۹ روش استفاده هوشمندانه از زمان‌های مرده

آخرین گزارشتان را پیش از اتمام مهلت برای مدیرتان فرستاده‌اید. کارتان معرکه است. کمی زمان برای خودتان خریده‌اید و حالا می‌توانید پروژه بعدی را شروع کنید. اما قبل از اینکه بتوانید پروژه بعدی را آغاز کنید، به کمی اطلاعات کلیدی که همکارتان باید آماده کند، نیاز دارید و او می‌گوید که این اطلاعات تا چند روز دیگر آماده نمی‌شود.

پس، برای پر کردن زمان «مرده»تان چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ نمی‌خواهید که فقط با تلفن همراهتان سرگرم شوید. آیا سراغ مدیرتان می‌روید؟ از مدیرتان می‌پرسید کاری برای انجام دادن دارد؟ یا فقط از این زمان کمیاب بیکاری لذت می‌برید؟

در این مقاله، ما نگاهی انداخته‌ایم به اینکه زمان‌های مرده چرا شکل می‌گیرند، باعث ایجاد چه چالش‌هایی می‌شوند و چگونه می‌شود از زمان‌های مرده به‌طور هوشمندانه استفاده کرد.

زمان مرده چیست؟

به دلایل مختلفی می‌توانید زمان مرده داشته باشید. مانند مثالی که پیشتر گفته شد، شاید پیش از آنکه پروژه بعدی را شروع کنید، به اطلاعاتی از یک فرد دیگر نیاز داشته باشید. شاید نرم‌افزار رایانه‌تان کار نکند، یا لپ‌تاپتان به‌روزرسانی لازم داشته باشد. شاید مشتری که با او قرار دارید، قرار را لغو کند و وقفه‌ای در برنامه‌تان ایجاد کند. یا شاید نوسانات فصلی باعث شود که آنقدر کار نداشته باشید تا روزتان را پر کند.

پس چندان جای تعجب نیست که می‌فهمیم که زمان‌های مرده در همه صنایع رخ می‌دهند و همه کارکنان در همه سطوح را تحت تاثیر قرار می‌دهند.

در یک تحقیق تخمین زده شده که زمان‌های مرده در هر سال ۱۰۰ میلیارد دلار بابت پرداخت حقوق اوقات اضافه خرج روی دست اقتصاد آمریکا می‌گذارد. دو ساعت و ۴۵ دقیقه میزان زمان مرده‌ای است که آمریکایی‌ها هر هفته تجربه می‌کنند و به‌طور متوسط می‌تواند باعث بی‌حوصلگی و اضطراب در افرادی شود که به اندازه کافی کار نمی‌کنند (یا مفید کار نمی‌کنند). این امر می‌تواند باعث کاهش رضایت و انگیزه کاری شود و حتی می‌تواند باعث جایگزینی کارکنان رده‌بالا شود.

۹ راه استفاده هوشمندانه از زمان‌های مرده

همیشه نمی‌توانید از شکل‌گیری زمان‌های مرده جلوگیری کنید. دلایل شکل‌گیری زمان‌های مرده اغلب از کنترل شما خارج است. اما می‌توانید تصمیم بگیرید که با زمان‌های مرده چه‌کار کنید.

به دست آوردن مزیت ناعادلانه -داشتن وقفه‌های طولانی یا «فراموشکاری»- ممکن است وسوسه‌انگیز باشد، اما در طولانی‌مدت به اعتبار یا حرفه شما آسیب وارد خواهد کرد. در عوض، این زمان‌های بلااستفاده را با این ۹ روش تبدیل به نقطه قوتتان کنید.

۱- به‌هنگام تصمیم بگیرید

اگر زمان مرده‌ای دارید، با شک داشتن درباره چگونگی استفاده هدرش ندهید. به سرعت تصمیم بگیرید که می‌خواهید چه کار کنید. این کار انگیزه‌تان را در سطح بالایی حفظ می‌کند و به شما کمک می‌کند تا از به تعویق افتادن کارتان جلوگیری کنید. شاید لازم باشد مدیرتان را در جریان کاری که می‌خواهید انجام دهید، بگذارید. او احتمالا دیدگاه بهتری از گروه و نیازهای سازمان دارد و می‌داند که بهترین نقطه برای اختصاص فعالیت‌های شما کجاست.

با وجود این، اگر در شغلتان دارای استقلال هستید، از اعلام کردن ایده‌ها به مدیرتان در هر دفعه خودداری کنید. این روش حرفه‌ای‌تر برای نشان دادن ابتکار و خلاقیت است.

برای مثال، می‌توانستید پیشنهاد دهید که کارهای مدیرتان یا کارهایی را که همکارتان در حال انجام دادن است، برعهده بگیرید، یا توانایی‌تان را در پروژه‌های دیگر گروه به کار ببندید.

۲- برای پروژه‌های جدید داوطلب شوید

برنامه کاری گروه خود را بررسی کنید تا ببینید که آیا می‌تواند پروژه جدیدی را شروع کنید. شاید زمانی برای تکمیل پروژه نداشته باشید اما احتمالا در بخش‌هایی می‌توانید کمک کنید، مانند پژوهش مقدماتی، برنامه‌ریزی پروژه، هم‌اندیشی اولیه.

۳- به همکارانتان کمک کنید

دور و برتان را ببینید که اگر برای کمک به همکارانتان کاری هست، انجام دهید. بالاخره، چون فقط شما در یک دوره بیکاری هستید، به این معنی نیست که همکارانتان هم وقت آزاد دارند. کمک به همکارانتان در کارهای پروژه، پشتیبانی فنی و یا مدیریت ساده به نفع کل تیم است و باعث خواهد شد تا شما حس خوبی درباره پر کردن وقت‌های اضافه‌تان داشته باشید.

همچنین فعالیت‌های ساده‌ای مانند این کارها می‌تواند به شما برای ایجاد روابط مثبت با دیگر افراد کمک کند و احتمالا آنها نیز در آینده در حق شما لطف خواهند کرد.

۴- خودتان را تقویت کنید

زمان‌های اضافه فرصت فوق‌العاده‌ای برای کار بر روی پیشرفت‌های شخصی و حرفه‌ای‌تان است. برای مثال، می‌توانید یک مهارت جدید یاد بگیرید. مثلا شاید می‌خواهید به درک بهتری از چگونگی استفاده گروهتان از داده‌ها برسید و می‌خواهید وقتتان را صرف یادگیری گوگل آنالیتیکس یا ابزار داده کنید. یا در صورتی که چند هفته دیگر باید چیزی را ارائه دهید، پس چرا وقتتان را صرف تقویت مهارت سخنرانی جمعی نکنید.

۵- کارتان را بازبینی کنید

کارهایی را که قبلا انجام داده‌اید دوباره بررسی کنید و هر کاری را که به پایان رسانده‌اید، بازبینی کنید، به‌خصوص اگر درباره بعضی از کارها که با عجله انجام داده‌اید، نگرانید. قبل از اینکه دوباره کار خود را شروع کنید، برای اصلاح و بازبینی آن وقت بگذارید.

حتی می‌توانید دنبال روش‌هایی برای بهبود کارتان بگردید. آیا می‌توانید نمودارها یا عکس‌هایی را تهیه کنید یا مثلا تحقیق بیشتری برای نشان دادن بهتر نقاط عطف پروژه انجام دهید؟

۶- همکارتان را راهنمایی کنید

احتمالا مهارت‌ها و دانشی دارید که افراد دیگر بخش‌های گروه‌تان می‌توانستند از آنها بهره‌مند شوند. شاید حتی قبلا از شما درخواست شده بود تا راهنمایی یا هدایت یکی از هم‌گروهی‌هایتان را بر عهده بگیرید اما تا حالا سرتان خیلی شلوغ بوده است.

هر چند پیش از آنکه پیشنهاد راهنمایی هم‌گروهی‌تان را دهید مطمئن شوید که آن فرد وقت خالی دارد. شاید در حال حاضر نتواند وقت آزاد داشته باشد. اگر نتواند وقت آزاد داشته باشد، شما همچنان می‌توانید به‌طور موثر از زمان مرده‌تان استفاده کنید. برای مثال شاید بتوانید فعالیت‌های اشتراک‌گذاری دانش را برای آینده برنامه‌ریزی کنید، جزوه‌های آموزشی فرآیند را به‌روز کنید و یا یک دوره «ناهار و آموزش» را ترتیب دهید.

۷- اهداف شغلی‌تان را بازبینی کنید

از زمان برای فکر کردن درباره اهداف شغلی‌تان استفاده کنید که می‌تواند آزمایش شفافیت غیرمنتظره‌ای باشد. برای مثال، اگر همیشه زمان مرده‌ای دارید، پس شاید کاری که انجام می‌دهید به‌اندازه کافی چالش‌برانگیز نباشد.

حتی اگر این مورد درباره شما صادق نباشد، همچنان می‌توانید برای فکر کردن درباره اینکه چه کاری برایتان خوشایند است، چه کاری انجام نمی‌دهید و چه کاری را دوست دارید در آینده بیشتر انجام دهید، وقت بگذارید.

بازبینی شغلیتان را با انجام آزمون SWOT شخصی یا با استفاده از ابزاری مانند گزارش‌های شغلی شاین برای کشف فرصت‌های جدید بسنجید.

اگر در طول زمان‌های مرده وظایف اضافه‌ای را انجام داده باشید که باعث رضایت شما شده باشد، این روش می‌تواند مناسب باشد. شاید یک انگیزه جدید یا یک استعداد ذاتی برای انجام کاری را کشف کرده باشید. در این صورت، زمان آن رسیده که فکر کنید چطور می‌توانید کارهایتان را پیش ببرید.

۸- به لیست کارهای انجام‌دادنی‌تان رسیدگی کنید

زمانی را صرف بازبینی فهرست کارهای انجام‌دادنی -گذشته و حال- کنید تا ببینید که چه کارهایی را نادیده گرفته‌اید و چه کارهایی بارها از فهرستتان حذف شده است. ممکن است وظایفی بوده باشد که به‌طور آگاهانه انجام نداده یا فراموش کرده باشید، یا کارهایی که امکان انجام دادنشان را در آن زمان نداشتید.

فراموش نکنید که وظایف جدید را هم اضافه کنید. شاید پروژه اضافی که قبلا انجام داده‌اید، کارهای اضافه‌ای را به دنبال داشته است، یا برنامه پیشرفت شخصی‌تان که می‌خواهید روی آن تمرکز کنید، محدوده جدیدی را نشان داده است.

۹- کمی مدیریت کنید

حتی وقتی به نظر می‌رسد که همه چیز تکمیل است، کارهایی برای مدیریت کردن وجود داشته باشد. پس، وقتتان را صرف اعمال نظم و ترتیب کنید. ایمیلتان را تر و تمیز کنید، فایل‌های رایانه‌تان را مرتب کنید، دفتر روزانه‌تان را به‌روز کنید، برنامه زمانی دور بعدی جلساتتان را تنظیم کنید، هزینه‌هایتان را پرداخت کنید، یا برای تعطیلاتتان برنامه‌ریزی کنید.

تکمیل و به‌روزرسانی این کارهای کوچک، وقتی که درگیر کار بزرگی می‌شوید، زمان آزادی در اختیارتان قرار خواهد داد و به این معنی است که دیگر دور و برتان هیاهو و ازدحام آزاردهنده‌ای وجود نخواهد داشت.

مترجم: میلاد قزللو
عنوان اصلی مقاله: Nine Ways to Use Your Dead Time Wisely
نشریه: Mind Tools