هفت اپلیکیشن مفید برای بالا بردن بهره‌وری

امروزه تلفن همراه به یکی از ابزارهای پرکاربرد تبدیل شده است. اپلیکیشن‌های کاربردی و متنوعی بر روی انواع سیستم‌های عامل به وجود آمده است. در این مقاله هفت اپلیکیشن مفید برای مدیران را پیشنهاد می‌کنیم. هفت اپ ساده که می‌تواند بهره‌وری محیط کار را بالا ببرد.

1- یک پیام‌رسان به غیر از تلگرام

این روزها بیشتر مردم از تلگرام به عنوان پیام‌رسان استفاده می‌کنند. پای این اپ به محیط کار هم باز شده و البته بسیار مفید بوده است. به کمک این اپ می‌توانیم با یکدیگر در ارتباط باشیم، فایل‌هایی را برای هم ارسال کنیم و مطالب مفید را به اشتراک بگذاریم.

اما استفاده از تلگرام آفت‌هایی هم دارد. مجبوریم تلگرام را روی کامپیوترهایمان باز نگه داریم و به نوتیفیکیشن‌هایمان توجه کنیم. اما تمام پیام‌ها، پیام‌های کاری نیستند. ممکن است یک پیام غیرکاری تمرکزمان را به هم بریزد، یا ما را وارد گفت‌وگویی طولانی کند.

واتس‌اپ محبوب‌ترین پیام‌رسان دنیا است. می‌توانید از آن در محیط کار استفاده کنید.

بهتر است یک پیام‌رسان کاری انتخاب کنید و از تمام کارمندهایتان بخواهید که این اپ را نصب کنند. به غیر از افزایش تمرکز، یک فایده دیگر این کار این است که در حال حاضر اگر یکی از کارمندانتان به تلگرام مشغول باشد، ممکن است فکر کنید که او حواسش به کار نیست. اما یک پیام‌رسان جایگزین می‌تواند تا حد زیادی خیالتان را آسوده‌تر کند.

می‌توانید یک پیام‌رسان اختصاصی سفارش بدهید، یا از واتس‌اپ (WhatsApp)، وایبر (Viber) یا سیگنال (Signal) استفاده کنید. مهم نیست. هر چیزی غیر از تلگرام می‌تواند بی‌اندازه مفید باشد.

دانلود از گوگل‌پلی

دانلود از اپ استور

2-گوگل کیپ: دفترچه یادداشت همراه

اپلیکیشن مفید گوگل کیپ (Google Keep) را می‌توانید بر روی اندروید، iOS یا دسک‌تاپ نصب کنید. در این برنامه می‌توانید فهرست درست کنید و یادداشت بردارید. یادداشت‌های شما در تمام دستگاه‌های دیگر شما به روز می‌شوند. یعنی اگر بر روی موبایل خود یادداشتی تهیه کنید، در زمانی کوتاه از تبلت یا کامپیوترتان هم به این یادداشت دسترسی خواهید داشت.

«پین کردن» یکی از ویژگی‌های مفید این برنامه است. می‌توانید پیام‌هایی مهم مثل قرار کاری یا یک شماره حساب را پین کنید. این یادداشت همیشه در بالای برنامه می‌ماند و در بین خروارها یادداشت دیگر گم نخواهد شد.

همچنین می‌توانید برای هر یادداشت برچسبی متفاوت تعریف کنید. برچسب‌هایی مثل ضروری، جلسه‌ها، ایده‌ها و متفرقه. به این ترتیب به سادگی به تمام یادداشت‌های مرتبط دسترسی پیدا می‌کنید.

دانلود از گوگل‌پلی

دانلود از اپ استور

3- ترلو: مدیریت از راه دور

ترلو (Trello) یکی از محبوب‌ترین اپ‌های کاری است. به کمک این برنامه می‌توانید چند پروژه را تعریف کنید و برای آن‌ها وظایف مختلفی را در نظر بگیرید. بعد این وظایف را به اشخاص بسپارید و بر روند پیشرفت‌ آن‌ها نظارت کنید.

به این ترتیب دیگر اعضای گروه هم متوجه می‌شوند که دیگران کدام وظایف را قبلا تقبل کرده‌اند و کدام وظایف باقی مانده‌اند.

این اپ بر روی موبایل، تبلت و کامپیوتر قابل نصب است. با این حال امکان دستری آنلاین از ویژگی‌های مفید ترلو است.

می‌توانید برای افرادی که درگیر پروژه هستند حساب‌های کاربری متفاوت درست کنید و حدود میزان دسترسی اعضا را تغییر بدهید. در مجموع ارزش دارد که برای این برنامه کاربردی وقت بگذارید و با ویژگی‌های مفید و جذاب آن آشنا شوید.

دانلود از گوگل‌پلی

دانلود از اپ استور

4- کوییک‌بوکس!

کوییک‌بوکس (Quickbooks) از جمله برنامه‌هایی است که باعث می‌شود احساس کنید خریدن تلفن‌همراه هوشمند فقط پول‌دور‌ریختن نبوده است.

در این برنامه می‌توانید به حساب‌های کسب‌وکار خود برسید و از سلامت مالی شغل خود اطمینان حاصل کنید. همچنین می‌توانید برای خود صورت سود‌وزیان تشکیل بدهید، مخارج و درآمدهایتان را مدیریت کنید و به پرداختی‌های خود رسیدگی کنید.

البته در ایران نمی‌توانید به بعضی از ویژگی‌های جالب این برنامه دسترسی داشته باشید. مثلا این اپ به شما اجازه می‌دهد که حساب‌های بانکی خود را برایش تعریف کنید تا تمام پرداخت‌های شرکتی و شخصی به صورت خودکار در برنامه ثبت شوند. شاید در بازار جای برنامه‌ای ایرانی با تمام ویژگی‌های جذاب کوییک‌بوکس خالی باشد.

دانلود از گوگل‌پلی

دانلود از اپ استور

5- یک برنامه برای اخبار

مدیر هم انسان است. وقت‌هایی پیش می‌آید که کاری برای انجام دادن نداشته باشد، چند دقیقه منتظر بماند، بی‌حوصله شود یا به هر دلیلی دلش بخواهد چند لحظه از محیط کار جدا شود.

اما به دلایل زیادی در محیط کار سر زدن به اینستاگرام، تلگرام یا بازی کردن انتخاب خوبی برای سپری کردن وقت نیست. مثلا فرض کنید منتظر شروع یک جلسه هستید، اما نمی‌توانید این زمان را با بازی پر کنید. خواندن اخبار می‌تواند انتخاب بسیار خوبی باشد.

از طرفی در جریان اخبار روز بودن برای مدیران مفید است. شاید آگاهی داشتن از تیتر اخبار روز بتواند به جلسه کاری شما هم کمک کند.

به شخصه از اپ نیوز (News) که به صورت پیش‌فرض بر روی iOS نسب شده است استفاده می‌کردم. اما اپ گوگل (Google) خیلی بهتر است. این اپ علاقه‌مندی‌های شما را از گوگل کروم و یوتیوب شناسایی می‌کند و به شما اخباری مرتبط با زمینه کاری و علاقه‌مندیتان پیشنهاد می‌دهد. در این اپ همچنین می‌توانید فهرست علاقه‌مندی‌های خود را تغییر بدهید.

دانلود از گوگل‌پلی

دانلود از اپ استور

6- گوگل کلندر، سررسید به شیوه معاصر

یکی از دردسرهای مدیران تنظیم کردن برنامه‌ها و قرارهای ملاقات است. هنوز تعداد زیادی از مدیران یک سررسید دارند و در آن برنامه‌های خود را یادداشت می‌کنند. به این ترتیب با یک نگاه می‌توانند بفهمند که در یک روز به‌خصوص چه ساعت‌هایی وقت خالی دارند.

گوگل کلندر (Google Calendar) یک سررسید مجازی است. در این سررسید می‌توانید قرارهای ملاقات یا کارهایی را یادداشت کنید که باید در روز و ساعتی به‌خصوص انجام‌شوند. اخیرا امکان افزودن تعطیلات ایرانی هم به این برنامه اضافه شده ‌است.

می‌توانید به یک هفته، یک‌ماه یا چهار روز آینده نگاهی بیندازید و زمان‌های خالی خود را ببینید. با کلیک بر روی گزینه دستور کار می‌توانید تمامی برنامه‌های خود را به ترتیب زمان ببینید یا حتی این فهرست را به سادگی چاپ کنید.

اگر به اپ دسترسی نداشته باشید می‌توانید با استفاده از مرورگر به تقویم گوگل خود وارد شوید. همچنین می‌توانید زمان‌های خالی خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. به این ترتیب آن‌ها بدون آن که از جزئیات برنامه‌هایتان باخبر شوند، می‌توانند بفهمند چه زمانی سر شما خلوت است. با این روش پیدا کردن زمانی مناسب برای برگزاری جلسات ساده‌تر می‌شود.

دانلود از گوگل‌پلی

دانلود از اپ استور

7- یک لغت‌نامه معتبر

برای یک مدیر نوشتن اشتباه کلمات یا به کار بردن آن‌ها در محل‌های نادرست مناسب نیست. همیشه کلماتی وجود دارند که در مورد آن‌ها تردید می‌کنیم. مثلا فکر می‌کنید زغال درست است یا ذغال؟

داشتن یک اپ لغتنامه بسیار مفید است.

به‌جای آن که حدس بزنید، بهتر است یک لغت‌نامه معتبر همراه خود داشته باشید و املای درست کلمات و معنای آن‌ها را بررسی کنید. با نگاه کردن به لغت‌نامه شاید کلمات جدیدی به ذهنتان برسد یا متوجه شوید که استفاده از یک واژه به خصوص مناسب نیست.

واژه‌نامه دهخدا بهترین و معتبرترین انتخاب است. اما مواردی پیش می‌آید که به معین یا عمید هم سر بزنید. داشتن اپ این واژه‌نامه‌ها بر روی تلفن همراه مفید و راهگشا است.

دانلود از گوگل‌پلی

دانلود از اپ استور