اتوماسیون فرآیندهای مالی؛ کلید افزایش سرعت و کاهش خطاهای مالی در سازمان‌ها

به گزارش تجارت نیوز، در سازمان‌های ایرانی، تحول مالی هنوز با چالش‌های عمیق ذهنی و ساختاری مواجه است؛ مقاومت در برابر تغییر، نگرش سنتی به سیستم‌های مالی و هزینه‌های بالای نوسازی، روند به‌روزرسانی فرآیندها و فناوری‌ها را کند کرده است. در این شرایط، مدیران مالی برای حرکت به سمت هوشمندسازی و بهبود کارایی، نیازمند نگرشی استراتژیک، فناورانه و یکپارچه است که بتواند از داده‌ها بهترین استفاده را کند و نقش مالی را فراتر از حسابداری سنتی ببرد. شاید اینجا نقش انواع راهکارها و نرم‌افزارهای مالی پررنگ‌تر می‌شود.

تحول مالی، نیازمند نگرشی استراتژیک و چابک

مسعود عنوانی، مدیر راهکار مالی چارگون، تحول مالی را فراتر از صرفاً تغییر نرم‌افزار می‌داند. به گفته او، مدیران مالی موفق امروز باید نه تنها در امور مالی خبره باشند، بلکه نگرشی استراتژیک، بلندمدت و فناورانه داشته باشند. به اعتقاد عنوانی، تحول مالی یعنی تغییر نگرش و ایجاد دیدگاهی مبتنی بر داده و تحلیل‌های دقیق، نه صرفاً تعویض نرم‌افزار یا اجرای پروژه‌های IT.

عنوانی با تاکید بر اینکه تحول مالی صرفاً تغییر نرم‌افزار نیست، بلکه یک تغییر نگرش بنیادین است که بر داده‌محوری و تعامل تیم مالی با سایر بخش‌ها تاکید دارد اضافه می‌کند: «مدیران مالی باید به طور فعال با سایر بخش‌های سازمان تعامل داشته باشند تا داده‌ها از لحظه تولد یک رویداد مالی رویداد مالی جمع‌آوری و تحلیل شوند. به این ترتیب، کارشناس مالی از نقش سنتی حسابداری و ثبت سند به شریک استراتژیک سازمان تبدیل می‌شود و می‌تواند با تحلیل داده‌ها در پیش‌بینی آینده و بهینه‌سازی هزینه‌ها و بهبود جریان وجوه نقد سازمان مشارکت کند.»

موانع ذهنی و هزینه‌ای نوسازی مالی در سازمان‌ها

به گفته مسعود عنوانی، بزرگ‌ترین مانع نوسازی سیستم‌های مالی در سازمان‌های ایرانی، ذهنیت قدیمی و مقاومت در برابر تغییر است. او تاکید می‌کند: «برخی مدیران مالی هنوز سیستم‌های مالی را صرفاً ابزاری برای ثبت و گزارش می‌بینند و پذیرش راهکارها و فناوری‌های نوین برایشان سخت است.  این ترس از تغییر ونداشتن شهامت ریسک و کاهش قدرت فردی، عامل کندی تحول است. همچنین هزینه‌های بالای پیاده‌سازی سیستم‌های یکپارچه، نگرانی درباره امنیت داده‌ها و دشواری انتقال اطلاعات از سیستم‌های پراکنده به یک پلتفرم واحد، چالش‌های دیگری است که سازمان‌ها در مسیر نوسازی با آن روبه‌رو هستند.»

نرم‌افزارهای چارگون؛ باز کردن گره‌های مدیریت مالی

عنوانی توضیح می‌دهد نرم‌افزار مالی چارگون، با رویکرد طراحی فرآیندی، اطلاعات را از لحظه خلق یک رویداد مالی یا بودجه‌ای تا ثبت نهایی به طور کامل و یکپارچه جمع‌آوری می‌کنند: «از درخواست خرید، استعلام، تامین اعتبار، تحویل کالا تا ثبت اسناد حسابداری، همه مراحل در سیستم پوشش داده شده‌اند.
این یکپارچگی به مدیران مالی امکان می‌دهد به جای پراکندگی داده‌ها، تحلیل‌های دقیق و به موقع داشته باشند و از ایجاد بدهی‌های ناخواسته جلوگیری کنند. کنترل اعتبارات قبل از تعهد قرارداد یا هر گونه تعهد دیگر و تطابق با بودجه سازمان از جمله مزایای مهم این سیستم‌هاست.»

ابزارهای تحلیلی چارگون؛ شفاف‌سازی بودجه و تسهیل تصمیم‌گیری

عنوانی درباره کمک ابزارهای تحلیلی چارگون به بودجه‌ریزی می‌گوید: «بودجه‌ریزی زمانی دقیق و کارآمد خواهد بود که داده‌ها یکپارچه و قابل اتکا باشند. با ثبت پیش‌بینی‌ها و عملکرد واقعی در سیستم، تحلیل انحرافات و رصد میزان تحقق بودجه امکان‌پذیر می‌شود. داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی چارگون، تنها اعداد نیستند؛ بلکه مفاهیم پشت این اعداد، روند مصرف بودجه و میزان تحقق اهداف را به مدیران نشان داده و تصمیم‌گیری را تسهیل می‌کنند. استفاده از فناوری‌های BI مانند Power BI و QlikView در این تحلیل‌ها نقشی کلیدی دارد.»

نقش هوش مصنوعی در آینده مدیریت مالی

مسعود عنوانی نقش هوش مصنوعی را در پیش‌بینی وضعیت آینده سازمان بسیار مهم می‌داند. او تاکید می‌کند: «هوش مصنوعی ویژه‌ای که چارگون به محصول خود اضافه خواهد کرد، با تحلیل داده‌های گذشته  سازمان، می‌تواند پیش‌بینی دقیق درآمد و هزینه‌ها را ارائه دهد و الگوهای مشکوک در فرآیندهای مالی را شناسایی کند. همچنین با قابلیت Fraud Detection، تقلب‌های مالی را شناسایی و ریسک‌ها را کاهش دهد. چارگون برنامه‌های ویژه‌ای برای به‌کارگیری هوش مصنوعی در مدیریت مالی سازمان‌ها دارد که به زودی بیشتر در این خصوص اطلاع رسانی خواهد کرد.»

ایجاد زبان مشترک میان تیم مالی و سایر بخش‌های سازمان

عنوانی با تاکید بر اینکه ایجاد زبان مشترک میان تیم مالی و سایر بخش‌ها چالش بزرگی است ادامه می‌دهد: «هر واحد سازمانی در حوزه تخصصی خود فعالیت می‌کند و معمولا با مفاهیم مالی آشنا نیست. سیستم‌های یکپارچه مالی چارگون این مشکل را با ثبت و پیگیری رویدادهای مالی از ابتدا تا انتها حل کرده‌اند. در این سیستم، هر واحد فقط به داده‌های مرتبط با وظایف خود دسترسی دارد و نیازی به درگیر شدن با جزئیات تخصصی حسابداری نیست. این موضوع موجب افزایش شفافیت، کاهش خطا و سرعت تصمیم‌گیری می‌شود و تیم مالی می‌تواند نقش تحلیلی و استراتژیک خود را بهتر ایفا کند.»

مسعود عنوانی تأکید می‌کند: « تحول مالی در سازمان‌ها صرفاً به‌روزرسانی نرم‌افزارها نیست؛ بلکه تغییر نگرش و فرهنگ سازمانی باید محور اصلی این فرآیند باشد.»

او معتقد است: «موفقیت در این مسیر نیازمند نگرشی استراتژیک، داده‌محور و تعامل گسترده بین تیم مالی و سایر بخش‌های سازمان است، تا نقش مالی فراتر از حسابداری سنتی رفته و به یک شریک استراتژیک تبدیل شود.»

عنوانی در پایان تاکید می‌کند: «پذیرش فناوری‌های نوین مانند هوش مصنوعی و سیستم‌های یکپارچه مالی، در کنار مدیریت موانع ذهنی و هزینه‌ای، کلید اصلی پیشرفت و بهبود کارایی مالی در سازمان‌های ایرانی است.»