چگونه از جلسات خسته‌کننده دوری کنیم؟

جلسات از بخش‌های جدایی‌ناپذیر زندگی کاری انسان‌ها هستند. جلسات می‌توانند سخت باشند؛ اما همان‌قدر می‌توانند خسته‌کننده و کسالت‌آور هم باشند.

برگزاری جلسات روش خوبی برای استفاده از عقل جمعی برای تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و حل مشکلات است؛ اما اگر دقت نکنیم، یک جلسه مهم به‌راحتی می‌تواند به حاشیه برود، از موضوع منحرف شود و فایده خود را از دست بدهد.

اما می‌توانیم کاری کنیم که جلسات نه خسته‌کننده باشند و نه از مسیر تعیین‌شده منحرف شوند. شما می‌توانید جلسات تعاملی بسازید که افراد دوست دارند در آن حاضر باشند، گوش دهند، ایده تولید کنند و کاری از پیش ببرند؛ اما چگونه؟

بخندانید

خنده بر هر درد بی‌درمان دواست. خنده مزایای پزشکی اثبات‌شده‌ای دارد و می‌تواند عصبانیت و استرس را از بین ببرد و انرژی ایجاد کند.

معمولا جلسات بلافاصله وقتی همه جمع شدند آغاز می‌شود. با این کاری اعضای تیم معمولا فرصتی برای تغییر یا آماده‌سازی ذهن خود ندارند؛ زیرا پیش از جلسه آن‌ها مشغول کاری بودند و حالا که سر جلسه نشسته‌اند فرصت کافی برای رها کردن آن افکار و تمرکز روی جلسه را نداشتند.

ممکن است کسی از صبح مشغول کار خسته‌کننده‌ای بوده و در نتیجه در زمان جلسه انرژی کافی نداشته باشد. همه این اتفاقات باعث می‌شود افراد به نحو موثری در جلسه مشارکت نکنند.

یک راه خوب برای اینکه همه افراد بتوانند روی موضوع جلسه تمرکز کنند این است که جلسه را با خنده آغاز کنید. یک لطیفه یا ویدئو ساده می‌تواند ذهن افراد را آماده کند، حالشان را جا بیاورد و تمرکز آن‌ها را روی جلسه معطوف کند.

قدم بزنید

اگر شما مدیر جلسه هستید، وقتی قرار است روی صندلی خود بنشینید و برای بقیه افرادی که دور میز نشسته‌اند سخنرانی کنید، میزان ارتباط چشمی شما با افراد کاهش می‌یابد. از آن‌سو به دلیل محدودیت‌های حرکتی نمی‌توانید با زبان بدن خود منظورتان را منتقل کنید.

قدم زدن در جلسه هنگام حرف زدن منافع جالبی دارد. انرژی کارمندان را افزایش می‌دهد، جو همکاری بهتری می‌سازد و ارتباطات را عمیق‌تر می‌کند.

قدم زدن باعث می‌شود محدودیت‌ها برای خلاقیت برداشته شوند و حال افراد بهتر شود. این اتفاق خصوصا هنگامی‌که قرار است به تصویر بزرگ بنگرید یا مسائل سختی را حل کنید، می‌تواند بسیار مفید باشد. همچنین در چنین جلساتی میزان مشارکت افراد نیز بیشتر می‌شود.

فقط درباره ضروریات حرف بزنید

بعضی وقت‌ها جلسات به این خاطر که در آن‌ها موضوعات زیادی بحث می‌شود و تمرکز کردن روی هرکدام سخت است، خسته‌کننده می‌شوند.

یک قاعده خوب می‌تواند این باشد که شما فقط افراد کلیدی را دعوت کنید و از آن‌سو فقط در مورد چیزهایی حرف بزنید که ضروری هستند.

چیزی دیگری که می‌تواند اعضای تیم را خسته کند گزارش‌های هر یک افراد از روند کارهای محوله به آن‌ها است.

راستش این گزارش‌های کاری قبل از اینکه فناوری در حد امروز در دسترس باشد، مفید بودند. ولی راستش امروزه اینکه در جلسات از افراد بخواهید گزارشی از روند کارهای محوله ارائه دهند، غیرمفید است و وقت و حوصله دیگران را هم می‌گیرد.

به‌جای این کار می‌توانید از ابزارهای مدیریت پروژه همچون Trello یا monday.com استفاده کنید. با این ابزارها همه افراد می‌توانند از پشت میز خود، اجرای کارها را گام‌به‌گام ببینید. چنین ابزارهایی گزارش‌های بهینه، پر از جزئیات و مفیدتری از گزارش‌های کوتاه در جلسات ارائه می‌دهند.

وقتی قرار است که جلسه بگذارید و افراد را جمع کنید بهتر است روی مسائل مهم مثل برنامه‌ریزی، حل مسئله و تصمیم‌گیری تمرکز کنید.

نکته آخر هم این است که تعیین چند موضوع بسیار مشخص برای جلسه باعث می‌شود افراد گوش دهند و وارد بحث شوند.

خوراکی بیاورید

آوردن خوراکی به جلسات قدیمی‌ترین روش برای شاد کردن جو جلسه است. این روش جواب می‌دهد؛ زیرا همه خوراکی دوست دارند. البته یادتان باشد خوراکی‌های مضر نیاورید.

چیپس و پفک از آن خوراکی‌های خوشمزه و پرطرفدار هستند اما مثل بسیاری از خوراکی‌های خوشمزه و پرطرفدار، چیز مفیدی نیستند. چربی و نشاسته فراوان آن‌ها را به چیزی مضر تبدیل می‌کنند.

قهوه با خوراکی‌های بدون شکر یا کم شکر می‌تواند گزینه مناسبی باشد. من از طرفداران پاپ‌کورن هستم. پاپ‌کورن هم انرژی دارد و هم بسیار خوش‌طعم است. البته میوه هم می‌تواند انتخاب خوبی باشد؛ اما مشکل میوه این است که احتمالا نیازمند چیزهای دیگری مثل چاقو یا بشقاب است و همچنین بعد از خوردن آن حتما لازم است دست‌ها را بشوییم.

جلسه نگذارید

جلسات اتفاقات مهمی هستند؛ اما نه همیشه. توصیه آخر این است که قبل از برگزاری جلسه، خوب به آن فکر کنید. به این نکته بیندیشید که آیا واقعا جلسه مفید خواهد بود. اگر ذره‌ای به مفید بودن جلسه شک دارید، بهتر است که کلا جلسه‌ای برگزار نکنید.