فرزاد فخری‌زاده 
الفبای تهیه یک طرح کسب‌وکار
معمولا در ایران یک نگاه تشریفاتی به طرح کسب‌وکار وجود دارد. متنی که بی‌دقت نوشته می‌شود، پر از غلط املایی و دستوری است و بعد از آن‌که پرینت شد، خیلی بعید است که کسی تصمیم بگیرد از روی آن بخواند. معمولا طرح کسب‌وکار برای همیشه به‌صورت صحافی شده در قفسه مدیر باقی می‌ماند و فراموش
معمولا در ایران یک نگاه تشریفاتی به طرح کسب‌وکار وجود دارد. متنی که بی‌دقت نوشته می‌شود، پر از غلط املایی و دستوری است و بعد از آن‌که پرینت شد، خیلی بعید است که کسی تصمیم بگیرد از روی آن بخواند. معمولا طرح کسب‌وکار برای همیشه به‌صورت صحافی شده در قفسه مدیر باقی می‌ماند و فراموش می‌شود.
اما طرح کسب‌وکار متنی جدی‌تر از این حرف‌ها است. نوشته‌ای است که بارها خوانده می‌شود و روح شرکت را در خود دارد. علاوه‌بر این، طرح کسب‌وکار هر سال موردبازنگری قرار می‌گیرد. هر تغییری در شرکت محتاج بازنگری در طرح کسب‌وکار است. بدون این بازنگری‌ها مدیران، سهامداران و کارمندان کلیدی دچار سردرگمی خواهند شد.
طرح کسب‌وکار چیست؟
طرح کسب‌وکار یک متن کامل است که کسب‌وکار یک تشکیلات اقتصادی را تشریح می‌کند. این تشکیلات می‌تواند واردکننده یک کالا، یک رستوران زنجیره‌ای، تولیدکننده هواپیما، معدن یا هر نوع بنگاه دیگری باشد.
در این طرح از کالاها و خدمات، روش تولید، شرایط بازار و مشتری‌ها، منابع انسانی، مواد اولیه موردنیاز، زیرساخت‌های اساسی و دیگر جزئیات کلیدی برای تداوم یک کسب‌وکار سودآور صحبت می‌شود.
یک طرح کسب‌وکار از سه زمان صحبت می‌کند. وضعیت فعلی را تشریح می‌کند و به گذشته کسب‌وکار اشاره دارد اما بیشتر توجهش به آینده است. دقت کنید که این طرح، نقشه راه است نه تاریخچه شرکت. بنابراین طرح کسب‌وکار هر سال تصویری از سه-تا-پنج سال پیش رو را به تصویر می‌کشد.
طرح کسب‌وکار متنی جامع، صادق و کاربردی است. اما مهم‌ترین نکته برای یک طرح کسب‌وکار این است که خواندنش ساده باشد. متنی روان، ویراسته و پیراسته، بدون کلمات دشوار با ویژگی‌های بصری مطلوب بسیار راهگشا است.
چرا طرح کسب‌وکار می‌نویسیم؟
اگر می‌خواهید یک طرح کسب‌وکار بنویسید، لازم است بدانید که چرا این کار را می‌کنید، تا بتوانید اهداف یک طرح را برآورده کنید.
در مقابل اگر قرار است کسی دیگر در نوشتن طرح به شما کمک کند، باید بدانید که در یک طرح قرار است دنبال چه چیزهایی بگردید.
یک درک جامع از کسب‌وکار
بازار هدف شما کجا است؟ در این بازار چه رقبایی دارید؟ برای رقابت چه مزایایی دارید؟ در این بازار رقابتی چه فرصت‌هایی وجود دارد؟ چه چیز پیشنهاد فروش شما را متمایز می‌کند؟ رضایت مشتری در چه سطحی است؟
کسی که طرح کسب‌وکار را می‌خواند مطمئن می‌شود که به تمام جنبه‌های کسب‌وکار فکر کرده‌اید، برای حداکثر بهره‌برداری آمادگی دارید و می‌توانید اثر منفی تهدیدها را خنثی کنید.
وحدت نیروهای داخلی
آیا اطمینان دارید که مدیران و کارکنان کلیدی بنگاه اقتصادی، درکی مشابه از کسب‌وکار دارند؟ آیا آن‌ها محصولات کلیدی را می‌شناسند و می‌دانند که اقدامات آن‌ها باید مجموعه را به کدام سو ببرد؟
یک راه‌حل ساده این است که تمام افراد کلیدی در تنظیم طرح کسب‌وکار نقش داشته باشند. بجای آن‌که بعد از اتمام کار، یک نسخه چاپ‌شده برایشان بفرستید، می‌توانید آن‌ها را در جریان فرایند تهیه طرح کسب‌وکار بگذارید.
شناخت نیازهای اساسی
وقتی یک طرح توجیهی جامع می‌نویسید، دست‌کم خودتان به‌خوبی می‌دانید که به چه منابع پولی‌ای نیاز دارید، این منابع قرار است در کجا خرج شوند و چطور قرار است نیاز خود را تامین کنید.
نیازهای دیگر مثل نیاز به تغییر در ساختار منابع انسانی یا نیاز به شرکا، تامین‌کننده‌ها و پخش‌کننده‌های جدید هم در طرح کسب‌وکار فهرست می‌شوند.
اطلاع‌رسانی
با یک طرح کسب‌وکار، مدیران ارشد، مدیران میانی و پایینی، شرکا و سهامداران از آینده شرکت در طول سه-تا-پنج سال آینده باخبر خواهند شد.
همان‌طور که گفتیم این کار باعث می‌شود که یک درک مشترک در تمام قسمت‌های سازمان وجود داشته باشد. از طرف دیگر با اطلاع‌رسانی، هرکس وظایف خود را می‌شناسد و می‌داند برای محقق کردن اهداف تعیین‌شده باید چه‌کار کند.
طرح کسب‌وکار برای چه کسی نوشته می‌شود
فکر می‌کنم همین حالا تا حد زیادی مخاطبان طرح کسب‌وکار را شناخته باشید. بااین‌حال در اینجا اشاره‌ای به مخاطب‌های طرح می‌کنم تا موضوع کاملا روشن شود.
مهم‌ترین مخاطب‌های یک طرح کسب‌وکار شامل کارمندهای کلیدی، هیئت‌مدیره، سهامداران عمده، سرمایه‌گذاران فعلی و مشاورانی می‌شود که اطمینان دارید اطلاعات موجود در طرح را افشا نخواهند کرد.
اگر قرار است خودتان طرح را به بیرون بفرستید، مثلا برای بانک، سرمایه‌گذار حقیقی یا موسسات بین‌المللی، لازم است برای حفاظت اطلاعات تمهیداتی بیندیشید. بررسی سابقه اخلاقی موسسه یا گرفتن تضمین محرمانه نگه‌داشتن محتوای طرح اقداماتی مفید در راستای امنیتی اطلاعاتی است.
افراد دیگر (مگر واقعا دلیلی خوبی وجود داشته باشد) نباید به طرح کسب‌وکار دسترسی داشته باشند. طراح گرافیک، منشی، ویراستار و تایپیست از جمله نقاط خطرناکی هستند که باید به آن‌ها توجه کافی داشت.
چه کسی طرح را می‌نویسد؟
ترکیب کسانی که در نگارش طرح دخیل هستند تفاوت زیادی با مخاطب‌های طرح ندارد. یک تیم متشکل از مدیرعامل، مدیر بازاریابی، مدیر فروش، مدیر تولید، مدیر تحقیق‌وتوسعه، مدیر مالی، مدیر منابع انسانی به همراه یک یا چند فرد مطلع و باتجربه در زمینه نگارش طرح کسب‌وکار در نگارش طرح دخیل هستند.
در شرکت‌های کوچک همین افراد طی جلسات متعدد نگارش طرح را پیش می‌برند. به‌خصوص در شرکت‌هایی که هنوز تاسیس نشده‌اند و تیم اجرایی وقت آزاد بیشتری دارند. در شرکت‌های بزرگ، مدیران در جریان روند کار قرار می‌گیرند و نظرات خود را به تیم تالیف می‌رسانند.
قدم‌های اساسی برای نگارش طرح کسب‌وکار
حالا تیم تدوین طرح آماده هستند و می‌دانند چرا باید طرح بنویسند. اما قرار نیست این تیم وارد اتاق شوند و چند ساعت بعد با یک طرح کامل جلسه را ترک کنند. برای نگارش طرح باید به‌ترتیب قدم‌های زیر برداشته شود.
قدم اول) بررسی شرایط
اگر شرکت در حال‌حاضر وجود دارد، لازم است که شرایط گذشته و فعلی شرکت به‌دقت مطالعه شود. باید به‌درستی بدانید که چه وضعیتی دارید؟ در کجا ایستاده‌اید؟ بزرگ‌ترین اشتباه‌های شما چه بوده است؟
برای این‌که جوابی درست پیدا کنید، لازم است که صادق و کمی بدبین باشید. تعارف‌های روزمره را کنار بگذارید. قرار نیست طرح کسب‌وکار شما در تلویزیون قرائت شود. نداشتن یک طرح کسب‌وکار، بهتر از داشتن طرحی دروغ‌گو و غیرقابل‌اتکا است.
قدم دوم) تعیین ماموریت و چشم‌انداز
قبل از آن‌که نوشتن طرح کسب‌وکار را شروع کنید، دقیقا مشخص کنید که ماموریت و چشم‌انداز سازمانی شما چیست؟
ماموریت سازمانی کاری است که برای انجام دادن آن دور هم جمع شده‌ایم. قرار نیست یک شعار تبلیغاتی زیبا انتخاب کنید. قرار است در کوتاه‌ترین بیان ممکن موضوع فعالیت خود را تشریح کنید.
چشم‌انداز شامل یک خیال‌پردازی واقع‌گرایانه از وضعیت آینده است. حالا که می‌دانید کجا هستید، باید تعیین کنید که کجا می‌خواهید بروید.
در کنار این‌ها، یک‌بار دیگر مرور کنید که ارزش‌ها و باورهای شما چیست؟ برای رسیدن به چشم‌انداز خود چه برنامه‌ای دارید؟ چرا باید برای مردم وجود شما اهمیت داشته باشد؟
قدم سوم) آماده شدن
برای آن‌که بتوانید طرح کسب‌وکار بنویسید، باید مدتی را برای آمادگی صرف کنید. لازم است به‌اندازه کافی اطلاعات جمع کنید. در مورد بازار، مشتری، رقبا، سابقه فعالیت‌های مشابه و از همه مهم‌تر، فهرستی جامع از شکست‌خوردگان.
به‌اندازه کافی اطلاعات جمع کنید. در مورد بازار، مشتری، رقبا، سابقه فعالیت‌های مشابه و از همه مهم‌تر، فهرستی جامع از شکست‌خوردگان.
یک کوردیناتور برای هماهنگ‌کردن بخش‌های مختلف و یک فرد باتجربه برای تامین نیازهای تیم نگارش طرح استخدام یا تعیین کنید.
اعضای تیم و وظایف هر یک را مشخص کنید. ممکن است از یک دانشگاه بخواهید که عوامل شکست شرکت‌های مشابه را بررسی کند، یا خودتان بخواهید این مسئولیت را برعهده بگیرید. درهرصورت باید کار هر کس مشخص باشد. همچنین مهم است که هیچ‌یک از اعضای تیم بیکار نمانند.
قدم چهارم) هدف‌گذاری
اگر در حال حاضر شرکت دارد کار می‌کند، اما قرار است تغییری در طرح کسب‌وکار به‌وجود بیاید، لازم است اهدافی قابل‌اندازه‌گیری معین شود. بجای قید و صفت، از عدد استفاده کنید.
- 20 درصد افزایش در فروش (نه افزایش بی‌سابقه فروش)
- 10 درصد کاهش هزینه (نه صرفه‌جویی در تمام قسمت‌های ممکن)
- 5 درصد افزایش در سهم از بازار (نه رشد چشمگیر سهم از بازار)
اگر هنوز شرکتی وجود ندارد، کار کمی سخت‌تر است. اما باز هم اعداد قابل‌اندازه‌گیری مهم‌تر از توصیف و استعاره هستند. اگر اعداد محقق نشوند، طرح کسب‌وکار قابل‌بازنگری است.
قدم پنجم) تهیه طرح کسب‌وکار
در این مرحله لازم است جنبه‌های مختلف کسب‌وکار که بنگاه را به اهداف تعیین‌شده می‌رساند، مشخص شوند.
فعالیت‌های مالی شامل فاینانس و سرمایه‌گذاری، فعالیت‌های عملیاتی، عملیات بازاریابی و فروش، لجستیک و تمام جنبه‌های دیگر به‌دقت پیش‌بینی می‌شوند. هدف برقراری یک تعادل برای تحقق اهداف قابل‌اندازه‌گیری است.
قدم ششم) تنظیم اهداف اعضا
حالا که می‌دانید سازمان قرار است چطور به کجا برود، باید تعیین کنید که هر بخش و هر فرد برای تحقق این اهداف چه وظیفه‌ای دارد.
لازم نیست هر فردی که وارد شرکت می‌شود (مثل نیروهای خدماتی) طرح کسب‌وکار را بخوانند. اما لازم است مدیران مطمئن باشند که هر اقدام آن‌ها در چهارچوب طرح کسب‌وکار قرار دارد.
مثلا یک رستوران زنجیره‌ای را تصور کنید، که پیک موتوری غذای شما را با بی‌احترامی تحویل می‌دهد. آیا اهانت به مشتری و برخورد غیردوستانه در طرح کسب‌وکار توصیه‌شده است یا مدیران در انتقال ارزش‌های سازمانی ضعیف عمل کرده‌اند؟
قدم هفتم) اندازه‌گیری
وقتی شرکت شروع به کار می‌کند، نمی‌شود تا پایان سال مالی صبر کرد تا ببینیم توانسته‌ایم به اهداف خود برسیم یا نه. لازم است یک سیستم مشخص پیمایش داشته باشیم که فاصله ما از اهداف را اندازه‌گیری و تصمیمات لازم برای اصلاح مسیر را اتخاذ کند.
منظور یک سیستم خشک نظارت با دوربین‌های مداربسته و کار گذاشتن میکروفن‌های مخفی نیست. اتفاقا ممکن است کارمندی که در دوربین حواس‌پرت به‌نظر می‌آید بیشترین تاثیر را در تحقق اهداف سازمانی داشته باشد.
در مقالات بعدی در مورد طرح کسب‌وکار بیشتر صحبت خواهیم کرد.
نظرات