مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب در مدیریت هزینه‌ها و سودآوری سازمان‌ها چیست؟

مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب در مدیریت هزینه‌ها و سودآوری سازمان‌ها چیست؟

یکی از راهکارهای افزایش سودآوری برای شرکت‌ها، کاهش هزینه‌ها می‌باشد. نظارت و مدیریت تردد کارمندان در یک مجموعه کاری، از مهمترین مواردی است که می‌تواند در سودآوری آن مجموعه نقش اساسی داشته باشد.

یکی از راهکارهای افزایش سودآوری برای شرکت‌ها، کاهش هزینه‌ها می‌باشد. نظارت و مدیریت تردد کارمندان در یک مجموعه کاری، از مهمترین مواردی است که می‌تواند در سودآوری آن مجموعه نقش اساسی داشته باشد. شاید به‌نظر برسد حضور فیزیکی فرد در محل کار، کافی است اما برای سوددهی نیاز به مدیریت این حضور می‌باشد که برای اجرای این سیاست نیاز به استفاده از سیستم‌های کنترل تردد و نرم‌افزارهای مدیریت حضور و غیاب می‌باشد.

منظور از مدیریت حضور و غیاب چیست؟

یک مدیر هوشمند با مدیریت و نظارت دقیق بر تردد کارمندان خود می‌تواند عدم کارایی و غیبت کارمندان را به حداقل برساند. در واقع می‌توان با استفاده از استراتژی‌های متکی بر شناخت توانایی، ارتباط شفاف، مشوق‌ها و مشارکت‌ها میزان بهره‌وری کارمندان را افزایش داد.

با استفاده از یک سیستم کنترل تردد مناسب که معمولا به صورت دستگاه حضور غیاب نصب شده در ورودی سازمان‌ها می‌باشد، به وضوح مشخص می‌شود در چه ساعتی کارمندان باید در محل کار خود حاضر باشد. اما گاهی به منظور افزایش بهره‌وری می‌توان با توجه به تعهد و کارایی کارمندان، ساعات حضور کارمندان را منعطف‌تر در نظر گرفت و برای یکسری از کارمندان ساعات ورود و خروج متفاوتی پیش‌بینی کرد. در صورت وجود مدیریت و بینش صحیح در حین انتخاب سیستم کنترل تردد و بهره‌مندی از نرم افزارهای حضور و غیاب با قابلیت تعریف شیفت شناور می‌توان علاوه بر تعریف ساعات کاری شناور حداکثر بهره‌وری از حضور کارمندان در محیط کار داشت. استفاده از یک سیستم مدیریت حضور و غیاب یکپارچه علاوه بر امکان دسترسی به همه داده‌ها، می‌تواند گردش کار در لیست‌های حقوق و دستمزد و بررسی عملکرد را کاهش دهد.

چرا استفاده از سیستم کنترل تردد (دستگاه حضور و غیاب) مهم است؟

پیش از روی کار آمدن دستگاه‌های حضور و غیاب، ثبت و جمع آوری اطلاعات تردد پرسنل یک مجموعه کاری، کار بسیار سخت و دردسرآوری بود. جمع آوری اطلاعات به صورت دستی و ثبت آنها در دفاتر یا حتی فایل‌های اکسل علاوه بر هزینه‌های زیاد با خطای انسانی زیادی نیز مواجه بود که میزان نارضایتی را افزایش می داد.

جمع آوری دستی اطلاعات کارمندان و یکپارچه سازی آنها، برای محاسبه حقوق و دستمزد در پایان هر ماه با دردسرهای زیادی همراه بود. اما به تدریج و با روی کار آمدن دستگاه‌های حضور و غیاب این مشکل تا حد زیادی حل شد و کلیه این اطلاعات در نرم افزارهای حضور و غیاب ثبت و نگهداری شده و در پایان هر ماه با خروجی گرفتن از نرم افزار و ارائه به واحد مالی همه امور مربوط به حقوق و دستمزد براحتی صورت گرفت. هر چند به تدریج بسته به نیازهای پیش‌بینی نشده نیاز به آپدیت و به روز شدن امکانات دستگاهای کنترل تردد وجود داشت.  به عنوان مثال روی کار آمدن دستگاه‌های حضور غیاب بیومتریک یا اضافه شدن ماژول‌های مختلف به نرم افزارهای کنترل تردد به منظور ساده‌سازی فرآیندهای مروبط به محاسبه حقوق و دستمزد. حال  با توجه به موارد گفته شده، مشخصات یک سیستم نرم افزار مدیریت حضور و غیاب چه باید باشد؟

مهمترین ویژگی‌های یک نرم افزار حضور و غیاب کارآمد چیست؟

یک سیستم نرم افزار حضور و غیاب کارآمد نه تنها باید قابلیت ثبت و نگهداری رکوردهای تردد را داشته باشد، بلکه باید امکان اضافه شدن قابلیت‌هایی همچون دسترسی آنلاین یا استفاده از اپلیکیشن برای مدیریت داده‌ها را نیز داشته باشد. به طور معمول در حین خرید دستگاه کنترل تردد، نرم افزار حضور و غیاب متناسب با دستگاه نیز عرضه می‌شود. اما در برخی موارد، نرم افزار ارائه شده دارای قابلیت‌های موردنظر آن مجموعه کاری نمی‌باشد، به عنوان مثال در برخی از سازمان‌ها نیاز به تعریف شیفت کاری موسوم به شیفت بدون مرز می‌باشند، که در بسیاری از نرم افزارهای موجود در بازار پیش‌بینی نشده‌اند. در چنین مواردی می‌توان دستگاه خود را با نرم افزار دیگری کانفیگ کرد و از قابلیت‌های آن نرم افزار استفاده کرد.

لزوم استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب اندروید

اما دسترسی به داده‌های نرم افزار حضور و غیاب معمولا محدود به مدیران و کارمندان ارشد می‌باشد و سایر کارمندان امکان دسترسی به داده‌ها را نخواهند داشت که می‌تواند چالش برانگیز باشد. به عنوان مثال مجموعه‌ای با حداقل ۱۰ پرسنل را در نظر بگیرید، اگر در طول یک ماه هر کدام از این پرسنل به دلایل مختلف نیاز به دسترسی به داده‌های تردد خود داشته باشند، نیاز به ۱۰ بار تخلیه داده‌های دستگاه حضور و غیاب و گزارش‌گیری می‌باشد. با توجه به محدودیت‌های نرم افزارهای حال حاضر، نیاز به طراحی و تولید اپلیکیشن‌های حضور و غیاب موبایلی برای مرتفع ساختن این محدودیت‌ها بیش از پیش احساس شد.

به این ترتیب با روی کار آمدن اپلیکیشن‌های حضور و غیاب موبایلی که قابلیت نصب بر روی انواع گوشی‌های هوشمند را داشته بدون نیاز به دستگاه حضور غیاب امکان دسترسی به داده‌های زیر فراهم شد:

  • مشاهده ورود و خروج پرسنل
  • محاسبه میزان کارکرد
  • اتصال به سیستم حقوق و دستمزد
  • مدیریت مرخصی و ماموریت‌ها
  • گزارش روزانه و ماهیانه
  • تعریف انواع شیفت‌ها
  • ارسال پیام به پرسنل
  • تعریف قوانین تردد مختلف
  • مدیریت تاخیر و اضافه کار
  • امکان مدیریت دورکاری پرسنل

هدف اصلی از طراحی اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی جلوگیری از هدررفت زمان و انرژی برای نظارت بر تردد و محاسبه کارد پرسنل می‌باشد. امکان ثبت تردد و کارکرد پرسنل، صدور و پیگیری درخواست‌ها، تنظیم تقویم و شیفت کاری و هر وظیفه‌ای که مربوط به مدیریت منابع انسانی در اپلیکیشن‌های حضور و غیاب موبایلی فراهم شده است تا همه این موارد تنها از طریق گوشی موبایل و در هر زمان و مکانی امکان‌پذیر باشد.

در حال حاضر اپلیکیشن‌های حضور و غیاب موبایلی متعددی در کشور تولید شده‌اند که می‌توان به اپلیکیشن نانوتایم، نانوواچ و… اشاره کرد. اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی نانوتایم که به همت کارشناسان تیم نانوتکنیک، طراحی و تولید شده است قابلیت نصب بر روی انواع گوشی هوشمند اندرویدی را داشته و تکمیل کننده قابلیت‌های نرم افزار حضور غیاب نانوتایم می‌باشد. این اپلیکیشن با طراحی منحصربفرد خود در راستای پاسخگویی به نیازهای منابع انسانی در زمینه حضور و غیاب پرسنل، درخواست مرخصی و ماموریت ارائه شده است.

با استفاده از حضور و غیاب آنلاین نانوتایم بدون نیاز به دسترسی مستقیم به دستگاه کنترل تردد میتوانید به راحتی تردد و حضور و غیاب پرسنل خود را کنترل و از وضعیت حضور و غیاب کارکنان مجموعه خود در هر لحظه و هر مکان اطلاع پیدا کنید و به کسب و کار خود نظم ببخشید. حضور غیاب موبایلی نانوتایم برای هر کسب و کاری راه حلی خاص داشته و به اندازه انواع مختلف کسب و کارها انعطاف در کاربری دارد.

مهمترین ویژگی‌های اپلیکیشن حضور و غیاب نانوتایم:

اطلاع لحظه‌ای

یکی از مهمترین ویژگی‌های این اپلیکیشن، امکان استفاده از آن در هر زمان و مکانی می‌باشد. کارمندان با نصب این اپلیکیشن بر روی تلفن خود، علاوه بر امکان مشاهده گزارش ترددهای خود، امکان درخواست ماموریت، مرخصی یا خوداظهاری برای ثبت ترددهای خود را دارا می‌باشند. با توجه به اینکه دسترسی مدیران در این اپلیکیشن در سطح بالاتری می‌باشد، امکان اطلاع از ورود و خروج کارمندان، گزارش ترددها و قبول یا رد درخواست ماموریت و مرخصی را به صورت آنلاین خواهند داشت.

مدیریت آسان

یکی از مهمترین ویژگی‌های این اپلیکیشن، دسترسی آسان و امکان ویرایش اطلاعات و دریافت گزارش‌ها از طریق اپلیکیشن و تهیه گزارش‌ها می‌باشد.

هر‌ زمان  و هر مکان

اپلیکیشن حضور و غیاب نانوتایم، محدودیت‌های زمانی و مکانی برای دسترسی به اطلاعات را مرتفع ساخته و مدیران و پرسنل بدون نیاز به حضور در محل شرکت امکان دسترسی به داده‌های ذخیره شده را خواهند داشت.

کاهش هزینه

از دیگر شاخصه‌های این اپلیکیشن می‌توان به صرفه‌جویی چشم‌گیر در وقت و هزینه اشاره کرد. به عنوان مثال اگر یکی از پرسنل نیاز به داده‌های تردد خود داشته باشد، نیاز به ارسال درخواست به واحد منابع انسانی و دریافت پرینت ترددها که همگی وقت‌گیر و هزینه‌بر می‌باشند نداشته و به‌راحتی امکان دسترسی به داده‌ها از طریق اپلیکیشن را خواهند داشت. در نتیجه استفاده از این اپلیکیشن بدون نیاز به تجهیزات پیچیده و پرسنل متخصص در هزینه‌ها صرفه‌جویی میکند.

نانوتایم، نامی آشنا و محبوب در زمینه فروش انواع دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد است. در نانوتایم شما می‌توانید به‌روزترین دستگاه‌های روز دنیا را با بهترین کیفیت و مناسب‌ترین قیمت همراه با نرم افزار حضور و غیاب رایگان خریداری کنید. از مهمترین ویژگی‌های نانوتایم، آپدیت رایگان و مادام‌العمر نرم افزار حضور غیاب ارائه شده همراه دستگاه می‌باشد. برای اطلاع از تازه‌ترین برنامه‌های فروش ویژه و یا کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به وب‌سایت نانوتایم یا با شماره ۳۵۲۲۷۸۶۲-۰۳۱ تماس بگیرید.

نظرات
سردبیر تجارت‌نیوز پیشنهاد می‌کند