد و نه رشد و توسعه بلندمدت

ممکن است مدیر شما یک مشکل را سریع‌تر از شما بتواند رفع کند. رفع سریع مشکل خوب است. اگر حل این مشکل را به شما به‌عنوان کارمندش بسپارد، شاید زمان بیشتری ببرد اما این فرصت را به شما می‌دهد که چیزی یاد بگیرید.

البته ممکن است مدیر شما دلیلی برای این کار داشته باشد یا اینکه کلا استدلال قابل قبولی نتواند بیاورد؛ اما معمولا توجه به رشد بلندمدت مجموعه کار معقول‌تری است؛ اما چون مدیر شما عملکرد کوتاه‌مدت را در نظر دارد، مانع از رشد کارمندانش می‌شود.

۴- بین توانایی‌های شما و تصور مدیرتان از توانایی‌های شما تفاوت وجود دارد

این مسئله جدی‌تر است اما معمولا می‌توان آن را حل کرد. عموما این‌طور نیست که مدیر شما به شما اعتماد نداشته باشد. ممکن است صرفا تصویر او از توانایی‌های شما با تصویر شما از توانایی‌هایتان متفاوت باشد.

حالت دیگر ممکن این است که صرفا تفاوتی بین میزان چالش‌پذیری شما و تصویر این چالش‌پذیری در ذهن مدیر وجود داشته باشد؛ یعنی شما چالش بیشتری دوست دارید اما مدیرتان از این قضیه آگاه نیست.

چه‌کار باید بکنید؟

ممکن است وقتی لیست بالا را می‌خوانید به این فکر کنید که همه این‌ها مربوط مدیر هستند؛ یعنی شما نقشی در شکل‌گیری آن‌ها ندارید که بتوانید برای از بین بردن آن‌ها نقشی ایفا کنید. این حرف شاید درست باشد اما به نظرم هنوز می‌شود کارهایی در این مورد کرد.

به یاد داشته باشید که رابطه شما با مدیرتان مثل بسیاری از روابط انسانی، مسئله‌ای دو‌جانبه است؛ یعنی هم‌زمان که انتظار دارید مدیرتان در این رابطه کاری بکند و پاسخگو باشد، شما نیز باید رفتار مشابهی در قبال مدیرتان داشته باشید. این حرف بدین معنی نیست که مدیر شما کاملا بی‌تقصیر است اما بااین‌همه شما می‌توانید کاری کنید اوضاع هم برای او و هم برای شما بهتر شود.

حفظ رابطه خوب با مدیر مسئله‌ای دوجانبه است یعنی هم شما و هم مدیرتان در قبال آن مسئول هستید.

همچنین این احتمال وجود دارد که مدیر شما درگیری‌های عمیق‌تری داشته باشد. او ممکن است مشکلات کنترلی داشته یا اصلا صلاحیت مدیر بودن را نداشته باشد. اگر کمی در اینترنت دراین‌باره جستجو کنید، می‌توانید مقالاتی بیابید که دقیقا به همین موضوع پرداخته‌اند، حتی در وب فارسی.

اما بگذارید زود نتیجه‌گیری نکنیم زیرا با چنین کاری همه تقصیرها را گردن مدیرمان خواهیم انداخت؛ یعنی گرفتار خطای خود‌خواهی که در مقاله پیشین گفتیم خواهیم شد.

حرف بزنید

حرف زدن وسیله راحت و ارزانی است که همه ما می‌توانیم برای حل این مسئله از آن استفاده کنیم. با او حرف بزنید. شاید مدیرتان اصلا از پیامد کارهایش آگاه نباشد. این مهم است که شما بازخورد درستی به او بدهید.

قبول دارم که این کار می‌تواند سخت باشد. خصوصا در حالتی هیچ وقت پیش از آن درباره چنین چیزی چندان‌ با او حرف نزده باشید؛ اما این اولین گام برای شناسایی و رفع مشکل است. برای اینکه کار ساده‌تر باشد، می‌تواند از جملات تلطیف‌شده‌ای مثل این‌ها استفاده کنید:

یا:

این مکالمات آغاز خوبی می‌توانند باشند. چون بسیار اختصاصی هستند، می‌توان به‌راحتی در موردشان حرف زد. در این مکالمات اتهامی متوجه کسی نیست و حرفی در مورد قصد مدیر زده نمی‌شود. در این نوع از مکالمه، شما مرکز قضیه هستید زیرا دارید در مورد احساستان حرف می‌زنید.

چه خواهد شد؟

در این موقعیت یکی از سه سناریو زیر می‌تواند اتفاق بیفتد:

• اگر مدیرتان احساسات شما را می‌بیند و درک می‌کند، مکالمه سالمی داشته‌اید، شما موفق شدید. اگر مدیرتان به شما بگوید که هر وقت چنین رفتاری از او دیدید به او گوشزد کنید، بدانید که گام درستی برداشته‌اید.
• اگر مدیر شما واکنش بسیار منفی نشان داد و مثلا موضع دفاعی گرفت یا اینکه دیدگاه شما را رد کرد، اصلا خوب نیست. در این حالت بهتر است به فکر تغییر شغل یا تغییر مدیر خود باشد. اگر نمی‌توانید چنین کاری بکنید، بهتر است راهی برای بقا در این محیط بیابید زیرا بودن در آن محیط چندان برای شما راحت نخواهد بود.
• اگر شما مکالمه خوبی داشتید اما کمی راحت نبودید؛ زیرا این مکالمه باعث شد چیزهایی دیگری هم زیر سؤال بروند، در این صورت مدیرتان حس همکاری و تعهدی صادقانه‌ای برای بهبود وضعیت نشان داده‌ است اما احتمالا چیزهای عمیق‌تری وجود دارند که باید رفع شوند.

مکالمه را ادامه دهید

تا اینجا فقط شروع کار بود؛ زیرا بهبود اوضاع نیازمند تلاشی دو‌جانبه هم از سوی شما و هم از سوی مدیر است. ممکن است مستقیم حرف زدن در مورد برخی از دلایل ریشه‌ای که ابتدای مقاله‌ آوردیم سخت باشد، اما می‌توانید با انتخاب کلام مناسب، روند اصلاحات را تسریع کنید؛ مثلا می‌توانید به مدیر خود بگویید:

این کار باعث می‌شود مدیرتان بداند که شما چالش بیشتری می‌خواهید و درعین‌حال اگر چیزی سر جایش نبود به او خبر می‌دهید. بررسی هفتگی صرفا یک جمله برای ایجاد اطمینان در مدیر است؛ زیرا بررسی‌ها همواره بخشی از اجرای پروژه‌ها هستند و در صورت نبود این بررسی‌ها، هر مدیری نگران وضعیت کار خواهد بود.

قرارهای این‌گونه درباره چیزی که انجام خواهند شد و اگر انجام نشود مدیر شما می‌داند منتظر چه باشد، اطمینانی در او ایجاد می‌کند و می‌تواند شما را در چشم آن‌ها قابل‌اعتماد جلوه دهد.

البته شما باید به چیزی که گفتید پایبند باشد و در زمان مقرر کار را تحویل دهید یا اینکه مدیرتان را مطلع سازید. در غیراین‌صورت او دفعه بعد به شما اعتماد نخواهد کرد و دیگر کاری به شما نخواهد سپرد.

در این حالت مدیرتان می‌داند این مهارتی است که شما می‌خواهید روی آن‌ کار کنید و باید مواظب باشند که به شما هم اجازه یادگیری بدهند و کاری نکنند که مانع شما شود.

این عبارت نیز مثل جمله قبل این پیام را به مدیرتان می‌دهد که شما توانایی حل مسئله را دارید و صرفا فرصتی برای یادگیری می‌خواهید.

گاهی اوقات نشان دادن کمی اعتمادبه‌نفس می‌تواند راهگشا باشد. شما ممکن است تا به امروز خود را ضعیف نشان می‌دادید؛ اما وقتی بگویید که چیزی را فهمیدید، این نکته را به مدیر می‌رسانید که شما هم به خود اعتماد دارید و می‌توانید کار موثری انجام دهید.

اما آسان نیست

اگر شما مدیری میکرو بالای سر خود دارید، آنچه در سطور پیشین گفتیم احتمالا بتواند یاری‌رسان باشد و شما بتوانید پیشرفت خوبی در رابطه با مدیرتان حاصل کنید. چنین پیشرفتی نه‌تنها در رشد شغلی به شما کمک می‌کند بلکه بازخورد‌های مستقیم و مفید را به مدیرتان انتقال می‌دهد. ازاین‌روی او نیز می‌تواند رشد کند.

اگر هم نتوانستید برای بهبود اوضاع کاری انجام دهید، نباید این شکست تاثیر منفی در شما ایجاد کند؛ زیرا درنهایت این مدیر شماست که باید بداند چگونه رفتار کند و شما تقصیری ندارید؛ اما به‌هرروی شما نیز کمی در این قضیه سهیم هستید. هر چه بتوانید مسئولیت‌پذیرتر باشید و تلاش کنید کیفیت رابطه خود را با مدیر افزایش دهید، خود شما سود خواهید برد.

درنهایت

این مسیر خصوصا در آغاز می‌تواند سخت و کند باشد. آنچه باید در ذهن داشته باشید، صبر است؛ زیرا هر تغییری زمان می‌برد. اگر عجله کنید، ناخواسته دید منفی نسبت همه‌چیز و به‌خصوص مدیرتان خواهید داشت. این دید منفی، خود مانع بزرگی برای رشد و تغییر است.

به یاد داشته باشید که مدیریت میکرو لزوما به خاطر شما و اشکالی که مدیرتان ممکن است در شما ببیند، رخ نمی‌دهد. بلکه معمولا چیزی پیچیده و شامل چهارچوب ذهنی مدیر است. چیزی که شاید عملا تغییر آن غیرممکن هم باشد.