چگونه در دورکاری کارایی سازمان‌مان را حفظ کنیم؟

درحالی‌که همه ی ما آرزو می‌کنیم که شرایط کشور هر چه سریع تر به روال عادی برگردد. واقعیت این است که کسب‌وکارها لازم است از راهکار هایی استفاده نمایند که تا حد ممکن از بوجود آمدن اختلال در عملیات اجرایی خود در زمان اجرای دورکاری جلوگیری کند.

از اسفند ۹۸ بسیاری از شرکت‌ها به انتخاب خود به دورکاری یا انجام امور در خارج از محیط سازمان روی آورده‌اند (حتی احتمال دارد در آینده به امری قانونی و لازم‌الاجرا بدل شود) و برای تحقق این امر از بسیاری از ابزارهای دیجیتال از جمله ارتباطات ویدیویی و کنفرانس‌های تحت وب، پیام‌رسان‌ها، تلفن‌های ابری، ایمیل، فضای ذخیره‌سازی اطلاعات آنلاین و … استفاده می‌کنند.

در همین راستا در این مقاله سعی داریم برخی مزایایی که نرم‌افزارهای CRM ابری برای انجام دورکاری فراهم می‌آورند را ذکر نماییم. اما پیش از آن خیلی کوتاه ۲ مفهوم را مرور کنیم.

CRM چیست ؟

CRM مخفف مدیریت ارتباط با مشتری و به مجموعه استراتژی‌ها، فرایند‌ها، داده‌ها و نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که به سازمان کمک ارتباط بهتری با مشتریانش برقرار کند.

نرم‌افزار CRM چیست ؟

نرم‌افزار CRM به سازمان‌ها کمک می‌کنند فرایندهایی که در حوزه بازاریابی، فروش و خدمات پس از فروش طراحی کرده‌اند، به‌صورت مکانیزه اجرا شود و هر کدام از نیروهای سازمان در زمان مقرر تعهداتی که در قبال مشتری دارد را انجام دهد. همچنین همزمان با اجرای این فرایندها اطلاعات جامعی مربوط به مشتریان ایجاد شده که سازمان بتواند با تحلیل آنها به صورت شناخت جامع‌تری از مشتریان خود بدست آورده و بر اساس آن استراتژی ها و اهداف خود در قبال مشتریان را تعیین، اصلاح و کنترل کند.

مزایای CRM ابری برای انجام دورکاری:

دسترسی به اطلاعات مورد نیاز از هر نقطه جغرافیایی

برای رفع نیاز کارمندان به دسترسی به اطلاعات مرتبط کاری، راهکارهای ابری می توانند از هر نقطه ای از جهان(از جمله خانه!!!) قابل دسترس باشند. تمام آنچه کارمندان به آن نیاز دارند اینترنت و وسیله (لپ‌تاپ، موبایل و …) است که بتوانند با آن به نرم‌افزار CRM سازمان وارد شوند و پس از آن به کلیه اطلاعات مربوط به مشتریان، کارهای اختصاص یافته، سوابق عملیاتی، مستندات مرتبط با خود دسترسی داشته باشند.

انجام کار گروهی از راه دور

هنگامی که کارکنان مشغول دورکاری هستند به راه‌هایی احتیاج خواهند داشت که بتوانند برای به نتیجه رساندن پروژه‌ها به صورت گروهی همکاری کنند و همچنین از دیگر اتفاقات رخ داده در شرکت باخبر شوند. CRM ابری به کاربران اجازه خواهند داد که باوجود عدم حضور فیزیکی در یک فضای مشخص برای یکدیگر کار را تعریف کنند، خروجی فعالیت‌های انجام شده یکدیگر را مشاهده کنند، نظرات خود را در رابطه با موضوعی خاص به صورت کامنت بیان کنند و سابقه فعالیت‌های انجام شده هر کدام از همکاران خود را مشاهده کنند.

گزارش‌گیری مدیران از فعالیت‌های روزانه انجام شده

دورکاری به معنای آن است که دیگر ارتباطات حضوری گذشته با کارمندان معنا نخواهد داشت و عملا گرفتن اطلاعات و گزارش پیشرفت فعالیت‌ها و پروژه‌ها دیگر به سادگی گذشته نیست. از این فراتر برای برخی از مدیران که لازم بود با چشم های خودشان ببیند که نیروها در حال کار هستند!!!!! (بماند که خروجی دارند یا خیر) دیگر این امکان فراهم نیست، مگر اینکه در خانه همه دوربین قرار دهند!!.

زمانی که کارمندان با استفاده از CRM ابری از هر مکانی بر روی پروژه‌ها و تعاملات مرتبط با مشتریان فعالیت‌های خود را ثبت می‌کنند و با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند، مدیران نیز به سادگی می‌توانند گزارشات روزانه و هفتگی خود را دریافت کنند. این گزارش‌ها در صورتی که به درستی پیاده‌سازی شده باشند به راحتی یک دید ۳۶۰ درجه از کسب‌وکار و وضعیت فعالیت کارمندان را ارائه داده و همچنین با استفاده از قابلیت‌های تعاملی نرم‌افزار مدیران می‌توانند بازخورد فعالیت‌ها را نیز به اطلاع افراد برسانند.

عدم نیاز به سرمایه‌گذاری بالا برای

سیستم‌های ابری نیازی به سرور و تجهیزات شبکه نداشته و این هزینه‌ها حذف می‌شود. همچنین با توجه به اینکه نرم‌افزار به صورت اشتراکی فروخته می‌شود نیازی به خرید لایسنس هم نیست و می‌توان برای یک مدت کوتاه (به عنوان مثال ۳ ماه) اشتراک را خریداری و پس از عبور از بحران کنونی و در صورت پاسخگویی به نیازها اشتراک را تمدید کرد.

راه‌اندازی سریع، آسان و از راه دور

همان‌گونه که ذکر شد سیستم‌های ابری نیازی به سرور نداشته و به تبع آن نیازی به نصب هم حتی ندارند. یعنی از زمان تصمیم نهایی تا ایجاد حساب کاربری CRM کمتر از ۱ دقیقه زمان مورد نیاز است. البته بسیار شرکت ها نیاز دارند که نیروهای آنها آموزش ببیند و همچنین نرم‌افزار برای آنها متناسب‌سازی شود که با توجه به تجربه شرکت‌های ارائه کننده CRM ابری انجام تمامی این موارد به صورت آنلاین و با سرعت بالا امکان‌پذیر است.

و در پایان

در صورتی که تمایل داشتید محیط یک CRM ابری را مشاهده کرده و حتی مدتی به صورت رایگان از آن استفاده نمایید می‌توانید به وب‌سایت SarvCRM مراجعه فرمایید.