راز داشتن یک جلسه آنلاین موفق

در دنیای امروز که دورکاری و مشاغل از راه دور به پدیده‌ای معمولی تبدیل شده‌اند، برگزاری جلسات کاری حضوری سخت است. جمع‌کردن افرادی که شاید هرکدام صدها کیلومتر با همدیگر فاصله داشته باشند، کار پرزحمت و پرهزینه‌ای است.

اما لزومی هم ندارد حتما جلسه‌ای حضوری برگزار کنیم. اینترنت که باعث ایجاد همین شغل‌های از راه دور شده است، خود می‌تواند ابزاری برای برگزاری جلسات آنلاین غیرحضوری هم ارائه دهد؛ مثلا شما می‌توانید در برنامه‌هایی مثل اسکایپ یا اووو (ooVoo) یک جلسه آنلاین با مکالمه تصویری گروهی برپا کنید.

برگزاری چنین جلسه‌ای به لحاظ فنی کار سختی نیست؛ اما اگر چند نکته را رعایت نکنید، این جلسات آنلاین می‌توانند به چیزی آزاردهنده برای همه بدل شوند.
شما می‌توانید با رعایت نکات زیر، جلسات آنلاین مفیدی داشته باشد.

چگونه یک جلسه آنلاین موفق داشته باشیم؟

شما برای ایجاد یک جلسه آنلاین موفق باید کارهایی را پیش از جلسه، در حین جلسه و پس از اتمام آن انجام دهید.

۱- کارهای پیش از جلسه

بیازمایید

تمرین و آزمایش باعث می‌شود هر کاری تمام و کمال انجام شود. اگر شما برای برگزاری یک جلسه آنلاین نرم‌افزاری نصب کرده‌اید که قبلا از آن استفاده نکرده‌اید یا لااقل برای مکالمات مهم مثلا با مشتریان و شرکا آن را به کار نبرده‌اید، بهتر است قبل از جلسه آن را به همکاری یکی از دوستان یا همکاران خود تست کنید.

کیفیت و صدا تصویر آن را چک کنید و حالت‌های بهینه تنظیمات را بیابید.

همچنین نرم‌افزار شما احتمالا ابزارهایی برای به اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش که امکان استفاده از پاورپوینت، ویدئو، اسناد تا نرم‌افزارهای دیگر را نیز می‌دهد، داشته باشد. شما باید پیش از جلسه تمام این امکانات و ابزارها را تست کنید، نحوه کارکرد آن‌ها را یاد بگیرید، آن را به‌صورت بهینه تنظیم کنید و یاد بگیرید در صورت بروز اشکال چگونه آن را رفع کنید.

اگر هم این امکان وجود دارد که مثلا برای نمایش مکالمه گروهی صوتی یا تصویری عکس یا تصویری بگذارید، بد نیست که لوگوی شرکت خود در آن آپلود کنید.

برای جلسه برنامه‌ریزی و افراد را دعوت کنید

برنامه‌ریزی برای یک جلسه آنلاین به شما این امکان را می‌دهد که از قبل جزئیات جلسه، موضوع، تاریخ، ساعت، هدف، صورت‌جلسه و تمام موارد مدنظر را تنظیم کنید. پس‌ازآن می‌توانید همه این جزئیات را در نرم‌افزاری مثل نرم‌افزارهای یادداشت‌برداری، پاورپوینت یا حتی خود نرم‌افزار چت بنویسید.

همچنین شما می‌توانید به تمام افرادی که قرار است در جلسه حاضر باشند، ایمیل بفرستید و اطلاعات جلسه را به آن‌ها نیز ارائه دهید. اگر این امکانش وجود دارد، بد نیست لینکی را که فرد با کلیک روی آن می‌تواند وارد جلسه آنلاین شود، در ایمیل بیاورید.

اگر هم‌ چنین گزینه‌ای وجود ندارد، بهتر است در ایمیل توضیح دهید که افراد چگونه و با طی چه مراحلی می‌توانند در جلسه آنلاین حاضر شوند. مزیت چنین کاری این است که شما و کسانی که قرار است در این جلسه آنلاین حاضر باشند، دقیقا خواهند دانست که برای شرکت در جلسه چه‌کار بکنند.

همچنینبهتر است در این ایمیل دعوت برای جلسه، دستور جلسه را نیز برای شرکت‌کنندگان بفرستید.

در ضمن بد نیست اگر شما برنامه زمانی موضوعات جلسه را نیز بنویسید؛ مثلا تنظیم کنید که قرار است ده دقیقه اول در مورد یک موضوع و ده دقیقه بعد در مورد موضوع دیگری حرف خواهید زد.

این قضیه به‌خصوص زمانی مهم است که مثلا قرار است با مشتریان خود جلسه داشته باشید و آن‌ها هیچ علاقه‌ای ندارند در مورد موضوعی که به آن‌ها ربطی ندارد، وقت صرف کنند. این برنامه زمانی جلسه به افراد اجازه می‌دهد فقط زمانی وارد جلسه شوند که قرار است موضوع مرتبط با آن‌ها مطرح شود.

در ضمن یادتان باشد یک جلسه آنلاین نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشد.

آنچه را می‌خواهید بگویید یادداشت کنید

در جلسات حضوری و رودررو، اینکه شما برای سخنرانی یا توضیح یک مسئله بخواهید آن را از روی کاغذ بخوانید، چندان جالب به نظر نمی‌آید. چنین کاری باعث می‌شود دیگران فکر کنند که شما چندان درباره چیزهایی که می‌گویید مطمئن نیستید یا خیلی از آن سر درنمی‌آورید. این کار در جلسات حضوری رفتاری غیرحرفه‌ای است.

اما در جلسات آنلاین می‌توانید از این یادداشت‌ها و متن‌های از پیش آماده‌شده بهره ببرید. می‌توانید این یادداشت‌ها را کنار دستتان روی میز بگذارید تا مطمئن شوید در طول جلسه چیزی را از قلم نمی‌اندازید.

اگر شما دو نمایشگر دارید و یا می‌توانید یک یا چند نمایشگر دیگر نیز به کامپیوتر خود وصل کنید، این نمایشگرهای اضافی می‌توانند به شما کمک بسیاری بکنند.

برخی نرم‌افزارهای مخصوص جلسات آنلاین به شما اجازه می‌دهند که انتخاب کنید تصویر صفحه چت در کدام نمایشگر نشان داده‌ شود و صفحه کدام نمایشگر برای بقیه افراد قابل‌دیدن باشد.

در این حالت بهتر است هر نرم‌افزار، فایل و سندی را که می‌خواهید به بقیه نشان دهید، به یکی از نمایشگرها منتقل کنید و نرم‌افزار را تنظیم کنید که تصاویر این صفحه‌نمایش را برای بقیه نیز ارسال کند.

اما اگر یادداشت‌هایی رو کامپیوتر دارید یا صورت‌جلسه‌ را در کامپیوتر نوشته‌اید و یا هر چیزی دارید که نمی‌خواهید به بقیه نشان‌ دهید، آن را روی نمایشگر دیگر بگذارید.

جای ساکتی پیدا کنید

احتمالا شما هم ویدئو مشهوری را که در آن یک شبکه خبری با کارشناسی تماس تصویری گرفته بود و مشغول صحبت بودند و ناگهان فرزند این کارشناس در اتاق را باز می‌کند و وارد اتاق می‌شود، یادتان هست.

چنین اتفاقی در سطح رسانه‌ها چندان مسئله‌ای نبود؛ اما مثلا در یک جلسه مهم چه به‌عنوان مدیر جلسه و چه به‌عنوان کسی که قرار است در جلسه آنلاین شرکت‌ کند، بروز چنین چیزی چندان جالب نیست.

درست است که مثلا شما نمی‌توانید صدای عبور یک کامیون از کوچه را حذف کنید، اما اگر بتوانید یک اتاق ساکت برای برگزاری جلسه داشته باشید، بسیار خوب است.

مسئله دیگری هم که باید به آن توجه کنید این است که ممکن است در جلسه آنلاین، شما مطالب محرمانه‌ای نیز مطرح شوند که نباید کس دیگری از آن‌ها مطلع شود. در این صورت هم بهتر است جلسه خود را در یک اتاق خصوصی برگزار کنید.

همچنین بهتر است یک هدفون و میکرون استفاده کنید تا اکوی صدا بلندگوی کامپیوتر شما دوباره روی میکروفون نیفتد. هرچند بسیاری از نرم‌افزارهای چت، ابزارهایی برای حذف این اکو دارند، اما استفاده از هدفون و میکروفون بسیار بهتر است.

میز و دسکتاپ خود را تمیز کنید

در جلسات حضوری اشکالی ندارد که روی میز جلسه استکان چای و قهوه یا حتی ظرف شکلات وجود داشته باشد.

اما اگر قرار است در دوربین یا وب‌کم کامپیوتر شما، میز کارتان هم دیده شود، بهتر است آن را تمیز و مرتب کنید.

از آن‌سو صفحه‌نمایشی هم که قرار است با بقیه به اشتراک گذاشته شود تا آن‌ها هم ببینند، باید تمیز باشد. بهتر است هر فایلی دیگری غیر از چیزهایی را که می‌خواهید نمایش دهید، داخل یک پوشه بریزید تا دسکتاپ‌ تمیزی داشته باشد.

وجود آیکون‌ها و فایل‌های اضافی روی دسکتاپ اولا باعث به هم خوردن تمرکز اعضای جلسه می‌شود و از آن‌سو شاید شما فایل محرمانه‌ای روی دسکتاپ خود داشته باشید که بهتر باشد بقیه آن را نبینند.

بهتر است در طول جلسه از حالت incognito برای مرورگر کروم یا حالت خصوصی در اپرا و فایرفاکس استفاده کنید.

اگر قرار است علاوه بر این نرم‌افزارها و فایل‌ها، چیزهایی را هم با مرورگر کامپیوتر خود نشان دهید، بهتر است آن را نیز تمیز کنید؛ مثلا می‌توانید نوار بوکمارک‌ها (Bookmarks) را پنهان کنید یا حتی تاریخچه مرورگر را نیز پاک کنید.

اما درصورتی‌که می‌توانید، بهتر است از حالت incognito در گوگل کروم یا Private browsing در موزیلا و اوپرا استفاده کنید.

نرم‌افزارهای پیام‌رسانی را ببندید

اینکه وسط جلسه آنلاین ناگهان نوتیفیکیشن تلگرام روی کامپیوتر شما بالا بیاید و مثلا پیامی را نمایش دهد اتفاق جالبی نیست.

خیلی هم مهم نیست که آیا محتوای پیام از روی نوتیفیکیشن دیده می‌شود یا نه درهرصورت چنین اتفاقی تمرکز بقیه افراد را بر هم می‌زد. در نتیجه بهتر است در حین جلسه هر نرم‌افزار پیام‌رسانی بسته باشد.

فایل‌ها و برنامه‌ها را باز کنید

اگر می‌خواهید نرم‌افزار یا فایلی را به بقیه افراد در طول جلسه نشان دهید و مثلا آن را روی مانیتور دیگری نمایش دهید، بهتر است قبل از جلسه آن‌ها را بازکرده و روی نوار وظیفه کامپیوتر کوچک کنید.

زیرا اگر بخواهید در وسط جلسه آنلاین آن‌ها را باز کنید، ممکن است زمان زیادی ببرد و حوصله بقیه را تنگ کند.

۲- پس از آغاز جلسه

برگزاری جلسه

مثل هر جلسه دیگری، در یک جلسه آنلاین هم همیشه یکی دو نفر پیدا می‌شوند که دو یا سه دقیقه تاخیر داشته باشند. بهتر است صبر کنید همه حاضر شوند و سپس جلسه را شروع کنید.

این قضیه همچنین به افراد شرکت‌کننده اجازه می‌دهد که اگر پیش از آن یکدیگر را نمی‌شناسند، با هم آشنا شوند.

بقیه را ساکت کنید

اگر قرار است که در جلسه آنلاین شما تعداد زیادی افراد شرکت کنند، این احتمال وجود دارد که مجموع نویزی که میکروفون‌های آن‌ها تولید می‌کند بسیار زیاد باشد. این نویز هم آزاردهنده است و هم باعث از بین رفتن تمرکز بقیه می‌شود.

در نتیجه بهتر است شما نرم‌افزاری برای جلسه انتخاب کنید که اولا امکان بستن صدای شرکت‌کننده‌ها را به شما به‌عنوان مدیر جلسه بدهد و هم امکانی در آن وجود داشته باشد که اگر فردی برای سوال پرسیدن دست بلند کرد آن را تشخیص داده و به شما خبر دهد تا میکروفون او را باز کنید.

مثبت باشید و سرعت حرف زدن خود را کنترل کنید

اگر افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند هرکدام از یک جای دنیا هستند، احتمالا صدا و تصویر شما با کمی تاخیر به آن‌ها برسد. برای برخی هم ممکن است این تاخیر وجود نداشته باشد. این تاخیر‌ها تاثیرات منفی زیادی روی شرکت‌کنندگان می‌گذارند.

در نتیجه بهتر است آرام حرف بزنید و پس از هر حرفی که می‌زنید چند ثانیه مکث کنید تا همه افراد حرف‌های شما را بشوند.

از کلمات استفاده کنید

اگر دیگران قرار نیست چیزی ببینند و تنها راه ارتباط، کلام است و شما مجبور می‌شوید چیزی را از توضیح دهید که افراد تصویری از آن ندارند. در این حالت باید بیشتر به توصیف آن بپردازید. این مسئله به ایجاد یک ارتباط روشن و واضح کمک می‌کند.

توضیحات شما باید آن‌قدر واضح و روشن باشند که جای زبان بدن شما را هم بگیرند.

بقیه شرکت‌کنندگان را از یاد نبرید

در حین جلسه بقیه افراد را فراموش نکنید. شاید آن‌ها سوالات یا نظراتی داشته باشند. ممکن است با نوشتن پیام، ارسال ایموجی یا حتی تغییر حالت چت خود (Status) یا پرسیدن سوال مستقیم چیزی را مطرح کنند. فقط یادتان نرود که چشمتان به بقیه هم باشد تا چیزی از دستتان نرود.

اگر کسی خواست سوال بپرسد، از او بخواهید که پیش از سوال پرسیدن، خود را معرفی کند. این مسئله خصوصا هنگامی‌که افراد جلسه پیش از آن با یکدیگر را نمی‌شناسند، مهم است.

در ضمن اگر افراد سوال‌هایی می‌پرسند که طولانی هستند و یا نیازمند پاسخ‌های طولانی‌اند، به آن‌ها بگویید که در انتها جلسه پاسخ آن‌ها را خواهید داد. با این کار شما مطمئن خواهید بود که چیزهایی مهمی را که می‌خواهید می‌توانید بگویید.

اگر در حین جلسه زیاد روی سوال یکی از افراد بحث کنید، ممکن است بقیه خسته شوند و علاقه خود را از دست بدهند.

یادداشت‌برداری کنید

یادداشت‌برداری خوب چیزی است که برای همه جلسات فایده دارد. ابزارهای زیادی هم برای یادداشت‌برداری وجود دارند.

مثلا می‌توانید در یک فایل OneNote که بین همه افراد شرکت‌کننده به اشتراک گذاشته‌شده است، یادداشت‌های خود را وارد کنید. یا اگر از ابزارهای آفلاین استفاده می‌کنید، فایل یادداشت‌های خود را در نهایت برای همه ارسال کنید.

۳- کارهای انتهای جلسه

پرسش و پاسخ

همه آدم‌ها گیرایی یکسانی ندارد و یا اینکه شاید شما نتوانید همه‌چیز را خوب توضیح دهید. چون بعضی چیزها پیچیده هستند و بعضی از چیزهای دیگر نیازمند توضیحات بیشتری هستند.

همه این نکات به این معنی است که افراد شرکت‌کننده در جلسه احتمالا سوال‌هایی دارند. شما به‌عنوان برگزارکننده جلسه آنلاین باید در انتهای جلسه زمانی را برای پرسش و پاسخ در نظر بگیرید.

یک جلسه پرسش و پاسخ بسیار بهتر از این است که شما از افراد بخواهید سوال‌های خود را برای شما ایمیل کنند تا بعدا جواب دهید زیرا ممکن است چند نفر سوال یکسانی داشته باشند.

به‌علاوه یک جلسه پرسش و پاسخ در انتهای جلسه این فرصت را می‌دهد که افراد از دیدگاه‌ها، نظرات و سؤالات دیگر افراد حاضر در جلسه بهره ببرند.

جمع‌بندی کنید

در انتهای جلسه آنلاین یک بار دیگر آنچه را در جلسه گفته شد و تصمیم گرفته شد، جمع‌بندی کنید و دوباره بیان کنید که چه کسی مسئول چه‌کاری است. این کار باعث می‌شود همه متوجه شوند که چه کسی باید چه‌کاری انجام دهد.

این شفافیت بیشتر خصوصا در یک مکالمه ویدئویی که افراد حالت چهره هم یا زبان بدن یکدیگر را نمی‌بینند، مهم است.

ارسال فایل‌های جلسه

پیش از تشکر نهایی و تمام کردن جلسه، بهتر است فایل‌ها و پاورپوینت‌هایی که مثلا از روی آن‌ها برای افراد توضیح دادید یا چیزی را آموزش دادید و یا هر فایلی را که قرار شد به همه افراد بدهید، در بخش گفتگوی متنی نرم‌افزار چت گروهی خود آپلود کنید تا فایل‌ها به دست همه برسد.

از توجه شما ممنونم

وقتی یک دیدار دو‌طرفه تمام می‌شود، شما به‌عنوان میزبان معمولا مخاطب خود را تا دم در همراهی می‌کنید، با او دست می‌دهید و تمام. پیش‌ازاین کار هم مشخصا او با علایم دیگری متوجه می‌شود که جلسه تمام‌شده و باید آن را ترک کند.

ترک کردن یک جلسه آنلاین از این هم ساده‌تر است؛ زیرا فقط یک کلیک لازم دارد.

اما قبل از اینکه مکالمه گروهی را تمام کنید، از همه افراد برای وقت، توجه، نظرات و پرسش‌هایشان تشکر کنید.

با اینکه در جلسات آنلاین پس از اتمام جلسه قرار نیست هیچ‌کس راه دوری برود، اما به علت اختلاف‌زمانی ممکن است هرکسی با چالش‌ها و مشکلات خاصی برای حضور در جلسه آنلاین روبه‌رو بوده باشد.

اگر قرار است پاورپوینت ارائه دهید، باید یک اسلاید نهایی داشته باشید که در آن نام، آدرس ایمیل، شماره تماس و هر اطلاعات تماس دیگری را بگذارید.
در صورتی هم که اسلاید ندارید، ارائه این اطلاعات در بخش گفتگوی متنی در برنامه چت در انتهای جلسه بسیار اهمیت دارد.

۴- پس از جلسه

ایمیل تشکر بفرستید

شما در انتهای جلسه از همه تشکر کرده‌اید و به همین دلیل شاید فرستادن ایمیل تشکر پس از جلسه چندان ضروری به نظر نیاید.
اما شما در این ایمیل تشکری که می‌فرستید می‌توانید انتقادات و پیشنهادها افراد را نیز جویا شوید و از آن‌ها در مورد جلسه بازخورد بگیرید.

• مثلاً می‌توانید از آن‌ها بپرسید آیا جلسه انتظارات آن‌ها را برآورده کرد؟
• آیا چیزی هست که دوست دارند در جلسات آینده ببینند؟

همچنین می‌توانید سوالاتی مرتبط به موضوع جلسه نیز بپرسید؛ اما نباید این سؤالات زیاد باشند. حداکثر ۵ سوال در ایمیل کافی است. هر چه تعداد سوالات کمتر باشد، تمایل افراد به پاسخ‌گویی بیشتر می‌شود.