راهنمای عملی نوشتن منشور سازمانی و تیمی

وقتی یک تیم یا یک سازمان تشکیل می‌دهید، برای اینکه شما بتوانید سازمان یا تیمی کارا داشته باشید، باید یک منشور سازمانی یا تیمی (Team Charter) برای آن بنویسید. منشور سازمانی متفاوت از منشور اخلاقی است. منشور اخلاقی مرام‌نامه‌ای در مورد رفتارهای کلی و احیانا مجازات در نظر گرفته‌شده در صورت تخطی از آن‌ها است.

منشور سازمانی هم البته شامل برخی از قواعد و مقررات است اما بیشترین تمرکز آن روی ساختار سازمان یا تیم است. ما در این مقاله می‌خواهیم به چیستی منشور سازمانی، نحوه تدوین و در نهایت به مزایای داشتن یک منشور سازمانی بپردازیم.

منشور سازمانی یا تیمی چیست؟

وقتی یک تیم جدید از افراد مستقل یا افرادی که همین‌الان هم در یک سازمان کار می‌کنند شکل می‌گیرد، باید یک منشور سازمانی یا تیمی در برای آن نوشته شود. این منشور سازمانی می‌تواند شامل چیزهایی متعددی شود. مهم‌ترین آن‌ها شامل دو مورد است.

اینکه این تیم برای چه ساخته‌شده و اینکه قرار است چه‌کارهایی را انجام دهد یا اینکه چه‌کارهایی را انجام ندهد.

اما لزوما نوشتن و داشتن یک منشور سازمانی یا تیمی به معنی تضمین موفقیت و عملکرد بالای تیم نیست. ممکن است تیمی که داریم با منشور سازمانی فعلی، نتواند چندان موفق شود. ممکن است این منشور سازمانی ناقص باشد، همه جنبه‌های موردنیاز را پوشش ندهد یا در بدترین حالت چندان تناسبی با خود اعضای تیم و هدف تیم نداشته باشد و در نتیجه اعضای تیم آن را قبول نداشته و به آن پایبند نمانند. اینجاست که می‌توان با بازتعریف منشور سازمانی و تنظیم دوباره بخش‌های تیم، کارایی و عملکرد تیم را به حد مطلوبی رساند.

اجزای یک منشور سازمانی یا تیمی

یک منشور سازمانی یا تیمی باید شامل این موارد باشد:

۱- دلیل وجود تیم

دلیل وجود تیم شاید مهم‌ترین بخشی باشد که باید در منشور سازمانی نوشته شود. تیم بدون دلیل، صرفا تجمعی از آدم‌هاست که سرگردان‌اند، با هم هماهنگ نیستند و خروجی خاصی هم ندارند.

شما برای نوشتن منشور سازمانی ابتدا باید دلیل تشکیل تیم را بفهمید. بعد از این است که چرایی وجود این تیم معین می‌شود.

هر بخشی از سازمان می‌تواند برای خود یک تیم باشد؛ مثلا بخش منابع انسانی یک شرکت که شامل افرادی برای مدیریت منابع انسانی است، می‌تواند دلیلی برای خود داشته باشد؛ مثلا ممکن است ما هدف یا دلیل بزرگتر برای وجود تیم منابع انسانی، حصول اطمینان از این باشد که کارکنان همه در محیطی مثبت و رشد دهنده باشند.

یکی از مسائلی که می‌تواند به ایجاد این محیط مثبت منتهی شود، آموزش مناسب کارکنان متناسب با مسئولیت‌هایی است که قرار است به آن‌ها سپرده شود. این‌ها کارهایی هستند که این تیم منابع انسانی می‌تواند برای نیل به اهداف خود آن‌ها را انجام دهد.

۲- ماموریت تیم

در این بخش از منشور سازمانی تلاش بر این است که توضیح دهیم تیم قرار است که به چه چیزی برسد. شاید ماموریت تیم جذب رضایت مشتریان باشد. البته نه اینکه کل اهداف و انگیزه‌های تیم چنین چیزی باشد اما ممکن است جذب رضایت مشتریان به‌طور موقت به ماموریت محوری تیم تبدیل شود و وقتی به حدی مطلوبی رسید و مدیر یا رهبر تیم مطمئن شد که این حد همواره پابرجا خواهند ماند، ماموریت محوری تیم را تغییر دهد.

۳- هدف تیم

تعیین هدف تیم یعنی تعیین نقطه‌ای مشخص که می‌خواهیم به آن برسیم. مشخص کردن این نقطه باعث می‌شود ما ابزاری برای اندازه‌گیری داشته باشیم؛ یعنی بدانیم چقدر به آن نقطه نزدیک شده‌ایم.

این ابزارهای اندازه‌گیری همچنین می‌توانند جنبه‌های گوناگونی که در مجموع می‌تواند ما را به آن هدف برساند تعیین کنند.

در این حالت می‌توان با همین اندازه‌گیری‌ها متوجه شد که چه نقصی در کجای کار وجود دارد که باعث شده تیم نتواند به‌طور کامل به هدف خود دست یابد. یافتن این نقاط نقص‌دار به ما کمک می‌کند مشکل را بیابیم و بتوانیم برای آن دنبال راه‌حل بگردیم.

یکی از تکنیک‌هایی که می‌توانیم با آن مشکل را بیابید، روش پنج چرا است.

۴- چارچوب زمانی

یکی دیگر از مباحث مهمی که شما باید در منشور سازمانی یا تیمی مشخص کنید، این است که بازه زمانی که قرار است تیم در آن بازه به هدف یا اهداف تعیین‌شده برسد، چقدر است. بگذارید مسئله را این‌گونه باز کنیم.

شاید شما مجبور هستید تیمی را برای یک هدف یا ماموریت ضروری و البته موقت دور هم جمع کنید. در این صورت بازه زمانی فعالیت تیم، منطبق بر بازه زمانی موجود برای رسیدن به هدف است؛ یعنی اگر تیم به هدف موردنظر برسد، دیگر کارش تمام‌شده و احتمالا منحل می‌شود. تعیین چارچوب زمانی برای تیم در این حالت بدین معنی است که چقدر فرصت وجود دارد.

حالت دیگر این است که مثلا تیمی با هدف یا اهداف بلندمدت وجود دارد؛ اما همین تیم لازم است در کوتاه‌مدت به یک زیر-هدف هدف کوچک مشخص‌شده هم برسد. زیر-هدفی که در نهایت وقتی در کنار زیر-هدف‌های دیگری قرار می‌گیرد، باعث دستیابی به هدف نهایی و بزرگ‌تر می‌شود.

تعیین چارچوب زمانی در منشور سازمانی در این حالت یعنی تعیین اینکه چقدر زمان برای دستیابی به هرکدام از این زیر-هدف‌ها وجود دارد.

اما بخش دیگری از همین تعیین چارچوب زمانی در منشور سازمانی، مشخص کردن این است که درصورتی‌که تیم یا سازمان تا آن زمان مشخص به هدف موردنظر نرسید، چه اتفاقی رخ خواهد داد؟ آیا فرجه جدیدی ایجاد خواهد شد؟ آیا تیم منحل خواهد شد یا اهداف بازبینی می‌شوند؟

۵- نقش‌های اعضای تیم

یکی از مهم‌ترین چیزهایی که باید در منشور سازمانی هر تیمی مشخص شود، نقش‌های موردنیاز در سازمان هستند. این نقش‌ها زمانی که به افراد اختصاص یابند، مسئولیت آن‌ها در تیم را مشخص می‌کنند و تعیین وظایف افراد یکی از مهم‌ترین بخش‌های یک منشور سازمانی است.

برخی از این نقش‌های البته پیش از آنکه تیم یا سازمان یا منشور سازمانی وجود داشته باشد، شکل می‌گیرند؛ اما باز هم معین کردن نقش این افراد در منشور سازمانی، هم قدرت آن‌ها را محدود می‌کند، هم باعث می‌شود به علت حجم کاری بالا دچار فرسودگی نشوند.

قهرمان

قهرمان همان کسی است که تیم را جمع کرده است. کسی که تلاش کرده و آدم‌های مختلف را بیابد و بر اساس هدفی که از ابتدا تنظیم‌شده، تیم را ساماندهی کند. قهرمان تیم کسی است آن را شکل داده است.

چنین فردی در نظر اعضای تیم از اعتبار خاصی برخوردار است و به لحاظ روانی و شاید عاطفی در اعضای تیم نفوذ داشته باشد. اعضای تیم معمولا این فرد را به‌عنوان منبعی برای الهام نیز می‌بینند.

پشتیبان

پشتیبان (Sponsor) یا حامی مالی کسی است که قهرمان تیم برای حمایت از تیم یافته است و منابع و تجهیزات موردنیاز برای انجام کار تیم را فراهم می‌کند.
برای مثال در یک تیم طراحی که وظیفه ساخت و توسعه محصولی جدید را در یک شرکت مثل اپل بر عهده داد، پشتیبان شاید مدیرعامل اجرایی (CEO) شرکت باشد.

این مدیرعامل است که منابع مالی، ابزارها و تجهیزات موردنیاز را در اختیار تیم قرار می‌دهد تا بتوانند با خیال راحت به طراحی و ساخت محصول جدید بپردازند.

رهبر یا مدیر

رهبر یا مدیر تیم کسی است که البته مدیریت تیم را به عهده دارد. رهبر یا مدیر تیم مسئولیت انتخاب اعضا، مدیریت آن‌ها، مدیریت منابع، مدیریت تعاملات یا احیانا ارتباط با خارج از تیم و اطمینان از اینکه تیم در بازه زمانی مشخص به هدف تعیین‌شده می‌رسد، بر عهده دارد.

رهبر تیم، تیم را هدایت می‌کند و کارش این است که اطمینان حاصل کنید بین اعضای تیم اعتماد وجود دارد و به آن‌ها کمک کند که به وظایف معین‌شده خود برسند. او کلیه کارهایی مربوط به برنامه‌ریزی لجستیک برای جلسات تیم و اطمینان از ثبت صورت‌جلسات را بر عهده دارد.

تسهیلگر

تسهیلگر کسی است که به‌وسیله بررسی و نظارت بر روندهای تیم، فرآیند و برهمکنش‌های درون و برون تیمی، به رهبر تیم کمک می‌کند. یک تسهیلگر آموزش‌دیده می‌تواند به ساختن تیم، حل و مدیریت منازعات و تضادها و ارائه پیشنهادها برای بهبود فرآیندهایی که به تیم برای حرکت به‌سوی هدف یاری می‌رساند، کمک کند.

برای مثال اگر در یک تیم فردی با‌ شخصیت قوی وجود داشته باشد، تسهیلگر تیم ممکن است درصورتی‌که ببیند مباحثه‌ها به علت همین شخصیت قوی، تحت غلبه یک نفر هستند، می‌تواند دخالت کند یا می‌تواند به رهبر تیم کمک کند یک مباحثه چالش‌برانگیز را پایان دهد.

وقت‌نگه‌دار

این فرد مسئول تنظیم جلسات و زمان‌بندی کارهای تیم یا سازمان است.

منشی

این فرد منشی تیم است و وظیفه او ثبت مباحثی است که در جلسات انجام می‌شوند.

۶- اعضای تیم

اعضای تیم باید مهارت‌های متنوع داشته و در حوزه کاری خود متخصص باشند. هدف این است که این است که تیم به‌اندازه کافی متخصص داشته باشد تا بتواند همه حوزه‌های موردنظر خود را پوشش دهد.

نقش‌هایی که اینجا گفتیم، نه‌فقط شامل تیم‌های کوچک بلکه شامل سازمان‌ها و تیم‌های بزرگ هم می‌شود. البته که نمی‌توان همه این نقش‌ها را در هر تیم کوچک و بزرگی داشت و پیاده کرد. شاید واقعا برای یک تیم کوچک پنج یا شش‌نفری، داشتن منشی یا وقت‌نگه‌دار چیز معقولی نباشد.

پس‌ازاینکه این نقش‌های در تیم تعیین شد شما باید به تقسیم وظایف بین اعضا بپردازید.

یکی از بهترین ابزارهای برای تعیین و تقسیم وظایف، ابزار RACI است که به نحو بسیار خوبی و بهینه‌ای می‌تواند کارهای گوناگون را بین اعضای مختلف تقسیم کند.

۷- صلاحیت و اختیارات

وقتی قواعد یک تیم تعیین شدند، لازم است که شما به توانایی‌های اعضای تیم نگاه کنید و ببینید آن‌ها توانایی آن‌ها چیست و برای اینکه تیم به هدف تعیین‌شده برسد، چه‌کارهایی می‌توانند بکنند و چه‌کارهایی نمی‌توانند.

باید مشخص کنید چقدر باید از زمان هر یک از افراد را برای انجام ماموریت تیم اختصاص دهید و چه فعالیت‌هایی در تیم بر بقیه فعالیت‌های اولویت دارند.

باید تعیین کنید چقدر بودجه و منابع به هر بخشی از تیم یا سازمان تخصیص دهید.

تعیین کنید تیم چه‌کاری می‌تواند انجام دهد و چه‌کاری از دستش برنمی‌آید و برای انجام چه‌کارهایی نیازمند اجازه از مراجع بالاتر است.

۸- منابع

این یک بخش مهم از منشور سازمانی یا منشور تیمی است زیرا تعیین می‌کند که بودجه‌ها و منابع چقدر هستند.

این بودجه و منابع باید بین بخش‌های گوناگون تیم و مراحل اجرای پروژه تقسیم شود. معین کردن و تقسیم‌بندی منابع در همان روزهای آغازین کار تیم، باعث می‌شود کسری‌های بودجه هر چه زودتر دیده شوند و فرصتی برای جبران آن باشد.

۹- قواعد جلسات

هیچ‌کسی دوست ندارد که وقتش را در جلسات غیرمولد و پر از درگیری تلف کند.

وجود قواعد پایه‌ای جلسات در منشور سازمانی تضمین می‌کند که تمام اعضای تیم توقعاتی که از آن‌ها در جلسات می‌رود از جمله محدودیت زمانی، مشارکت و درست رفتار کردن را درک می‌کنند.

برای مثل برخی از این قواعدی که می‌تواند در جلسات وجود داشته باشد، این‌ها می‌توانند باشند:

• حضور به‌موقع در جلسات
• احترام به عقاید دیگران
• اینکه افراد متوجه باشند که هیچ ایده بدی وجود ندارد
• لزوم خاموش کردن تلفن‌های همراه و استفاده نکردن از این‌گونه تجهیزات در حین جلسات
• خودداری از هر بحث پرتضادی در خارج از جلسات گروه

۱۰- بازبینی سالانه

منشور سازمانی یک تیم یا سازمان، سندی پویا است و باید هر ساله مورد بازبینی قرار بگیرد و به‌روزرسانی شود. پشتیبان تیم و قهرمان تیم باید در این فرآیند بازبینی و اصلاح منشور سازمانی باشند.

در نتیجه یکی از چیزهایی که باید در منشور سازمانی مشخص شود، روش‌ها و ابزارهایی است که افراد بتوانند از طریق آن‌ها، نظرات و انتقادات خود را نسبت به هر چیز اشتباهی که در تیم، وضعیت کار، تقسیم‌بندی وظایف و مشکلات منشور سازمانی، منتقل کنند.

مشخصا انتقال این بازخورد به کسی مثل همین قهرمان تیم به‌عنوان فردی موردقبول از سوی تمام اعضا، می‌تواند در نهایت به اصلاح منشور سازمانی و ساختن تیمی بهینه‌تر و بهتر کمک کند.

وجود منشور سازمانی چه مزایایی دارد؟

آنچه تا به اینجا از منشور سازمانی گفتیم، شاید در نگاه اول بیشتر شبیه چندتکه کاغذ یا قواعدی باشد که در نهایت به پیچیده‌تر شدن بروکراسی سازمان منجر شوند. بروکراسی که وقتی کار واقعی شروع شود، نادیده گرفته می‌شود.

اما راستش منشور سازمانی چیزی بسیار فراتر از این است. منشور سازمانی بستری برای انجام موفقیت‌آمیز پروژه‌های تیمی است. داشتن یک منشور سازمانی برای هر تیم و سازمانی مزایایی دارد. از جمله این مزایا می‌توان به این موارد اشاره کرد:

افزایش پذیرش

اگر تیم شما متشکل از کارمندان فعلی شرکت یا سازمانی باشد که در آن هستید، وقتی از آن‌ها می‌خواهید به تیم یا پروژه جدیدی ملحق شوند، شاید کمی در مورد آن مطمئن نباشند یا شک کنند. آن‌ها ممکن است دقیقا ندانند پروژه چیست و آیا موفق خواهد شد نه؟ ممکن است این سؤال برایشان پیش بیاید که آیا مسئولیت‌های آن‌ها بیشتر خواهند شد؟

یک منشور سازمانی خوب تمام این مسائل را روشن می‌کند و کارکنان را تشویق می‌کند که پروژه را بپذیر‌ند و در آن مشارکت کنند.

تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها

همان‌طور که گفتیم تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها یکی از بخش‌های مهم منشور سازمانی است. وقتی افرادی را دور هم جمع می‌کنید که نمی‌دانند خودشان باید چه‌کار کنند و یا چه کسی مسئول چه چیزی است، آن‌ها سردرگم خواهند شد. یک منشور سازمانی خوب، نقش‌ها و وظایف هرکسی را دقیقا تعریف می‌کند و این امکان را فراهم می‌کند که با بازدهی بیشتری کار کنند.

نمایش ارزش‌های تیم

وقتی تیمی تشکیل‌شده و به‌خوبی کار می‌کند، ارزش‌های آن باید روشن باشند تا هرکسی در تیم بتواند آن‌ها را ببیند؛ اما وقتی تیم به‌تازگی کارش را شروع کرده است، سخت است که مطمئن باشیم، این ارزش‌های برای همه افراد روشن هستند.

لازم است که هر تیمی، به تیم‌های دیگر احترام بگذارد و از آن‌ها حمایت کند ازاین‌روی منشور سازمانی می‌تواند علاوه برای اعضای تیم، به بقیه تیم‌ها و بقیه افراد خارج، هم ارزش‌های تیم را بیان کند و هم این مسئله را روشن کند که چرا وجود این تیم لازم است.

مشخص بودن مسئولیت‌ها

هر تیم و سازمانی ممکن است در طول کارش به مشکلاتی بربخورد. وقتی مشکلی پیش می‌آید، لازم است که دقیقا همه بدانند چه کسی مسئول چه چیزی است. تنها در این صورت است که همه می‌توانند بفهمند مشکل کجا رخ‌داده است و این مسیر در کجا به مشکل خورده است.

وجود یک منشور سازمانی روشن می‌کند که چه کسی مسئول چه چیزی است و چرا این مسئولیت به عهده او گذاشته شده است. منشور سازمانی مسئولیت‌ها را دقیقا برای تیم و برای اعضای تیم معین می‌کند.

منشور سازمانی در کنار منشور اخلاقی

در کنار منشور سازمانی، هر تیم یا سازمانی ممکن است یک منشور اخلاقی نیز داشته باشد. منشور اخلاقی مرام‌نامه‌ای است که شاید چندان ضمانت اجرایی نداشته باشد اما می‌تواند مشخص کند که لااقل افراد چه‌کارهایی را نباید بکنند.

اما منشور اخلاقی بعد از منشور سازمانی می‌آید؛ یعنی هنگامی‌که منشور سازمانی نوشته شد و عملا سازمان شکل گرفت، می‌توان مرام‌نامه‌ای هم برای رعایت کردن برخی نکات در تیم تدوین کرد.