ثبت شرکت های تجاری چگونه است؟

سرپرست دفتر توسعه فناوری و اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درباره ثبت شرکت های تجاری توضیح می دهد.

محمد هيراد حاتمي: فضاي اقتصاد که باز شود و نسيم روزهاي خوش در آن بپيچد، برخي تمايل دارند يک کسب و کار- حتي کوچک - راه بيندازند. بر اين اساس ثبت يک شرکت تجاري در همان ابتداي راه براي آنان ضروري است. اگرچه موضوع ثبت شرکت تجاري موضوعي است که بسياري آن را در محافل شنيده اند و درباره کليات آن مي دانند اما به جزييات آن چندان آگاهي نيست. به منظور پي بردن بيشتر به جزييات ثبت شرکت تجاري از برديا صدرنوري، مشاور رئيس سازمان و سرپرست دفتر توسعه فناوري و اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور دعوت کرديم تا در کافه خبر حضور پيدا کند و در رابطه با آن توضيح دهد. صدر نوري در رابطه با تمام حواشي ثبت يک شرکت تجاري و نحوه نامگذاري آن هر آنچه بايد مي گفت را مطرح کرد تا افرادي که به دنبال ثبت شرکتي تجاري هستند با دنبال کردن صحبت هاي او، پاسخ هاي خود را گرفته باشند. متن کامل گفت و گو با برديا صدرنوري، مشاور رئيس سازمان و سرپرست دفتر توسعه فناوري و اطلاعات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در ادامه آمده است:

در حال حاضر وقتي شرکت هاي تجاري بخواهند نام خودشان را ثبت کنند چه پروسه اي را بايد طي کنند؟

در حوزه ثبت شرکت ها و موسسات غيرتجاري از حدود سه سال پيش مجموعه اي از کارها در حوزه اصلاح فرآيندها انجام گرفته است که يکي از مهم ترين آن ها اعمال اصلاحات در فرآيند تعيين نام شرکت ها و موسسات غير تجاري بوده است. ما در بحث تعيين نام به طور معمول همواره مشکل داشته ايم. که عمده آن به ناشفاف بودن فرايند تعيين نام بر مي گردد. به هر حال سازماني با نزديک به صد سال قدمت، داراي بسياري رويه هاي عرفي يا به اصطلاح رويه هاي سليقه اي مي باشد.

چه گونه حاکم شده است؟

اين امر به مرور اتفاق افتاده است. به طور مثال من در حوزه مسئوليتم و براي انجام وظيفه ام مي­خواهم کاري را انجام دهم، آن لحظه احساس کرده ام که اگر آن اقدام به صورت مرحله اي يا به شيوه خاصي انجام شود صحيح است. به مرور اين روند به يک اصل تبديل شده است. هر چه ميزان رويه هاي مدون کمتر باشد و فرايندها و رويه ها مستند نشده باشد امکان بروز اينگونه اتفاقات بيشتر است. به همين علت به مرور رويه هاي سليقه اي شکل گرفت. در سه- چهار سال گذشته خيلي تلاش شد در تمامي حوزه هاي سازمان ثبت اين رويه ها تا جايي که مي شود مستند و قاعده مند شود. از طرفي تلاش شد تا اصولي در سازمان ثبت حاکم شود که هم همکاران ما اصول و رويه ها را بدانند و هم مردم به صورت شفاف نسبت به آن آگاهي يابند. در اين ميان سعي شد بيشترين استفاده از فناوري اطلاعات و تسهيلات آن به عمل آيد. حالا اگر موافق باشيد برگرديم به همان توضيحاتي که در ابتدا مطرح کردم. يکي از بخش هايي که در طي ساليان گذشته شکايت هاي زيادي از آن مطرح مي شد همين موضوع تعيين ثبت نام شرکت ها بود که شما در ابتداي بحث مطرح کرديد.

چرا؟

در بحث تعيين نام، اقداماتي از حدود سه سال پيش آغاز شد. رويه تعيين نام آسيب شناسي، اصلاح و مدون شد و به صورت دستوالعمل در آمد. اين دستورالعمل هم در حال حاضر در سايت سازمان به نشاني www.ssaa.ir قابل دسترسي است. دقيقا رويه تعيين نام را براي مردم به عنوان متقاضي شفاف کرديم. از سوي ديگر اين فرآيند براي همکاران ما هم شفاف شده است. در گذشته امکان تعيين نام خارج از فرايند ثبت شرکت وجود داشت. در اين راستا بعضا مشاهده مي شد نام ذخيره مي شد اما کسي سراغ ثبت شرکت با آن نام نمي آمد. آن نام بعدا در بازار غير رسمي خريد و فروش مي شد. اصلاحي که در اين رابطه انجام شد اين بود که در حال حاضر تعيين نام در فرآيند ثبت شرکت اتفاق مي افتد. يعني حتما بايد مدارک کامل براي ثبت شرکت ارايه شود، مراحل کارشناسي انجام شود، تعيين نام بر اساس دستوالعمل در اين فرآيند صورت گيرد سپس به مراحل بعدي برسد. بنابراين تلاش شده تا تعيين نام به صورت ضابطه مند انجام شود. البته حتما در چارچوب قوانين و مقررات نسبت به پالايش و حذف نام هايي که در بانک اطلاعاتي ذخيره شده است و بعد از گذشت سالها نسبت به ثبت شرکت مرتبط اقدام نشده است اقدام خواهد شد.

هنوز هم اين موضوع که تعيين نام بايد سه بخشي باشد وجود دارد؟

در بحث تعيين نام زماني اين موضوع مطرح مي شد که نام شرکت حتما بايد سه سيلابي باشد. البته رويه­ي مدون و قانوني در اين زمينه وجود نداشت. مهم اين است که نام شرکت بايد فارسي باشد. از طرفي معيارهاي ديگري بر اين امر حاکم است. مثلا مغاير اخلاق حسنه نباشد. اين موضوع سبب خواهد شد که محدوديت هايي براي نام­ها شکل بگيرد. ولي اگر همين حالا هم يک کلمه فارسي تک سيلابي معني دار و منطبق بر ضوابط و معيارهاي مندرج در دستورالعمل تعيين نام وجود داشته باشد که سابق ثبت نداشته باشد مشکلي براي ثبت ندارد.

يعني در حال حاضر مي توان شرکتي را با نام يک بخشي ثبت کرد؟

بله. فقط مشروط بر اينکه در بانک ما پيش از آن ثبت نشده باشد و منطبق بر معيارهاي مندرج در دستورالعمل باشد.

قبول داريد روندي که در گذشته بود و بر اساس آن شرکت ها مجبور بودند سه بخشي نام خودشان را ثبت کنند به نوعي که کلمات بدون تناسب بودند؟

اين موضوع بسيار مشاهده شده است. اينکه سه کلمه اي که هيچ ارتباطي با همديگر ندارند در کنار هم قرار مي گيرند تا نام يک شرکت باشند. حتي بعضا اين اتفاق مي افتد که از نام شرکتي معروف استفاده و با دو کلمه ديگر که بعضا ناهمگون هم مي باشد ترکيب و نام جديدي شکل مي گيرد. چنين نام هايي در صنعت و تجارت فراوان ديده مي شود به هر حال با رويه هايي که تعيين شد اين اتفاق تا حدي اصلاح شد و تا حد امکان جلوي حواشي گرفته شد. از آن مهم تر رويه براي مردم نيز شفاف تر شد. هم اينک متقاضيان در فرايند ثبت الکترونيکي شرکت متوجه خواهند شد به چه دليلي اسم پيشنهادي شان براي يک شرکت رد شده است. در اطلاع رساني هاي الکترونيکي و پيامکي فرآيند ثبت شرکت، يکي از مواردي که براي متقاضيان ارسال مي شود همين است که نام پيشنهادي شان براي شرکت به چه دليلي رد شده است يا چه اشکالي دارد. ممکن است مشابه داشته باشد. اتفاق مهم ديگري که در حوزه شفاف سازي و اصلاح فرايندها افتاده است اينکه امکاني فراهم آمده است تا افرادي که مي خواهند براي ثبت شرکت اقدام کنند بتوانند با مراجعه به سايت سازمان، نامي را که مي خواهند به عنوان نام شرکت خود انتخاب کنند جستجو نمايند و از عدم ثبت آن در گذشته يا وجود نام هاي مشابه، مطلع گردند. با اين فرايند مشخص مي گردد که چه نام هايي را نبايد انتخاب کنند.

اين فرآيند به طور کامل در حال حاضر صورت مي پذيرد؟

به هر حال مي توان گفت که در برخي موارد بر سر تعيين نام شرکت ها مشکلاتي وجود داشته يا هم اينک هم ممکن است ديده شود. البته با کمک همکاران شريف و زحمتکش­مان در ثبت شرکتها، به سمتي مي رويم که اين موارد روز به روز شفاف تر شود و از حالت سليقه اي بيرون آيد.

فرآيند ثبت شرکت براي يک شرکت تجاري در حال حاضر چه اندازه هزينه دارد؟

ما انواع شرکت داريم و براي ثبت شرکت چند نوع هزينه وجود دارد. يکي از اين هزينه ها حق الثبت است. بسته به نوع شرکت هم فرمول مشخصي دارد. ميزان آن هم بر اساس قانون است و ما در سازمان ثبت آن را تعيين نمي کنيم. يک هزينه هم شامل هزينه چاپ آگهي در روزنامه است. اين پول براي روزنامه رسمي است و ارتباطي به سازمان ثبت ندارد. هزينه آگهي هم با توجه به تعداد کلمات و حجم مطلب متفاوت است. هزينه ديگري هم براي پست وجود دارد. هيچ هزينه ديگري براي ثبت شرکت خارج از تغرفه هاي قانوني نبايد پرداخت شود.

شرکت هايي همانند کارگزاري ها براي بورس در اين حوزه هم فعالند؟

بله شرکت هايي وجود دارند که براي اقدامات اداري ثبت شرکت درخواست متقاضيان را اخذ و به عنوان وکيل آنان اقدام مي کنند. اما رسميت و نقش آنها مانند کارگزاري هاي بورس نيست و رسميت آنان را ندارند. البته بايد توجه شود که با اينترنتي و الکترونيکي شدن فرايند ثبت شرکت، متقاضيان نيازي به مراجعه و پيگيري حضوري يا با واسطه هم چون گذشته ندارند و بسياري از امور در محيط مجازي و بدون واسطه انجام مي شود.

ارزيابي شما از وجود اين شرکتها خوب است؟

اينکه مثبت يا منفي است مي توان به آن از هر دو زاويه نگاه کرد. يعني هم جنبه خوب دارد و هم مي توان براي آن جنبه بد در نظر گرفت. اينکه براي ثبت يک شرکت و به واسطه نا آشنايي يا عدم آگاهي مردم با فرآيند ثبت شرکت، بدون حساب و کتاب از مردم پول گرفته شود و بخشي از آن را به نام همکاران شريف ما تمام کنند بسيار بد است. سازمان ثبت به شدت با اين امر و زير سوال بردن به نا حق سلامت کاري همکارانش مشکل دارد. خوشبختانه از لحظه اي که سامانه اينترنتي ما در ماه تير راه اندازي شد خيلي اين حواشي کمتر شده است. خيلي از مردم مي توانند مستقيم به سايت مراجعه و اقدام کنند. از طرفي هم چون فرآيند ثبت شرکت ها امري نسبتا تخصصي و کارشناسانه است برخي از متقاضيان فکر مي کنند که با مراجعه به اين شرکت هاي واسطه در انجام کارشان تسهيل انجام مي شود. البته بايد اذعان داشت که آشنايي کامل به فرايند ثبت شرکت و زير و بم ها و ريزه کاري هاي تخصصي و قوانين و مقررات مرتبط با آن از بروز اشتباهات و اشکالات جلوگيري مي کند و از اين رو در ثبت شرکت تسريع مي شود ولي اين امر نبايد زمينه سوء استفاده و برخورد غيرمنصفانه شرکتهايي که در اين حوزه فعاليت مي کنند را با متقاضيان و اخذ وجوه هنگفت از آنان را فراهم آورد.

در سال هاي گذشته ما يک رکود اقتصادي داشتيم. فرآيند تعداد ثبت شرکت هاي تجاري در اين سال ها چگونه بود؟

در اين حوزه هم مقداري شاهد کاهش تقاضاي ثبت شرکت بوديم. بخشي از اين امر به ايجاد رويه هاي کنترلي و دقيق تر براي پيشگيري از ثبت شرکت­هاي به اصطلاح کاغذي و سوري بر مي گردد. البته توجه شود که سازمان مرجع ثبت شرکت است و بر اساس قوانين فعلي، کاري به فعاليت هاي شرکت ندارد. ما مرجع ثبت هستيم و نظارت به روند فعاليت جاري شرکت ها بر عهده نهادها ذيربط است. شرکتها از نظر تخصصي و عملکردي توسط نهادهاي مختلفي نظارت مي شوند. به طور مثال موسسه هاي مالي و اعتباري از بانک مرکزي براي فعاليت شان مجوز مي گيرند به همين دليل بانک مرکزي بر نحوه عملکرد آنها نظارت دارد. در حال حاضر به سازمان فقط براي ثبت تغييرات و يا درخواست انحلال شرکتها مراجعه مي­شود.

نحوه روبرو شدن شما در سازمان ثبت با « فساد » چگونه است؟

ريشه بسياري از فسادها در سيستم­هاي اداري وجود رويه هاي نا شفاف است. سازماني که نا شفاف باشد قطعا با فساد درگير است. سازمان در طي سال­هاي اخير بسيار تلاش نموده است تا با آسيب شناسي و اصلاح فرايندها و ارايه خدمات در محيط مجازي و با استفاده از سيستم­هاي الکترونيکي زمينه هاي بروز فساد را به صورت ريشه اي از بين ببرد يا حتي الامکان کاهش دهد. قطعا کاهش مراجعات مردم و کمتر درگير نمودن آنها در پيچ و خم هاي اداري يا رفع گلوگاه ها و پيچيدگي هاي کار نقش مهمي در اين راستا دارد. اين موضوع با مکانيزه نمودن ده­ها فرايند و خدمت ثبتي و ارايه آن ها به صورت الکترونيکي تعديل شده است. البته ما هم اينک در دوره گذار از وضعيت سنتي به وضعيت مطلوب هستيم و تا رسيدن به آن وضعيت اقدامات متعددي مانند تکميل و پالايش بانک هاي اطلاعاتي، فرهنگ سازيهاي لازم و تامين زيرساختهاي مورد نياز و بسياري اقدامات ديگر بايد صورت پذيرد که قطعا نيازمند حمايت دستگاه هاي ذيربط و مردم است.