تشکیلات کسب‌وکار: محصول خوب ضامن موفقیت نیست!

در مورد الفبای نوشتن طرح کسب‌وکار صحبت کردیم و گفتیم چطور باید به پیش‌زمینه کسب‌وکار ، معرفی محصول و مطالعه بازار بپردازیم. اما برای داشتن یک کسب‌وکار سودآور به چیزی بیشتر از محصولی فوق‌العاده و بازاری آماده نیاز داریم. بدون فرایند بهینه تولید و توزیع و بدون طراحی درست تشکیلات کسب‌وکار نمی‌شود از یک محصول فوق‌العاده سود ساخت.

مدیریت صحیح و تعریف درست وظایف ( مدل RACI ) به‌اندازه محصول باکیفیت اهمیت دارد. البته طبیعتا نوع چیدمان سازمانی و فرایند عملیاتی به نوع سازمان بستگی دارد و نسخه واحدی وجود ندارد. برای مثال ساختار تقسیم وظایف در شرکت تولید خودرو قابل‌مقایسه با یک شرکت طراحی گرافیک نیست.

الف- محل قرارگیری شرکت

چرا شرکت یا بنگاه اقتصادی شما در این محل قرار می‌گیرد؟

نزدیکی به بازار

آیا شرکت به بازاری که قرار است محصول در آن عرضه شود نزدیک است؟ آیا هزینه انتقال محصول از هزینه انتقال شرکت بیشتر می‌شود؟

نزدیکی به نیروی کار

آیا در نزدیکی شرکت به‌اندازه کافی نیروی کار متخصص وجود دارد؟ یا برای تامین منابع انسانی باید تمهیدات ویژه (خوابگاه، سرویس، هزینه ایاب‌وذهاب) در نظر گرفت؟

سهولت برای مراجعین

آیا برای پذیرایی و اقامت مهمان‌های احتمالی امکانات لازم فراهم است؟ امکاناتی مثل هتل، پارکینگ، رستوران و…

مواد اولیه

آیا فاصله از تامین‌کنندگان مواد اولیه، معقول است یا هزینه جابجایی، بهای تامین مواد اولیه را بیشتر می‌کند؟

یوتیلیتی

آیا در محل قرارگیری شرکت امکاناتی مثل آب، برق، گاز، تلفن، فاضلاب و… موجود هستند؟ هزینه آن‌ها چطور محاسبه می‌شود؟

برخی از شرکت‌ها تامین‌کننده یوتیلیتی شرکت‌های دیگر هستند.

هزینه جابجایی

آیا با همین پول نمی‌شود ساختمانی با امکانات بیشتر تهیه کرد؟ آیا با همین سطح از امکانات، گزینه‌ای ارزان‌تر وجود ندارد؟

دسترسی

رفت‌وآمد به محل موردنظر چقدر هزینه (پولی، زمانی، انرژی) نیاز دارد؟ چقدر از وقت، انرژی و پول کارکنان در مسیر رفت‌وآمد تلف می‌شود؟

توسعه‌پذیری

آیا محل موردنظر برای توسعه کسب‌وکار ظرفیت دارد؟ یا در صورت تمایل به افزایش ظرفیت تولید یا ارائه محصول جدید هزینه جابجایی تحمیل خواهد شد؟

همخوانی

آیا محل قرارگیری بنگاه اقتصادی با تصویر آن هم‌خوانی دارد؟ مثلا فروشگاه جواهرات لوکس نمی‌تواند در حاشیه شهر باشد، یک فروشگاه کالاهای ارزان لزومی ندارد در گران‌ترین خیابان شهر قرار بگیرد.

رشد اقتصادی

آیا زمین یا ساختمانی که قرار است خریداری شود، به‌عنوان یک ملک ارزشمند است و پتانسیل رشد دارد؟ آیا محلی که قرار است اجاره شود در آینده نه‌چندان دور، همچنان به‌صرفه خواهد بود؟

قوانین و مقررات

آیا قانون محدودیتی برای صنعت موردنظر شما در نظر ندارد؟ آیا در آینده با محدودیت مواجه نخواهید شد؟ محل دیگری که معافیت‌ها و مشوق‌های دولتی داشته باشد وجود ندارد؟

ب- املاک و مستغلات

حالا که وضعیت محل قرارگیری بنگاه اقتصادی روشن شد، لازم است از ملک و دارایی‌های موجود در آن حرف بزنیم:

جوازها

آیا تمام مجوزهای قانونی برای فعالیت اقتصادی در ملک موردنظر، فراهم است؟ مثلا در یک ملک مسکونی نمی‌شود فعالیت اداری داشت.

ظاهر بنا

آیا بنا برای کاربرد موردنظر آماده است یا به تجهیز نیاز دارد؟ مثلا یک مغازه خالی برای تبدیل‌شدن به کافه، محتاج دکور است. علاوه بر هزینه آراستن بنا، زمانی که برای تجهیز تلف می‌شود هم مهم است.

قابلیت توسعه

علاوه بر آن‌که محل قرارگیری بنگاه اقتصادی باید قابلیت توسعه داشته باشد، ویژگی‌های فیزیکی ملک هم باید بتواند این شرط را احراز کند. مثلا یک کافه در طبقه اول مغازه‌ای دوبلکس افتتاح می‌شود. اگر برای افتتاح رستوران برنامه‌ای وجود داشته باشد، طبقه بالا برای این کار مناسب خواهد بود.

ایمنی

آیا ساختمان امن است؟ در برابر آتش، زلزله و دیگر خطرات احتمالی چه تمهیداتی اندیشیده شده است؟ رفت‌وآمد کارکنان، تهویه، بارگیری و تولید هم به رعایت ایمنی بنا محتاج است. مسائل زیست‌محیطی و تاریخی (مجاورت یا تجاوز به حریم قانونی ابنیه) اهمیت دارد.

ساختمان باید با محصول هم‌خوانی داشته باشد.

خرید یا اجاره

آیا ملک موردنظر خریداری‌شده یا قرار است اجاره شود؟ چرا؟ آیا نمی‌شود با پولی که قرار است برای اجاره پرداخت شود، اقساط وام خرید ملک را بنا کرد؟ آیا با پولی که قرار بود برای خرید ملک هزینه شود نمی‌شود کسب‌وکار را گسترش داد و چند برابر هزینه اجاره سود کسب کرد؟

ج- بازاریابی

برای بیشتر کسب‌وکارها، بازاریابی درست از طراحی و تولید درست اهمیت بیشتری دارد. برای مثال می‌توانید به خیل محصولات باکیفیتی توجه کنید که به‌خاطر بازاریابی نادرست شکست خورده‌اند.

تحقیق

برای محصول موردنظر شما چقدر تقاضا وجود دارد؟ چه بخشی از تقاضا بی‌پاسخ مانده است؟ این تقاضا به چه صورت در بازار توزیع شده است؟ انواع مشتری‌هایی که می‌توانند هدف شما باشند به چه صورت هستند؟

توسعه

محصول شما چه مقدار از نیاز امروز مشتری را برطرف می‌کند؟ با تغییر نیاز مشتری چطور می‌شود محصول را تغییر داد؟ کدام صفات در محصول شما وجود دارد که رقبا از آن بی‌بهره هستند؟

توزیع

مشتری قرار است چطور محصول شما را خریداری کند؟ (آنلاین، عمده، خرده و…) محصول چطور به دستش می‌رسد؟

تبلیغات

مردم چطور متوجه حضور محصول شما می‌شوند؟ از چه مجراهایی برای تبلیغ استفاده می‌شود که بیشترین اثر را بر روی مشتری بگذارد؟

د- فروش

برای داشتن تشکیلات کسب‌وکار موثر برای فروش، مطالعه بازار و شناخت مشتری اهمیت دارد. تقاضای موجود در بازار به‌لحاظ کمی و کیفی باید بررسی شود. چطور قرار است مشتری متوجه جذابیت محصول شما شود؟ چطور قرار است این جذابیت به فروش منجر شود؟

برای مشخص کردن برنامه فروش باید روشن کنیم که محصول قرار است از چه طریقی فروخته شود و به چه صورت تحویل داده شود. همچنین روش فروش مشخص شود: آنلاین، تلفنی، حضوری، مغازه، نمایندگی…

چه کسانی قرار است محصول را بخرند؟ به چه صورت قرار است محصول شما را ببینند؟ (تبلیغ فیزیکی، بازاریابی دیجیتال، مراجعه حضوری، فروش به‌صورت کالای مکمل و…) فروشنده‌ها چطور از اطلاعات دقیق محصول شما باخبر می‌شوند؟ (سی‌دی، بروشور، سایت، آموزش مستقیم…)

ه- تولید

هر شرکت یا مجموعه‌ای بخشی از قطعات موردنیاز خود را تولید می‌کند و بخشی دیگر را می‌خرد. مثلا یک شرکت خودروسازی ممکن است موتور و گیربکس را بخرد، اما بدنه را تولید کند. یا یک روزنامه مطالب خود را تولید و طراحی گرافیک را برون‌سپاری کند.

داشتن یک توضیح مختصر از فرایند تولید، مفید است. همچنین باید مشخص شود که این برنامه تولید به چه زیرساخت‌ها و ابزارهایی نیاز دارد. چطور قرار است کیفیت تولید تضمین شود؟ کیفیت به چه مواد اولیه، فناوری، منابع انسانی و ماشین‌آلاتی وابسته است؟ چه حوادثی ممکن است تولید را متوقف کند؟ برای مقابله با آن‌ها چه راهکاری اندیشیده‌اید؟

و- توزیع

بعد از آن‌که کالا طراحی و تولید می‌شود و مشتری آن را می‌خرد، حالا باید بتواند کالای خود را تحویل بگیرد. یک شبکه توزیع قوی، سریع، باکیفیت و مطمئن می‌تواند فروش آنلاین غذا را به کسب‌وکاری سودآور تبدیل کند.

اما نقص در نظام توزیع کیفیت تمام مراحل دیگر را از بین می‌برد. تصور کنید بهترین غذای دنیا خیلی دیر و سرد به دست شما برسد درحالی‌که تمام غذا در ظرف به‌هم‌خورده باشد. دیگر کیفیت مواد اولیه و هنر آشپز برایتان اهمیتی نخواهد داشت.

مشکل اینجا است که در مواردی نظام توزیع از تولید شما مستقل است. مثلا اگر قرار است یک اپلیکیشن توزیع غذای رستوران شما را برعهده بگیرد، به‌سادگی می‌تواند تمام کیفیت کار شما را ضایع کند.

یک موضوع مهم دیگر هم‌خوانی شبکه توزیع با محصول شما است. جواهرات لوکس را نمی‌شود با پیک موتوری ارسال کرد. ارسال ساندویچ سرد با بنز هم فقط هزینه‌ها را بالا می‌برد. بسته‌بندی، فرهنگ توزیع و نحوه اخذ پول از مشتری، نکته‌ای مهم است که در بیشتر فروشگاه‌های آنلاین نادیده گرفته می‌شود.

ز- مدیریت انبار

برخی از کالاها (مثل تلفن همراه) تولید می‌شوند و در انبار قرار می‌گیرند تا به‌فروش برسند. برخی دیگر (مثل غذای خیابانی و خدمات آرایشگاهی) در حین فرایند تولید فروخته می‌شوند و قابلیت انبار شدن ندارند. برخی دیگر (مثل سفارش نقاشی یا کت‌و‌شلوار لوکس) اول فروخته و بعد تولید می‌شوند.

محصول نباید بیشتر یا کم‌تر از نیاز در انبار موجود باشد.

چطور مشتری سفارش خود را ثبت می‌کند؟ بعد از آن‌که محصول به‌دستش رسید، چطور از رضایت مشتری اطمینان حاصل می‌کنید؟ همچنین لازم است بدانید که موجودی انبار کم‌تر یا بیشتر از نیاز نیست.

ح- چارت سازمانی

علاوه بر یک محصول خوب و باکیفیت، تعریف درست از چارت سازمانی برای تضمین کیفیت نهایی مهم است. این‌که در یک تشکیلات کسب‌وکار وظایف به‌درستی توزیع‌شده باشند و هیچ موقعیتی خالی نمانده باشد، به طراحی درست سازمان مربوط می‌شود.

تعریف درست از چارت سازمانی نشان می‌دهد که شما سازمان خود و کسب‌وکار را به‌طور کامل درک کرده‌اید، برای آینده برنامه دارید و به کار مسلط هستید.

ط- مدیریت پروژه

هر شرکت پروژه‌های مختلفی در دست دارد. پروژه طراحی یک محصول جدید یا ساختن یک بنای تازه. از این منظر موفقیت یک شرکت در داشتن یک محصول فوق‌العاده نیست. بلکه شرکت موفق شرکتی است که می‌تواند پروژه‌ها را در زمان مقرر و با بودجه مشخص اجرا کند.

یک پروژه به فعالیت‌های کوچک‌تر تقسیم می‌شود و با تعریف معیارهای قابل‌اندازه‌گیری برای این فعالیت‌ها، می‌توانیم بر پیشرفت کار نظارت کنیم.

برای انجام یک فعالیت، اول باید کدام فعالیت‌ها انجام شوند؟ انجام نشدن کدام وظایف، پیشرفت وظایف یا تمام پروژه را مختل می‌کند؟ چه کسی مسئول انجام کدام وظایف است؟ چه‌کسی قرار است بر این مسئول‌ها نظارت کند؟

مثال:

تمام شرکت‌ها ممکن است مراحل زیر را نداشته باشند. اما یک مجموعه که قرار است یک ساختمان بسازد می‌تواند پروژه را به شکل زیر تعریف و مدیریت کند:

مدیریت سیستم‌های اطلاعات

کسی که قرار است روی کار شما سرمایه‌گذاری کند. به‌احتمال‌زیاد با مدیریت سیستم‌های اطلاعات (MIS) آشنا است. او باید بداند هرچند وقت یک‌بار (ماهانه، فصلی یا سالانه) از بخش MIS گزارش می‌گیرید. در این گزارش مواردی ازاین‌دست فهرست می‌شوند:

• نقدشوندگی شامل نقدشوندگی دارایی‌ها، موجودی انبار و سهام
• صورت درآمد (درآمدها و هزینه‌ها) و ترازنامه (دارایی‌ها و بدهی‌ها)
• نسبت‌های مهم مالی
• حجم و ارزش تولید و فروش
• قراردادهای پذیرفته شده، در دست اجرا، به تعویق افتاده و قراردادهایی که رد شده‌اند با ذکر دلیل.
• وضعیت کنونی پروژه‌های در دست اجرا

توجه کنید در این بخش قرار نیست گزارش سیستم اطلاعات را قرار بدهیم. بلکه می‌خواهیم سازوکار گزارش‌گیری را به عنوان بخشی از تشکیلات کسب‌وکار تشریح کنیم. چه سخت‌افزار و نرم‌افزارهایی برای گزارش موردنیاز است؟