۷ اشتباه رایج در مدیریت زمان

همه ما در مورد مدیریت زمان شنیده‌ایم. ما می‌توانیم وقت خود را مدیریت کنیم تا در طول روز به تمام کارهایمان برسیم و وقت اضافه برای استراحت داشته باشیم؛ اما کم‌تر کسی واقعا در زندگی شخصی خود از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده می‌کند. در بهترین حالت ممکن است فهرستی از کارهایی که حتما باید انجام شوند، تهیه و سعی می‌کنیم به‌طور حسی و غریزی کارها را پیش ببریم.

تکیه‌بر احساس و غریزه نتیجه جالبی ندارد. عباراتی مثل «وقت نمی‌کنم»، «می‌خواهم اما فرصتش نیست»، «کاش شبانه‌روز 30 ساعت بود» و «هرروز یادم می‌رود که …» نشانه‌هایی از ضعف در مدیریت زمان هستند. از خود سوال کنید چطور بتهوون، اینشتین و پیکاسو برای مطالعه، گردش و استراحت وقت داشتند و یک کارمند ساده برای زنگ زدن به دوستانش وقت کافی ندارد؟ آیا برنامه روزانه شما از بیل گیتس و وارن بافت شلوغ‌تر است؟ آیا فقط ثروتمندان می‌توانند برای ملاقاتشان وقت قبلی تعیین کنند یا کسانی در نهایت ثروتمند می‌شوند که برای لحظات خود ارزش قایل هستند؟

1- نداشتن برنامه برای برنامه‌ریزی

رایج‌ترین اشتباه در مورد مدیریت زمان ، نداشتن برنامه است. ما می‌خواهیم برای خود برنامه‌ریزی کنیم، اما انجام پروژه‌ای به این بزرگی خود محتاج برنامه‌ریزی است.

برای یادداشت کارهای خود از چه نرم‌افزاری استفاده می‌کنید؟ چطور اندازه می‌گیرید که هر وظیفه به چند ساعت وقت نیاز دارد؟ آیا بعد از تمام شدن کار، اندازه می‌گیرید که در واقعیت چقدر وقت صرف کار کردید؟ آیا به‌مرور تخمین‌های خود را بهبود می‌دهید؟ یا هر بار برای یک جلسه کاری بیش‌ازحد یا کم‌تر از حد زمان در نظر می‌گیرید؟

برخی از ما وقتی کار برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را شروع می‌کنیم، بعد از چند روز یا چند هفته همه‌چیز را فراموش می‌کنیم و باز بدون برنامه به ادامه زندگی می‌پردازیم. به زبان ساده، ما فراموش می‌کنیم که برنامه مدیریتِ زمانِ خود را مدیریت کنیم.

اندازه‌گیری مهم‌ترین گام برای مدیریت هر چیزی است. لازم است به‌طور مداوم زمان انجام‌دادن کارهای خود را اندازه بگیریم. در پایان روز، در کنار زمانی که برای انجام یک کار تخصیص داده‌ایم، زمان واقعی صرف شده را بنویسیم و رفته‌رفته تخمین‌های خود را واقعی‌تر کنیم.

2- خیلی کم، خیلی زیاد

همان‌طور که گفتیم یکی از رایج‌ترین خطاهای مدیریت زمان، تخصیص ز مان خیلی کم یا خیلی زیاد برای انجام دادن کارها است؛ اما خطای « خیلی کم‌، خیلی زیاد » به همین‌جا خلاصه نمی‌شود.

ممکن است در فهرست کارهایی که باید انجام دهید، وظایف زیادی را بگنجانید. طبیعی است که نمی‌توانید به تمام وظایف تعیین‌شده برسید. یا ممکن است به‌اندازه کافی وظیفه تعیین نکنید. به‌این‌ترتیب زمان‌های مرده زیادی خواهید داشت.

اندازه‌گیری زمان می‌تواند نگاه شما را برای برنامه‌ریزی دقیق‌تر اصلاح کند.

بار دیگر اندازه‌گیری می‌تواند نگاه شما را اصلاح کند. بعد از مدتی می‌توانید دید خوبی از توانایی‌های خود پیدا کنید؛ مثلا شاید متوجه شوید برای شما 8 صبح زمان مناسبی برای برگزاری یک جلسه مهم نیست. یا شاید بهتر باشد مهم‌ترین قرار خود را ساعت 6 عصر نگذارید.

توانایی هر شخص با شخص دیگر فرق دارد. نظارت و اصلاح مداوم برنامه به شما کمک می‌کند که به بهترین الگوی زمانی شخصی برسید.

3- برنامه‌های ناکارآمد

فرض کنید من در طول روز می‌توانم به 4 جلسه کاری برسم. حالا می‌خواهم برای فردا چهار قرار مختلف را تنظیم کنم. هرکدام از این کارها باید با چه ترتیبی پشت سر هم قرار بگیرند؟

اگر صبح یک قرار در جنوب شهر بگذارم، بعد برای قرار بعدی به شمال شهر بیایم و باز به جنوب غربی بازگردم، درحالی‌که آخرین قرارم در شمال شرقی تهران است، زمان زیادی را در مسیر رفت‌وآمد از دست می‌دهم.

یک برنامه ناکارآمد علاوه بر زمان‌های مرده، به خستگی و تاخیرهای ناخواسته منجر می‌شود. درحالی‌که می‌توانم برنامه‌ای را تنظیم کنم که کم‌ترین جابجایی و حداکثر کارایی را داشته باشد.

حتی آدم‌هایی هستند که برای مسیرهای رفت‌و‌آمد خود برنامه‌ریزی می‌کنند؛ مثلا ممکن است کسی را در تاکسی و در مسیر رفت ملاقات کنند یا از این زمان برای چک کردن ایمیل، مطالعه یا تماس‌های روزانه استفاده کنند.

4- نداشتن اولویت‌بندی

هیچ‌کس نمی‌تواند ادعا کند که هر روز به تمام وظایف تنظیم‌شده روزانه خود می‌رسد. مهمان ناخوانده، قطع شدن اینترنت، ترافیک پیش‌بینی‌نشده، تاخیر در رسیدن مهمان یا هزار اتفاق خارج از کنترل می‌تواند برنامه ما را به هم بریزد.

اگر برنامه‌ها را بدون اولویت و درجه‌بندی اهمیت در فهرست قرار دهیم ممکن است با کاری بی‌اهمیت درگیر شویم و به خاطر خطاهای پیش‌آمده از مهم‌ترین کارهای روزانه خود باز بمانیم.

شما می‌توانید از ابزارهای مختلفی برای تنظیم و رفع نواقص جدول زمان‌بندی خود استفاده کنید.

ابزارهای مختلفی برای اولویت‌بندی وجود دارند. برای مثال می‌توانید ابزار FMEA را به کار ببندید. این ابزار برای طراحی و رفع نواقص ایجادشده است. شما هم می‌توانید در طراحی و رفع نواقص جدول زمان‌بندی خود از آن بهره بگیرید.

درنهایت ممکن است از انجام برخی وظایف منصرف شوید. یا شاید ترجیح بدهید وظایفی را به دیگران بسپارید. در پایان روز انجام دادن 2 کار مهم خیلی ارزشمندتر از رسیدن به 20 کار بی‌اهمیت است.

5- به تعویق انداختن برنامه

امروز یک برنامه برای فردا تنظیم می‌کنم. قرار است فردا وظایف الف، ب و ج را انجام دهم. فردا صبح حس می‌کنم چندان حوصله رسیدن به تمام‌کارها را ندارم. آرزو می‌کنم جلسه الف کنسل شود و جلسه ج را هم به بعد موکول می‌کنم.

بعد از مدتی به یک فهرست بلندبالا از کارهای انجام‌نشده می‌رسم. کارهایی که باید قبلا انجام می‌شدند، اما با یک پیامک «می‌شود یک روز دیگر همدیگر را ببینیم؟» به تعویق افتاده‌اند.

هر بار که به کسی قولی می‌دهید، مقداری زمان به او بدهکار می‌شوید. اگر برای کسی ایمیل بفرستید مقداری زمان برای خواندن و پاسخ دادن به ایمیل باید اختصاص دهید. اگر همه این کارها را عقب بیندازید، روزی می‌رسد که با خروارها وظیفه انجام‌نشده مواجه می‌شوید.

اگر بعید می‌دانید کاری را انجام دهید، آن را در فهرست کارهای خود قرار ندهید. اگر کاری وارد فهرست شد، یا باید انجام شود یا اگر به هر دلیلی انجام‌نشده باقی ماند، باید جایی مناسب در زمان‌بندی‌های بعدی قرار بگیرد. درهرصورت نباید «شاید وقتی دیگر» به زمان‌بندی‌های شما وارد شود.

6- نداشتن پلن ب

در تبلیغ فیلم‌های سینمایی خارجی زمانی را برای اکران فیلم اعلام می‌کنند و درست در همان روز فیلم افتتاح می‌شود. تاریخ و محل برگزاری فینال لیگ قهرمانان از ماه‌ها قبل مشخص می‌شود. داور سر ساعت و بدون تاخیر سوت شروع بازی را می‌زند. آن‌ها چطور می‌توانند برای چند ماه بعد برنامه‌ریزی دقیق کنند؟

آیا برای آن‌ها هیچ‌چیزی خلاف میل‌شان پیش نمی‌رود؟ آیا هیچ قطاری تاخیر نمی‌کند؟ آیا کسی بیمار نمی‌شود یا چیزی را فراموش نمی‌کند؟ چطور رویدادی تا این حد پیچیده و مهم سر ساعت برگزار می‌شود؛ اما یک جلسه کاری ساده چند ساعت تاخیر دارد؟

چگونه می‌توان اتفاق مهمی همچون جشن افتتاحیه مسابقات المپیک را از ماه‌ها قبل زمان‌بندی کرد؟

اگر به‌عنوان یک مدیر نمی‌توانید زمانی دقیق برای به پایان رسیدن پروژه‌ها اعلام کنید، اشکالی در مدیریت زمان وجود دارد؛ مثلا اگر بعدها بگویید کار به‌موقع حاضر نشد چون یکی از کارمندها بیمار شد، بازهم انگشت اتهام به‌سوی شما است.

لازم است همیشه یک پلن ب داشته باشید. اگر کسی بیمار شد، تصادفی رخ داد، اینترنت قطع شد یا به هر دلیلی شرایط پیش‌بینی‌نشده رخ داد، با رفتن به پلن ب می‌توانید همه‌چیز را طبق زمان‌بندی پیش ببرید.

7- نداشتن وقت خالی

مهم‌ترین مشکل در مدیریت زمان، بی‌اهمیت فرض کردن زمان‌های خالی است. مدیران زیادی را دیده‌ام که در زمان‌بندی جلسات خود جایی برای نهار در نظر نمی‌گیرند. گاهی مجبور می‌شوند غذای خود را در خلال جلسه بخورند یا به خاطر گرسنگی انرژی کافی نداشته باشند.

برای پرهیز از بروز این مشکل بهتر است در جدول برنامه‌ریزی، زمان‌های خالی خود را یادداشت کنیم. اگر زمانی خالی بماند، وسوسه می‌شویم که در آن‌ یک قرار بگذاریم. بهتر است در این قسمت بنویسیم: نهار، استراحت، تماشای فیلم، …

زمان‌های خالی، زمان‌هایی هستند که به ایده‌های جدید و موقعیت‌های تجاری تازه منتهی می‌شوند. اگر نتوانیم در تنهایی خود بنشینیم و در فکر رو خیال فرو برویم، خلاقیت ما ته خواهد کشید.

برخی از هنرمندان بعد از رسیدن به شهرت، خلاقیت خود را از دست می‌دهند و دیگر نمی‌توانند آثاری تکان‌دهنده تولید کنند. یک دلیل این رخداد این است که هنرمندان مشهور زمان خالی کم‌تری برای خود دارند.

مدیریت زمان، اولین قدم برای مدیریت

مدیریت هر پروژه و هر کاری به مدیریت زمان نیاز دارد. هر روز که یک کار عقب بیفتد، هزینه‌های انجام آن کار افزایش پیدا می‌کند. مخارجی مثل کرایه و دستمزد کارمندان، مستقل از پیشرفت پروژه حساب می‌شوند. دیر شروع کردن یا دیر تمام کردن کار، مجانی نیست.

اما همان‌طور که گفتیم مدیریت زمان، امری شخصی است. به‌سختی می‌توانید اپلیکیشن یا برنامه‌ای پیدا کنید که با نیازها و ویژگی‌های شخصی شما تطابق کامل داشته باشد؛ اما اگر همین امروز زمان انجام کارهای خود را اندازه گرفته و یادداشت کنید، به‌زودی می‌توانید برنامه‌ای شخصی برای مدیریت زمان درست کنید.