چطور شخصی را مدیریت کنیم که خیلی نامنظم است!

مدیریت یک کارمند نامنظم معمولا تجربه‌ای دیوانه‌کننده است. چگونه می‌توانید به کارمند شلخته خود کمک کنید تا روش‌های کاری بهتری را ایجاد کند؟ چگونه می‌توانید اهمیت حفظ مهم‌ترین جلسات، ایمیل‌ها و تقویم‌ها را به سرمنزلِ مقصود هدایت کنید؟ و آیا امکان دارد که به شخصی کمک کنید تا بر تمایل طبیعی‌اش به بی‌نظمی غلبه کند؟

کارمند نامنظم از دید متخصصان

حتی اگر شما از آن دسته افرادی با میز منظم و فهرست مرتب انجام کارهای روزانه نباشید، مدیریت فردی که بی‌نظم است -بدون اشاره به القای استرس - می‌تواند خسته‌کننده باشد.

الیزابت گریس ساندرز می‌گوید «مطمئن نیستید از اینکه فرد دیگری کار را اشتباهی انجام داده و یا حتی دارد به پایان مهلت مقرر می‌رسد و این امر به شما احساس ناخوشایندی منتقل می‌کند.» این امر شاید برای شما مشکل باشد که بفهمید که برخی از افراد این‌گونه کار می‌کنند.

او می‌گوید «یکی از دلایل خستگی و ناراحتی شما این است که این روش متفاوتی است». رفع مشکل شاید یک چالش باشد، اما معمولا لازم است.

لیندا هیل، استاد کسب‌وکار دانشگاه هاروارد می‌گوید، هدف شما باید واضح باشد «گروه شما چه چیزی نیاز دارد» یا «شما به عنوان یک مدیر به چه چیزی نیاز دارید تا در حد امکان خلاق و موثر باشید.» بعضی از این روش‌ها را در این مطلب می‌خوانید.

درباره اندازه مشکل فکر کنید

هیل می‌گوید در ابتدا «درباره علت و تاثیر» بی‌نظمی کارمندتان «صریح باشید». کار را با ارزیابی ظاهری بی‌نظمی آغاز کنید. «آیا توده کاغذها همه‌جا پخش شده‌اند؟ آیا کارمندان زمان انجام کار را از دست داده‌اند؟ آیا آن‌ها همیشه دیر سر جلسات حاضر می‌شوند؟»

سپس درباره این موضوع فکر کنید که رفتار کارمندتان چقدر با «عملکرد گروه تداخل دارد». از خودتان بپرسید: «آیا رفتار این شخص به پیامدهای منفی منجر می‌شود یا فقط رفتار متفاوتی نسبت به بقیه کارمندان است؟»

اگر کارمند شما «بی‌نظم اما قابل‌اطمینان» باشد، «شما احتمالا باید از جریمه او منصرف شوید». ساندرز هم با هیل هم‌نظر است: «بفهمید کدام مشکلات قابل‌مذاکره است و کدام مشکلات قابل‌مذاکره نیست.»

برای مثال، هرچقدر میز کارمندتان به‌هم‌ریخته باشد -اهمیتی ندارد چقدر شما را آزرده‌خاطر کند- در بیشتر موارد، احتمالا موضوعی نیست که بخواهید خودتان را خیلی درگیر کنید.

با کارمند نامنظم هم‌ذات‌پنداری کنید

هیل می‌گوید در قدم بعدی «ریشه به وجود آمدن این رفتار» را در نظر بگیرید. آیا کارمندتان همیشه این‌گونه رفتار می‌کند؟ یا کارمندتان این رفتار را جدیدا انجام می‌دهد؟ با کارمند نامنظم هم‌ذات‌پنداری و او را درک کنید.

«شاید شما ندانید که آن شخص برای اینکه خلاق باشد با چه مشکلاتی دست‌وپنجه نرم می‌کند.» ممکن است کارمند زیردست شما با ADHD (اختلال کم‌توجهی - بیش‌فعالی) یا مشکل دیگری درگیر باشد که منظم بودن را برای او به چالشی بزرگ تبدیل می‌کند.

ساندرز اضافه می‌کند، دلسوزی و هم‌ذات‌پنداری به شما کمک خواهد کرد «بدون قضاوت کردن و بدون سرزنش کردن» به کارمندتان نزدیک شوید. درنهایت، پی می‌برید که نظم و ترتیب در وجود همه انسان‌ها نیست. «شاید منظم و مرتب بودن برای شما ساده باشد، اما برای برخی از مردم کار بسیار سختی است.»

کمی صبر و تحمل به شما برای درک این موضوع کمک می‌کند. به این فکر کنید که «شما هم کامل نیستید.»

با کارمند نامنظم حرف بزنید

ساندرز می‌گوید اگر تمایلات کارمندتان باعث آسیب به خلاقیت گروه می‌شود، باید حرفی بزنید. به کارمندتان کمک کنید تا بفهمد که بی‌نظمی‌اش چه «تاثیرات و پیامدهایی» دارد:

• شاید به‌خاطر اینکه مهلت انجام کارشان به پایان رسیده، بودجه اضافی (Over-Budget) بر شرکت تحمیل شود.
• شاید باعث ایجاد «دردسر برای دیگر اعضای گروه» در آینده شود.
• شاید «برای مشتریان بد باشد».

با آن‌ها درباره روش‌های اصلاح این موقعیت صحبت کنید. برای مثال بگویید که ترجیح می‌دهید کارها پیش از موعد مقرر انجام شود، در حالی که کارمندتان مایل است که انجام کارها را تا دقیقه ۹۰ به تعویق بیندازد.

ساندرز پیشنهاد می‌دهد که جمله‌ای شبیه به این بگویید: «وقتی که جمعه زمان تحویل کار است و تو هنوز کارهایی را که باید تا ساعت ۱۱ انجام می‌دادی برای من نفرستاده‌ای، من نگران می‌شوم چون نمی‌توانم بازخوردی به کارهایت نشان بدهم. پس از حالا به بعد، انتظار دارم که کارهایی را که بر عهده داری تا صبح پنجشنبه برای من بفرستی تا بتوانم آن‌ها را بررسی کنم و در صورت لزوم اصلاحاتی روی آن‌ها انجام دهم».

یادتان نرود که به عنوان رئیس شما می‌توانید کارهایی را از کارمندتان مطالبه کنید!

تجربه‌های خوب را به اشتراک بگذارید

شما می‌توانید با استفاده از مدل‌سازی به کارمند نامنظم خود کمک کنید. ساندرز می‌گوید می‌توانید «از روش‌هایتان حرف بزنید» و به کارمندتان توضیح دهید «چگونه کارها را طبق روال انجام دهد». این توضیحات می‌تواند شامل «فهرست کارهای پروژه، بایگانی، برچسب‌گذاری و بازبینی» باشد.

او می‌گوید «تجربه‌های خوب می‌تواند شامل کارهای ساده‌ای باشد که شما انجام می‌دهید که تا به حال به ذهن کسی خطور نکرده است.»

موضوعی که باید در نظر داشته باشید این است که: «آدم‌هایی که میزهای به‌هم‌ریخته و نامرتب دارند، معمولا آدم‌های بصری‌تری هستند.» و بنابراین آن‌ها «با یک برگه برنامه‌ریزی یا یک تخته وایت‌برد بهتر کار می‌کنند، تا اینکه بخواهند با از برنامه اکسل استفاده کنند.»

شما می‌توانید بهترین تجربه‌های گروهی را به اشتراک بگذارید، اما این کار را از حد نگذرانید. «اشتراک‌گذاری مفید است، اما نباید به‌صورت دستورالعمل و بخشنامه باشد. مغز افراد دارای توانمندی‌های متفاوتی است، و باید فضایی برای انعطا‌ف‌پذیری وجود داشته باشد.»

توصیه‌های شغلی ارائه دهید

هیل می‌گوید یکی از ویژگی‌های کارمندان نامنظم، ناتوانی در تخصیص درست زمان برای وظایف مشخص است. «آن‌ها نمی‌توانند کارها را اولویت‌بندی کنند زیرا اصلا نمی‌دانند از کجا باید شروع کنند.»

ساندرز می‌گوید اگر این مشکل را در بین کارمندهایتان مشاهده کردید «به آن‌ها کمک کنید یاد بگیرند که چگونه وظایفشان را به چند بخش تقسیم کنند.»

ساندرز در آغاز پروژه به شما و کارمندتان پیشنهاد می‌کند که در یک جلسه و با استفاده از وایت‌برد «نقاط عطف مدیریت پروژه، اهداف و وظایف محوله» را تعیین کنید.

صبور باشید

و در نهایت، درک کنید که هیچ راه‌حل سریعی برای حل این مشکل وجود ندارد. ساندرز می‌گوید «آدم‌های زیادی را دیده‌ام که از پس این مشکل به‌خوبی برآمده‌اند اما کار سختی است و زمان زیادی می‌برد.»

با کارمندان نامنظم کنار بیایید، به‌خصوص وقتی که دارند برای بهبود وضعیت تلاش می‌کنند. در عوض، از آن‌ها بابت سعی و تلاششان قدردانی کنید و برای موفقیت‌هایشان تشویقشان کنید.

ساندرز می‌گوید «لازم است وقتی کارمندان به‌موقع سر کار حاضر می‌شوند و یا وظایفشان را در موعد مقرر انجام می‌دهند، سپاسگزار باشید.»

مطالعه موردی ۱- توصیه‌های شغلی برای درک آثار بی‌نظمی

ایمی براچیو، یکی از مدیران ای‌گلوبال و کارشناس مدیریت ریسک (Risk management)، مدیریت چند کارمند نامنظم را برعهده داشت.

یکی از آن افراد -که او را زک می‌نامیم- در بی‌نظمی زبانزد بود. ایمی می‌گوید «بی‌نظمی زک از عدم نظم و ترتیب در مدیریت تقویم کاری مشهود بود.» «درنتیجه، لغو برنامه‌ها در لحظه آخر و از دست رفتن غیرمنتظره جلسات و ضرب‌الاجل‌ها باعث ناامیدی اعضای گروه و مشتریان از او شد.»

زک باهوش و بااستعداد بود، اما این ناتوانی او، در هنگام نیاز باعث ایجاد احساس ناامیدی و خستگی در ایمی و دیگر همکارانش می‌شد. او می‌گوید «در حالی که من واقعا به استعداد، هوش و توانایی حل مسئله او باور داشتم، زک بیشتر به غیرقابل‌اعتماد بودن و پیگیری نامنظم معروف بود.»

بعد از فکر کردن درباره مشکل، ایمی فهمید که باید با خود زک صحبت کند. او مطمئن بود که زک درک می‌کند که رفتارش چه تاثیری بر شرکت دارد. ایمی به زک گفت که «غیرقابل‌اعتماد بودن او باعث مشکلاتی در روابط با مشتریان و خلاقیت گروهی شده است.» همچنین ایمی گفت که «لازم است که زک بداند که این بی‌نظمی می‌تواند بر روی برند شخصی خود زک نیز تاثیر منفی بگذارد.»

سپس، ایمی شروع به حل مشکل کرد. آن‌ها روش‌هایی را برای حل مشکل مطرح کردند. او می‌گوید «ما روی تجربه‌های پیشرو در زمینه سازمان‌دهی تمرکز کردیم، که شامل این موارد بود که چگونه به بهترین وجه دستیار اجرایی را به‌کار بگیرد و چگونه در طول جلسات از گروهش پشتیبانی کند. اعتقاد دارم که زک از این بازخورد صادقانه راضی بود.»

گفتگو خوب پیش رفت و زک شروع به اجرای تمریناتی کرد که او و ایمی مطرح کرده بودند.

چند بعد از گفتگوی ایمی و زک، آن‌ها تصمیم گرفتند که شغل زک برای مناسب او نیست. ایمی می‌گوید نقاط قوت زک در جای دیگری از سازمان قرار داشت.

ایمی می‌گوید «در پست سازمانی جدیدش، زک خودش را وفق داد که طوری کار کند تا از دیگران بیشتر حمایت کند و اعتبار مثبتی از همکاران و مشتریانش کسب کند.»

مطالعه موردی ۲ - هم‌ذات‌پنداری برای هدایت کارمندان

رزی پرز، مدیر ارشد مالی بخش تحلیل و برنامه‌ریزی کسب‌وکار مصرف‌کنندگان در امریکن اکسپرس، زمانی را در دوره کاری‌اش به یاد آورد که مدیریت کارمند نامنظمی را برعهده داشت.

رزی آن شخص را -که ما او را آرون می‌نامیم- از خارج از شرکت استخدام کرد. او می‌گوید «پس از چند هفته، متوجه شدم که آرون کارش را در مهلت تعیین‌شده انجام نمی‌دهد، داده‌ها را گم می‌کند و بیشتر اوقات آشفته به نظر می‌رسد.»

ابتدا، رزی فکر کرد این مشکل فقط به خاطر یادگیری کار جدید و کنترل یک شرکت جدید است. «اما چند ماه بعد، وقتی بی‌نظمی او روی توانایی گروه برای اتمام پروژه‌ها تاثیر منفی گذاشت، فهمیدم که آرون نیاز به راهنمایی دارد.»

رزی احساس ناخوشایند آن موقعیت را به یاد می‌آورد. او می‌گوید «مطمئن نبودم چه زمانی کارهایی را که توافق کرده بودیم، تحویل خواهم گرفت. همچنین احساس گناه می‌کردم که این کار باعث فشار بیشتری روی بقیه اعضای گروه می‌شود.»

وقتی رزی این مشکل را با آرون در میان گذاشت، با آرون هم‌ذات‌پنداری کرد و به او اطمینان داد که دوست و همکار اوست. رزی می‌گوید «به آرون گفتم که منظم شدن به‌طور طبیعی رخ نمی‌دهد، حتی برای من. به او توضیح دادم که زمان زیادی را صرف پیدا کردن راه و روش مناسب برای کار کردنم کرده‌ام. اما وقتی روش مناسب را پیدا کردم، برایم منفعت زیادی داشت.»

او همچنین از آرون خواست که به کار گروهی توجه داشته باشد که به او کمک می‌کند بفهمد که نظم و ترتیب چقدر بااهمیت است. «به او گفتم درحالی‌که از اشتیاق او برای مشارکت در پروژه‌های جدید و کار بیشتر به هیجان آمده‌ام، اضافه کردن ساختار به جدول زمانی پروژه‌اش و ساخت در زمان موردنیاز برای بازبینی و بازخورد بعد از هر مرحله، می‌تواند برای او مفید باشد.»

رزی و آرون با همکاری یکدیگر روشی را مطرح کردند که آرون چگونه می‌تواند جدول زمانی دقیقی درست کند و پروژه با نقاط عطف این جدول زمانی برنامه‌ریزی شود؛ زمانی را برای بازبینی، اصلاح و برنامه‌ریزی به برنامه کاری اضافه کند و جلسات با رزی را به‌طور منظم زمان‌بندی کند تا رزی بتواند برای هر مانع و مشکلی پیش از آنکه دیر شود، راه‌حل پیدا کند.

کار آسانی نبود و موانعی در طول مسیر پدید آمد اما درنهایت آرون در موقعیت بهتری قرار گرفت. رزی می‌گوید «باعث افتخار است که بگویم آرون پیشرفت کرد و کیفیت و فرآیندهای کلی کارش ارتقا یافت.»

رزی می‌افزاید «زمان زیادی طول کشید تا رفتار درونی‌شده آرون تغییر کند، اما این مشکل رفع شد. مهم‌تر از همه، به عنوان مدیر، این کار ما است تا با بازخوردهای سازنده و مشخص همکارانمان را کمک و راهنمایی کنیم.»

نویسنده: ربکا نایت (Rebecca Knight)
مترجم: میلاد قزللو
عنوان اصلی مقاله: How to Manage Someone Who Is Totally Disorganized
نشریه: Harvard Business Review