چگونه برای یک آینده غیرقابل پیش‌بینی، برنامه‌ریزی کنیم؟

به‌عنوان مدیر و رهبر در طی دوره بحران ویروس کرونا ، مطمئنا در حال سر و کله زدن با مشکلات فوری خودتان هستید. احتمالا وقتتان را صرف تعیین شرایط و وضعیت کارمندان برای دورکاری ، صحبت با مشتریان و کنترل وضعیت مالی می‌شود.

بهتر است که مدیران و رهبران از حالت واکنش در یک مدت زمان متمرکز خارج شده و شروع به برنامه‌ریزی کنند. در حال حاضر مشکلی که در مورد برنامه‌ریزی وجود دارد است که با نااطمینانی زیادی روبه‌رو هستیم.

در این مقاله ابزارهایی را بررسی می‌کنیم که برای هدایت کسب‌وکارتان در آینده‌ای نامعلوم و غیرقابل پیش‌بینی استفاده می‌شود:

۱- با واقعیت کنار بیایید

این کار ممکن است سخت‌ترین کار برای شما و گروهتان باشد. جهان به‌سرعت در حال تغییر است و آدم‌ها به‌سختی می‌توانند ذهنشان را به‌سرعت با این تغییرات هماهنگ کنند.

یکی از مدیران کسب‌وکار می‌گفت که «هیچ تغییری حس نکرده‌ایم به جز اینکه مشتریان خواسته‌اند تا هزینه محصولات و خدمات را ۳۰ روز دیرتر پرداخت کنند.» استفاده از این داده وسوسه‌انگیز است برای اینکه خودتان را قانع کنید که دنیا خیلی تغییر نکرده است.

مشکل اینجاست که اگر ذهن شما واقعیت جدید را تمام و کمال درک نکند، گروه شما نیز تغییرات را حس نخواهد کرد. بنابراین آماده نخواهید بود تا با اتفاقاتی که در آینده غیرقابل پیش‌بینی رخ می‌دهد، هماهنگ شوید و انطباق پیدا کنید.

راهی که برای داشتن درک درست از این بحران وجود دارد این است که محیط را بررسی کنید. تا جایی که می‌توانید از منابع بیرونی اطلاعات به دست بیاورید.

برای مثال، در یک همایش سه مدل وضعیت مطرح شده است که یک وضعیت اصلی، یک وضعیت بد و یک وضعیت بدتر را به‌صورت فرضی نشان می‌دهد. حتی اگر درک این موضوع سخت باشد، مهم است که در هنگام برنامه‌ریزی برای یک آینده نامعلوم و غیرقابل پیش‌بینی، صادق باشید و به اطلاعات درست توجه کنید.

۲- سوالاتی با عنوان «چه می‌شود اگر» را مطرح کنید

هنگامی که با محیط کلان (macro environment) سازگاری و تطبیق پیدا کردید، سوال‌هایی با عنوان «چه می‌شود اگر» یا «چه اتفاقی می‌افتد اگر» را درباره کسب‌وکار خود مطرح کنید.

سوالاتی که باید بپرسید عبارتند از:

• چه اتفاقی می‌افتد اگر مشتریان ما هزینه محصولات و خدمات در طی ۹۰ روز یا مدت زمانی بیشتر از ۳۰ روز بپردازند؟
• چه اتفاقی می‌افتد اگر یکی از مدیران اجرایی من بیمار شود و به مدت دو هفته و یا بیشتر قادر به کار کردن نباشد؟
• چه اتفاقی می‌افتد اگر به دلیل اختلال در زنجیره تامین نتوانیم قطعات موردنیاز را به دست بیاوریم؟
• چه اتفاقی می‌افتد اگه درآمد شرکت برای ادامه سال صفر باشد؟

با مدیران و رهبران و سایر اعضای گروهتان برای تکمیل فهرست سوالاتی که باید از خودتان بپرسید، جلسه طوفان فکری برگزار کنید. گروهتان را ترغیب کنید تا سوالاتی را که به نظر غیرعادی و عجیب می‌رسند، مطرح کنند.

در بحران فعلی اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی زیادی افتاده و اتفاقات دیگری نیز در راه است. از گروهتان بخواهید تا با دید بازتری فکر کنند. این کار به شما کمک خواهد کرد تا بیشتر پیامدهای احتمالی را کنترل کنید.

۳- تحلیل حساسیت را انجام دهید

وقتی فهرستی از وضعیت‌ها و شرایط احتمالی برای کسب‌وکار خود را تهیه کردید، از جمله بدترین وضعیت و شرایط، بودجه‌ای را مشخص کنید که این شرایط مختلف را در بر بگیرد. این مدل را با مدیر ارشد مالی شرکت (CFO) و یا معاون مالی مدیر شرکت (VP of Finance) بررسی کنید و بیشترین عوامل هزینه‌ای را مشخص کنید.

این هزینه‌ها را در یک فایل اکسل قرار دهید و آنها را تغییر دهید تا ببینید که با تغییر یک عامل هزینه‌ای، کل بودجه شما چه تغییری می‌کند.

به‌عنوان یک مدیر و رهبر برای شما اهمیت دارد که از جزئیات اتفاقاتی که ممکن است در هر یک از وضعیت‌ها و شرایط برای کسب‌وکارتان بیفتد، مطلع باشید.

همچنین گروه شما باید نسبت به تاثیرات این پیامدهای احتمالی آگاهی کسب کند. بعضی از کارکنان استارتاپ‌ها فکر می‌کنند که اوضاع و شرایط همچنان مثل یکی دو ماه قبل است.

برای مثال، آنها در مورد ادامه روند یک استخدام احتمالی جدید که ضروری نیست، حرف می‌زنند و یا دلشان می‌خواهد که نرم‌افزاری را بخرند که «بهتر است داشته باشیم»، نه اینکه «لازم است داشته باشیم.»

به‌عنوان یک مدیر و رهبر، هر چه بیشتر در مورد جزئیات مهم‌ترین مواردی که وجود دارند و مهم‌ترین شرایطی که کسب‌وکار برای بقا نیاز دارد، شفافیت داشته باشید، بهتر می‌توانید با گروهتان ارتباط برقرار کنید تا به آنها در اتخاذ تصمیمات درست کمک کنید.

همچنین داشتن این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا با گسترش شرایط نامساعد، سریع‌تر انطباق پیدا کنید و هماهنگ شوید.

۴- نیمه پر لیوان را ببینید

یکی از نکات مثبت این شرایط این است که در بحران فرصت وجود دارد. ممکن است محصول و کالایی ساخته باشید و نتوانید از آن در کاربرد اصلی‌اش استفاده کنید اما در حال حاضر می‌توان آن را به‌شکل دیگری به کار برد.

یا ممکن است فناوری برای استفاده در زیرساخت‌های درونی سازمانتان در اختیار داشته باشید و ناگهان این فناوری ارزش زیادی پیدا کرده باشد.

همه این موارد را شناسایی کنید.

مدیر یکی از شرکت‌ها تصمیم گرفت یک اتاق جنگ تشکیل دهید تا این سوال را مطرح کند که «اگر نتوانیم به این کسب‌وکار ادامه دهیم، با محصولات و خدماتی که ساخته‌ایم و ایجاد کرده‌ایم، چه کاری می‌توانیم انجام دهیم؟» آنها فرصت‌ها و امکاناتی را برای استفاده از محصولات و خدماتشان پیدا کردند.

فکر کردن به مواردی که درست اجرا نمی‌شود و جواب نمی‌دهد، ناخوشایند است، اما لازم است پیامدهای مختلف را پیش‌بینی کنید تا ضمن اجرای هوشمندانه کارها در حال حاضر، بتوانید برای یک آینده نامعلوم و غیرقابل پیش‌بینی برنامه‌ریزی کنید.