مراحل اجرایی در مدیریت پروژه

هر پروژه‌ از ساخت یک آسمان‌خراش تا دوخت یک لباس در کارگاه پیراهن‌دوزی، به یک مدیر نیاز دارد؛ اما نه مدیری که تنها پای ورقه‌ها را امضا می‌کند یا پشت میز می‌نشیند. مدیری که می‌داند یک پروژه قرار است به کجا برسد، چگونه برسد و چقدر زمان می‌برد که برسد.

یک پروژه‌ از نقطه‌ای آغاز و در نقطه‌ای تمام می‌شود. مهم این است در این مسیر، منابع به‌درستی شناسایی و به‌کار گرفته شوند تا پروژه به بهترین شکل به هدف‌ برسد. در بیشتر پروژه‌ها، زمان و سرمایه مالی جزء منابع اصلی هستند.

هر شخصی می‌تواند یک پروژه را با صرف هرچه بیشتر پول و زمان انجام دهد؛ اما هدف رسیدن به یک خروجی دارای کیفیت با کمترین هزینه و زمان ممکن است. برای رسیدن به این اهداف باید مراحلی طی شود که در تمام رویکردهای مدیریت پروژه یکسان هستند. با هم این مراحل اجرایی را می‌خوانیم.

مراحل مدیریت پروژه

در مدیریت پروژه، شخص مسئولْ زمان و منابع مالی را به بهترین شکل به کار می‌گیرد و پروژه را به باکیفیت‌ترین هدف می‌رساند. مدیریت پروژه با سه سوال شروع می‌شود. سوال اول این است که « چه کاری می‌خواهیم انجام دهیم؟ ». پس از یافتن این پاسخ نوبت به سوال دوم یعنی « چگونه آن کار را انجام دهیم؟ » می‌رسد. پس از بررسی‌ و ارزیابی روش‌های گوناگون، راه‌حل مناسب پیدا می‌شود؛ اما چگونه متوجه شویم که از طریق راه‌حل پیداشده، پروژه را به اتمام رسانده‌ایم؟ این سومین سوالی است که مدیر پروژه باید به آن جواب دهد تا شناخت خوبی نسبت به پروژه پیدا کند.

5 مرحله‌ بالا، نه‌تنها برای کسب‌وکارهای بزرگ کارآمد است، بلکه صنایع کوچک نیز با بهره‌گیری از آن به نتایج مطلوب می‌رسند. مراحل بالا چارچوب اصلی مدیریت پروژه هستند.

هر کدام از آن‌ها را بررسی می‌کنیم تا با فرآیند اجرایی در مدیریت پروژه بیشتر آشنا شویم.

1- شروع

یکی از سوال‌های مدیریت پروژه این بود که «چه کاری می‌خواهیم انجام دهیم؟». نقطه شروع پروژه، پرسیدن این سوال و جواب‌دادن به آن است. به‌دقت پروژه را تعریف کنیم و قبل از شروع هر کاری مطمئن شویم چه کاری میخواهیم انجام دهیم. شروع پروژه به معنای قبول‌کردن مسئولیت آن است.

با هر شخصی که قرار است ما را در پروژه کمک کند، به توافق برسید. موضوعاتی از قبیل زمان‌بندی ، هزینه و کیفیت می‌تواند از جمله موارد توافق باشد. اگر در هر کدام از این سه پارامتر نمی‌توانید قبول مسئولیت کنید به‌هیچ‌وجه از کلمه «شاید» استفاده نکنید. شایدْ همان بله است و صاحب پروژه توقع می‌کند شما آن را انجام دهید.

2- برنامه‌ریزی

در این بخش فرض‌ها، ملزومات و موانع رسیدن به محصول و خروجی، طراحی و بررسی می‌شود. در این مرحله وارد جزئیات می‌شویم. هدف اصلی پیداکردن راهی برای به‌کارگیری منابع است.

همه ما می‌دانیم قدم‌گذاشتن در هر راهی موانع و مشکلات خود را دارد. شناسایی موانع و ریسک‌های احتمالی در انجام پروژه نیز یکی دیگر از کارهایی است که در برنامه‌ریزی انجام می‌دهیم. پس از شناسایی مشکلات باید راه‌حل‌ هایی برای رفع آن‌ها انتخاب شود تا در مواقع نیاز به‌کار گرفته شوند.

3- اجرا

در این مرحله تمام نقشه‌ها را با توجه به منابع و محدودیت‌ها اجرایی می‌کنیم. باید گروه تشکیل دهیم. برای هر کاری فردی را انتخاب کنیم. افراد انتخاب‌شده باید مهارت‌های لازم را دارا باشند. هر شخص باید در جای مخصوص به خود مشغول به فعالیت شود. مدیریت پروژه در این بخش به تخصیص مناسب منابع می‌پردازد. هماهنگی و مدیریت میان منابع انسانی نیز از وظایف مدیر پروژه است.

4- کنترل و نظارت

انجام هر کاری نیاز به نظارت دارد چه برسد به یک پروژه! هر پروژه باید از دو جنبه کنترل شود؛ یکی نحوه و روند اجرا و دیگری نظارت بر بحث مالی پروژه.

هرگونه تناقض میان اجرا و برنامه باید بررسی شود. پس از یافتن مشکل، گروه برنامه‌ریزی باید دوباره وارد عمل شده، مشکل را ریشه‌یابی کنند و برای حل آن راهکار ارائه دهند. در قدم بعد پس از طراحی و برنامه‌ریزی مجدد، گروه اجرایی موظف است که برنامه جدید را اجرا کند.

5- جمع‌بندی و گزارش

در انتها زمانی که تمام وظایف به اتمام رسید و محصول مورد نظر به دست آمد باید مسیر طی‌شده مورد مطالعه قرار گیرد. این مطالعه و بررسی باعث می‌شود از تجربیات به‌دست‌آمده درس بگیریم. می‌توانیم با مرور آنچه در طول این پروژه انجام شده است، به چیزهایی که به دست آورده‌ایم و یاد گرفته‌ایم، فکر کنیم.