معرفی ابزاری به نام «ماتریس اولویت عمل»

معرفی ابزاری به نام «ماتریس اولویت عمل»

ما برای پیگیری ایده‌های درخشان، فرصت‌های هیجان‌انگیز و پیشامدهای جذاب به زمان نیاز داریم. و اغلب، زمان‌مان بسی کم‌تر از آن حدّ مطلوب برای دنبال کردن فهرست خواسته‌های‌مان است.

با انتخاب هوشمندانه فعالیت‌ها می‌توانیم حداکثر استفاده را از زمان و فرصت‌های پیشِ روی‌مان ببریم. و در غیر این صورت، با گزینش‌های غیراثربخش، خودمان را جوری در باتلاق وظایف و پروژه‌های زمان‌کُش و بدونِ دستآورد، فرو می‌بریم که توان پیش رفتن را از دست می‌دهیم.

اینجاست که ماتریس اولویّت عمل (Action Priority Matrix) می‌تواند مفید باشد. این دیاگرام ساده، ابزاری است که کمک می‌کند فعالیت‌های اولویت‌دار را انتخاب کنید و از مابقی کم‌اهمیت‌تر اجتناب کنید.

درباره این ابزار

ماتریس اولویت عمل به شما نشان می‌دهد چگونه فعالیت‌های‌تان را اولویت‌بندی کنید، تا بهترین بهره را از زمان، انرژی و استعدادهای درونی‌تان ببرید.

به ندرت پیش می‌آید که ما زمان کافی برای انجام دادن «همه» وظایف و پروژه‌های دلخواه‌مان در اختیار داشته باشیم. وقتی ازین ماتریس برای انتخاب هوشمندانه فعالیت‌ها استفاده می‌کنیم، می‌توانیم بیش‌تر زمان خود را صرف کارهای ارزشمندتری کنیم که ما را به پیش می‌راند. و عامدانه وظایفی را که بازده کمی دارند، کنار بگذاریم.

 

برای استفاده از این ماتریس، ابتدا باید وظایف و فعالیت‌ها را بر مبنای شدّت تاثیر و اهمیتی که برای شما دارند، امتیازدهی کنید. و سپس، میزان کاری که برای اتمام آن‌ها باید صورت پذیرد، را مشخص کنید. در نهایت، از این امتیازها برای جانمایی فعالیت‌ها روی نواحی چهارگانه ماتریس، استفاده می‌کنید.

موفقیّت‌های سریع (تاثیر زیاد، میزان کار کم)

موفقیّت‌های سریع جذاب‌ترین پروژه‌ها هستند. زیرا به ازای تلاش کم به شما بازده خوبی اعطا می‌کنند. تا جایی که می توانید باید بر روی این فعالیت‌ها تمرکز کنید.

پروژه‌های بزرگ (تاثیر زیاد، میزان کار زیاد)

پروژه‌های بزرگ بازده خوبی دارند اما زمان‌بَر هستند. به این معنا که یک پروژه بزرگ، فضای چند «موفقیت سریع» را اشغال می‌کند.

پُرکننده‌ها (تاثیر کم، میزان کار کم)

درباره انجام این‌گونه فعالیت‌ها خیلی نگران نباشید. اگر زمان اضافه دارید انجام‌شان دهید. اما وقتی کار بهتری پیش آمد، آن‌ها را رها کنید یا به شخص دیگری تفویض کنید.

وظایف بیهوده (تاثیر کم، مقدار کار زیاد)

تلاش کنید که ازین فعالیت‌ها اجتناب کنید. نه تنها بازده کمی دارند، بلکه زمانی را که باید برای «موفقیت‌های سریع» بگذارید، می‌بلعند.
وقتی به درک عمیقی از سازوکار این ماتریس برسید، دیگر قدر خواهید بود به صورت شهودی و سریع، پروژه‌ها و وظایف جدید را اولویت‌بندی کنید.

چگونه باید ازین ماتریس استفاده کنید؟

برای استفاده از ماتریس اولویت عمل این کاربرگ را دانلود کنید و طبق مراحل زیر پیش بروید:

گام اول

فعالیت‌های عمده‌ای را که می‌خواهید(یا لازم است) انجام دهید، فهرست کنید.

گام دوم

این فعالیت‌ها را مبنای تاثیری که می‌گذارند، امتیازدهی کنید. (۰ برای «بدون تاثیر» و ۱۰ برای «بیشترین تاثیر»)
حالا آن‌ها را بر اساس میزان انرژی و کاری که باید صرف‌شان کنید، امتیازدهی کنید. (۰ برای «بدون صرف انرژی» و ۱۰ برای «انرژی زیاد»)

گام سوم

بر پایه امتیاز‌های داده شده، فعالیت‌ها را روی ماتریس رسم کنید.

گام چهارم

آن‌ها به صورت مناسب اولویت‌بندی کنید و فعالیت‌های کم‌اثر را حذف یا تفویض کنید.به یاد داشته باشید که خطوط جداکننده نواحی را باید با نگاهِ کلّی و منطق درست رسم کنید. بدیهی است که تفاوت بسیار کوچکی است بین فعالیتی که با تاثیر ۴٫۹۹ در ناحیه «وظایف بیهوده» قراردارد و فعالیتی که با تاثیر ۵٫۱ در ناحیه «پروژه بزرگ» قرار دارد.

نسخه‌های دیگر از این ابزار

باتوجه به آن‌چه گفتیم، این ابزار می‌تواند به عنوان روشی غیررسمی و کمی شخصی‌تر برای اولویّت‌بندی فعالیت‌های‌مان استفاده شود. اما هم‌چنان می‌توانیم از این ابزار، برای اولویت‌دهی به دامنه وسیع‌تری از موضوعات استفاده کنیم.
مثلا اگر برای محور عمودی «بازده مالی» و برای محور افقی «تعداد ماه‌ها» را در نظر بگیریم، این ماتریس معنا و مفهوم دیگری پیدا می‌کند. به عنوان یک مثال دیگر، با جایگزین کردن «میزان کار» با «توجیه‌پذیری» بر روی محور افقی، می‌توانیم پروژه‌های متعدّد را با توجه به قابلیت‌های خود، اولویت‌بندی کنیم. (این ماتریس جدید به «ماتریس توجیه‌پذیری/تاثیر» موسوم است.)

نکات کلیدی

ماتریس اولویت عمل ابزار ساده‌ای است که برای اولویت‌دهی کارها یا رها کردن و تفویض آن‌ها به شما کمک می‌کند. با این روش می‌توانید از فرصت‌های در دسترس، بهترین بهره را کسب کنید.

این ماتریس چهار ناحیه دارد:

  • موفقیت‌های سریع
  • پروژه‌های بزرگ
  • پُرکننده‌ها
  • وظایف بیهوده

برای استفاده از این ماتریس، باید فهرستی از اهداف و فعالیت‌های جاری درست کنید. هریک از آنها را اول نسبت به اهمیّتی که برای‌تان دارند و سپس نسبت به میزان کاری که برای انجام‌شان لازم است صرف کنید، از ۰ تا ۱۰ امتیازدهی کنید. سپس آن‌ها را روی ماتریس به تصویر بکشید. و در انتها، آن‌ها را اولویت‌دهی، برون‌سپاری یا رها کنید.

این مطلب را به اشتراک بگذارید