میلاد قزللو 
شرکت شما برای دورکاری در مواقع اضطراری چه برنامه‌ای دارد؟
این هفته با توجه به اخطارهایی که داده شد، ویروس کرونا (یا کووید ۱۹) تاثیر زیادی روی این موضوع داشت که چگونه، چه زمانی و کجا کار کنیم: «ممکن است در زندگی روزمره دچار اختلال شدیدی شویم، مدارس تعطیل شوند، تجعمات و برنامه‌های عمومی لغو شود و کارمندان و کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌ها و کسب‌وکارها مجبور
این هفته با توجه به اخطارهایی که داده شد، ویروس کرونا (یا کووید ۱۹) تاثیر زیادی روی این موضوع داشت که چگونه، چه زمانی و کجا کار کنیم:
«ممکن است در زندگی روزمره دچار اختلال شدیدی شویم، مدارس تعطیل شوند، تجعمات و برنامه‌های عمومی لغو شود و کارمندان و کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌ها و کسب‌وکارها مجبور شوند تا دورکاری کنند.»
شیوع جهانی ویروس کرونا می‌تواند باعث این شود که کارفرمایان واکنش سریعی به تغییرات و تحولات غیرمنتظره در محل کار نشان دهند. سفرهای کاری می‌تواند کاهش یابد یا به کل متوقف شود. ممکن است تعداد بیشتری از کارمندان مجبور به دورکاری شوند و بعضی از کارهایشان را با استفاده از برنامه‌های ارتباطی و پیام‌رسان‌ها انجام دهند و اگر اوضاع بدتر شود می‌توان از همه کارمندان درخواست کرد تا کلا کارهایشان را از خانه و به‌صورت دورکاری انجام دهند.
آیا سازمان‌ها و شرکت‌ها برای دورکاری آماده هستند؟ احتمالا نه. اما حتی برای کسانی که به چگونگی انجام کار فکر می‌کنند، برای دوران پس از مواقع اضطراری و به‌خصوص بعد از ویروس کرونا، این سوال اجتناب‌ناپذیر پیش می‌آید که: «چرا این کار را همیشه انجام نمی‌دهیم؟»
چگونه سازمان خود را آماده می‌کنید تا نه‌تنها در مقابل این اختلال احتمالی با انعطاف‌پذیری واکنش نشان دهد، بلکه از آن به‌عنوان فرصتی برای بازاندیشی درباره کار استفاده کند؟
در ادامه پنج مرحله برای انجام این کار را بررسی می‌کنیم:
این احتمال را در نظر بگیرید که ممکن است همه و یا بخشی از نیروی کار شما مجبور به دورکاری باشند.
اینکه امیدوار باشید و دعا کنید تا اتفاقات ناگوار نیفتد و یا آنها را نادیده بگیرید، نمی‌تواند به‌عنوان یک راهکار محسوب شود و یا اینکه به هر نفر یک لپ‌تاپ بدهید و در روزهایی که قرنطینه اجرا می‌شود، بگویید «بروید جای دیگری کار کنید».
طوری برنامه‌ریزی کنید که گویی تنها راه عملیاتی ماندن اکثر کارمندان برای دورکاری باشد. برای شرایطی که نیز به واکنش سریع دارد، یک گروه عملیاتی شامل مدیران کسب‌وکار، فناوری اطلاعات، منابع انسانی، ارتباطات و تجهیزات را تشکیل دهید و برای موقعیت‌ها و شرایط مختلف برنامه‌ریزی کنید و سیستم اجرایی را بهینه‌سازی کنید.
شغل‌ها و پست‌هایی را که می‌تواند تحت تاثیر قرار بگیرد، مشخص کنید.
توجه داشته باشید که نقش‌ها و وظایف: ۱- می‌تواند تا حدی بدون حضور فیزیکی در محل کار انجام شود ۲- نمی‌تواند حتی تا حدودی هم خارج از محیط کار انجام شود ۳- نامشخص.
تصورات و پیش‌فرض‌های احتمالی درباره شغل‌های خاصی را که فکر می‌کنید نمی‌توان به‌صورت دورکاری انجام داد، به چالش بکشید. و در مورد مشاغلی که در ستون «نامشخص» قرار دارند، آزمون و خطا انجام دهید.
به‌عنوان مثال، به‌مدت چندین سال، به من گفته شده که «دستیاران مدیریت نمی‌توانند به‌صورت انعطاف‌پذیر کار کنند و دورکاری انجام دهند.» و بعضی از مدیران به‌مدت چندین سال با گروهی از دستیاران مدیریت کار کرده‌اند تا ثابت کنند که این حرف اشتباه است.
بله، وظایف خاصی که آنها انجام می‌دهند نیاز به حضور فیزیکی دارد، اما می‌توان برای این وظایف نیز برنامه‌ریزی انجام داد. آنها می‌توانند بیشتر وظایفشان را به روشی غیر از مدل سنتی و به‌صورت دورکاری انجام دهند که می‌تواند به نفع کسب‌وکار باشد.
بررسی سخت‌افزار و نرم‌افزار آی‌تی در دسترس و از بین بردن شکاف در زمینه دسترسی و انجام کار.
میزان سهولت دسترسی به نرم‌افزارهای خاص، مانند پیام‌رسان‌ها و دیگر برنامه‌های ارتباطی را ارزیابی کنید. پیش از آنکه کارمندان نیاز به استفاده از این برنامه‌ها داشته باشند، شکاف‌های دسترسی و آموزشی را با برگزاری دوره‌های آموزشی و فرصت‌هایی برای کار کردن با این نرم‌افزارها از بین ببرید. تسلط و توانایی پیش از مواقع اضطراری کافی نیست.
دستگاه‌ها و ابزارهای متعلق به سازمان را که افراد می‌توانند با آنها کار کنند، مشخص کنید و بررسی کنید که لپ‌تاپ‌ها و موبایل‌های کارمندان مشکلی نداشته باشد.
مشخص کنید که آیا مسائل و مشکلاتی در زمینه امنیت داده‌ها وجود دارد که باید آنها را بررسی کنید و پیشاپیش بهترین روش‌ها برای رفع این مسائل و مشکلات را در
نظر بگیرید.
از قبل یک دستورالعمل ارتباطی تنظیم کنید.
این برنامه ارتباطی باید تشریح کند که: چگونه همه کارمندان در دسترس باشند (به‌عنوان مثال، کل اطلاعات تماس، کانال‌های ارتباطی، ایمیل، پیام‌رسان و غیره)، کارمندان چگونه به مشتریان پاسخ بدهند و گروه‌ها چگونه و چه زمانی برای هماهنگی جلسه داشته باشند.
روش‌های اندازه‌گیری عملکرد را که می‌تواند اطلاعاتی درباره تغییرات به‌دست بدهد، بلد باشید.
بعد از اینکه دوره دورکاری و واکنش انعطاف‌پذیر به شرایط اضطراری به پایان رسید، این داده‌ها می‌تواند به شما این امکان را بدهد تا درباره مواردی که خوب عمل شده، مواردی که درست عمل نشده و چرایی آنها فکر کنید. همچنین این داده‌ها پیشاپیش شما را آماده می‌کند تا پس از عبور از بحران، به این سوال اجتناب‌ناپذیر جواب دهید که «چرا این کار را همیشه انجام نمی‌دهیم؟» با توجه به نتایج، ممکن است تصمیم بگیرید تا به جنبه‌هایی از این دورکاری و واکنش انعطاف‌پذیر ادامه دهید.
به‌عنوان مثال، شما سفرهای کاری را ۲۵ درصد کاهش می‌دهید و به‌جای آن از ویدئوکنفرانس استفاده می‌کنید. سپس به این نکته پی می‌برید که حدود ۸۰ درصد از جلسات به همان اندازه موثر بوده است. بنابراین، به کاهش ۲۰ درصدی سفرهای کاری ادامه خواهید داد، اما این بار به‌عنوان بخشی از استراتژی ثابت سازمان به منظور کاهش انتشار گازهای گلخانه‌ای.
شرایط اضطراری بهداشت و سلامت جهانی، مانند ویروس کرونا یا کووید ۱۹، برای همه ترسناک، مخرب و گیج‌کننده است. و اگر برنامه‌ریزی کردید و هیچ اتفاقی نیفتاد، چه؟ حداقل شما یک واکنش و پاسخ انعطاف‌پذیر و برنامه‌ریزی‌شده در برابر فجایع و حوادث دارید و دفعه بعد که احتمالا مشکلاتی برای عملیاتی بودن سازمان وجود داشته باشد، آماده خواهید بود.
نظرات