چطور کارمندان خود را در زمان دورکاری مدیریت کنید؟

با شیوع گسترده ویروس کرونا ، بسیاری از شرکت‌ها و دانشگاه‎ها از کارمندان خود خواسته‌اند تا از طریق دورکاری به فعالیت‌هایشان بپردازند. برای بسیاری از افراد این اولین بار است که در خانه و به‌دور از مدیران و دیگر همکارانشان کار می‌کنند.

دورکاری سیاست‌ها، برنامه‌ها و آموزش‌هایی را می‌طلبد که البته قاعدتا، مدیران باید پیش از مواجهه با شرایط بحرانی به آنها فکر کرده باشند. با این حال، زمانی‌که شرایط به‌سرعت در حال تغییر است، احتمالا این میزان از آمادگی برای بسیاری از مدیران امکان‌پذیر نیست.

خوشبختانه مراحل و ابزارهای مشخصی وجود دارد که مطالعات نشان می‌دهد، مدیران حتی اگر برنامه‌ریزی نکرده باشند، در کوتاه‌مدت می‌توانند با به‌کارگیری آنها، به افزایش بهره‌وری و درگیری شغلیِ کارمندانشان کمک کنند.

چالش‌های رایج دورکاری

برای شروع، بهتر است مدیران عواملی را که ممکن است کار از راه دور را سخت کند، درک کرده و مورد بررسی قرار دهند. در غیر این صورت، احتمالا حتی عملکرد کارمندان با بهره‌وری بسیار بالا هم تحت تاثیر قرار می‌گیرد. در ادامه به برخی چالش‌های دورکاری اشاره شده است:

نبود نظارت مستقیم

یکی از نگرانی‌های مدیران و کارمندان درباره دورکاری، نداشتنِ تعامل مستقیم است. سوپروایزرها و ناظران نگرانند که کارمندان به اندازه کافی کارآمد نباشند؛ هرچند تحقیقات نشان می‌دهد که در برخی از شغل‌ها عکس این قضیه صادق است.

از سوی دیگر، مشکل کارمندان نداشتن ارتباطات مستقیم و از دست دادن حمایت‌های مدیریتی‌ است. گاهی آنها احساس می‌کنند مدیرانشان، هیچ‌ آگاهی و ایده‌ای از مشکلات آنها ندارند و در نتیجه نمی‌توانند کمکی کنند.

عدم دسترسی به اطلاعات

برای کارمندانی که به‌تازگی و برای اولین بار دورکاری را تجربه می‌کنند، انرژی و زمان مورد نیاز برای کسب اطلاعات از سوی همکارانشان، غافلگیرکننده است. گاهی حتی، پاسخ به پرسش‌های بسیار ساده ، پیچیده می‌شود.

فراتر از پرسش‌های کاری، این پدیده بعضا به چالشی برای روابط بین فردی در میان همکاران تبدیل می‌شود.

تحقیقات نشان می‌دهد، نبود «دانش مشترک» در میان همکارانِ دورکار، باعث می‌شود که آنها درک کمتری از شرایطِ سخت یکدیگر داشته باشند.

به‌عنوان مثال در دفتر کارتان، وقتی شما می‌دانید که همکار شما روزِ سختی را داشته، یک پیام یا ایمیلی با لحن تند از طرف او، برای شما چندان ناراحت‌کننده نیست و آن را به‌حساب نگرانی همکارتان می‌گذارید.

اما در دورکاری، شما هیچ ایده‌ای از شرایط فعلیِ همکارتان ندارید. بنابراین ممکن است از پیام او ناراحت شوید و در بهترین حالت، او را یک کارمند غیرحرفه‌ای بدانید.

ویدیو کنفرانس یکی از بهترین گزینه‌ها برای ارتباط با کارمندان دورکار است.

انزوای اجتماعی

یکی از رایج‌ترین شکایت‌ها در مورد دورکاری، تنهایی است. به‌عبارت دیگر، تعامل اجتماعی که در محیط کار وجود دارد، در دورکاری نیست. تصور می‌شود، این انزوا برای برون‌گراها آزاردهنده‌تر باشد؛ به‌ویژه اگر شرایط کار جدیدشان به‌گونه‌ای باشد که فرصتی برای ارتباط با دیگران نداشته باشند.

در طولانی‌مدت، این روند ممکن است باعث کاهش احساس تعلقِ کارمندان به سازمان شود، یا حتی افزایش تمایلِ آنها برای دورکاری را به‌همراه داشته باشد.

حواس‌پرتی‌ها در خانه

«پدر یا مادری که فرزندش را بغل کرده و روی مبل یا کف اتاق نشیمن با لپ‌تاپش کار می‌کند» این تصویری است که اغلب از دورکاری نشان داده می‌شود.

واقعیت این است که این نمایشی وحشتناک از دورکاری‌ست. توصیه می‌شود که کارفرماها از فضا و شرایط کارمندان دورکارشان اطمینان حاصل کنند. بهتر است فضایی اختصاصی برای کار در نظر گرفته شده و برای مراقبت از فرزندانشان کمک داشته باشند.

با این حال، مانند این روزها، گاهی شرایطی پیش‌ می‌آید که بسیاری از کارمندان و شرکت‌ها آمادگی لازم و کافی را برای دورکاریی ندارند.

در عین حال مدارس تعطیل هستند و والدین علاوه بر شغلشان، مسئولیت‌های غیرقابل پیش‌بینی دیگری در حین کار دارند. بنابراین مدیران باید انتظار حواس‌پرتی‌ها را به‌دلیل مطالبات خانواده و اتفاقاتی که در محیط غیرکاری می‌افتد، داشته باشند.

مدیران چگونه می‌توانند از راه دور از کارمندان خود حمایت کنند؟

اگرچه دورکاری مملو از چالش‌های فراوان است، اما روش‌ها و ابزارهایی نسبتا ارزان و سریع وجود دارد که می‌تواند چالش‌های ذکرشده را تا حدی مرتفع کند. برخی از اقداماتی که مدیران می‌توانند انجام دهند، عبارتند از:

روزانه و به‌طور منظم، با کارمندانتان تماس بگیرید

مدیران موفق معمولا مکالمات روزانه با کارمندان خود دارند. اگر کارمندان شما به‌شکلی گروهی با هم در ارتباط نیستند و فعالیت‌هایشان به‌هم مرتبط نیست، این تماس‌های تلفنی تک‌به‌تک انجام می‌شود.

درصورتی‌که فعالیت آنها به‌نوعی به‌هم پیونده خورده و با همکاری یکدیگر پروژه‌ای را جلو می‌برند، نیازی به تماس‌های جداگانه نیست.

یکی از موضوعات مهم در این زمینه این است که این تماس‌ها به‌طور منظم و در زمانی قابل پیش‌بینی انجام شود.

در حقیقت این فرآیند جهت تبادل نظر با کارمندان صورت می‌گیرد، تا آنها بدانند که پرسش‌هایشان شنیده می‌شود و می‌توانند روی مشورت با شما حساب کنند.

اَپ‎ها و روش‌های مختلف را برای برقراری ارتباط در نظر بگیرید

به‌طور قطع ایمیل برای برقراری ارتباط با زیردستان کافی نیست. ویدیو کنفرانس یکی از بهترین‌ گزینه‌هاست؛ از یک‌سو دیدن چهره افراد کمک‌کننده است و از سوی دیگر این نوع ارتباط منجر به افزایش «دانش مشترک» میان کارمندان می‌شود.

کاهش احساس تنهایی و انزوا از دیگر مزایای ویدیو کنفرانس است.

در عین حال، برای مکالمات پیچیده یا حساس، این نوع ارتباط به ارتباط مکتوب یا تلفنی اولویت دارد.

برای مکالماتِ کمتر رسمی یا زمانی که سرعتِ برقراری ارتباط اولویت دارد، بهتر است از پیام‌رسان‌های موبایلی استفاده کنید. اپلیکیشن‌هایی مانند slack، زوم یا مایکروسافت تیم از این دست پیام‌رسان‎‌ها هستند.

یکی از ضروری‌ترین اقداماتی که یک مدیر می‌تواند انجام دهد، ایجاد روش‌هایی برای برقراری ارتباطات غیرکاریِ میان کارمندان است.

اگر شرکت شما در حال حاضر دسترسی به ابزارهای تکنولوژی از این دست ندارد، می‌توانید از نسخه‌های ساده‌تر این ابزارها در کوتاه‌مدت بهره ببرید.

برای اطمینان یافتن از سطح امنیت این ابزارها، حتما با بخش آی‌تی سازمان خود مشورت کنید.

قواعد مربوط به این ارتباطات را مشخص کنید

به‌عنوان مدیر مجموعه بهتر است انتظارات خود که شامل ابزارهای لازم، زمان ایده‌آل برای برقراری ارتباط و تعداد تماس‌هاست، از پیش تعیین کنید. در چنین فرآیندی دورکاری بسیار رضایت‌بخش‌تر و کارآمدتر خواهد بود.

به‌عنوان مثال، در جمله‌ای واضح و روشن بگویید: «برای جلسات روزانه ویدیو کنفرانس انجام می‌شود، اما در مواقع ضروری از اپلیکیشن IM استفاده می‌کنیم.»

همچنین بهترین زمان و روش دسترسی به خود را به کارمندانتان اطلاع دهید. مثلا می‌توانید ویدیو کنفرانس‌ها و مکالمات تلفنی را در ساعات پایانی کار انجام دهید، اما در موقعیت‌های ضروری در حین انجام کار، از پیام‌رسان‌ها استفاده کنید.

در عین حال، حواستان به ارتباطات میان اعضای مجموعه هم باشد. اطمینان حاصل کنید که آنها اطلاعات مورد نیاز را با یکدیگر به‌اشتراک می‌گذارند.

سعی کنید حتما و در اولین فرصت (اولین جلسه آنلاین) قوانین مربوط به ارتباطات را به کارمندانتان بگویید.

این قوانین بهتر است میان خود کارمندان هم اجرا شود.

فرصت‌هایی برای برقراری تعاملات اجتماعی از راه دور ایجاد کنید

یکی از ضروری‌ترین اقداماتی که یک مدیر می‌تواند انجام دهد، ایجاد روش‌هایی برای برقراری ارتباطات غیرکاریِ میان کارمندان است. یعنی فضایی فراهم شود که مکالمات غیررسمی در آن صورت بگیرد. این امر به‌ویژه برای افرادی که برای اولین‌بار و به‌طور ناگهانی دورکار شده‌اند، بسیار مهم است.

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای برقراری ارتباطاتی از این دست، اختصاص دادن دقایق اولیه تماس‌های ویدیویی به صحبت‌های غیررسمی است. مکالمات خود را با پرسش‌هایی چون «آخر هفته‌تان چطور بود؟» شروع کنید.

پس از پایان مکالمات مربوط به کار، می‌توانید با سفارش پیتزا یا به صرف قهوه ساعتی را به‌شکل مجازی در کنار هم سپری کنید.

هرچند ممکن است چنین اقداماتی غیرطبیعی و از سر اجبار به‌نظر برسد، اما تاثیر قابل توجهی بر کاهش احساس تنهایی افراد دارد و در عین حال حس تعلق آنها به شرکت را تقویت می‌کند.

تشویق و حمایت‌های عاطفی را فراموش نکنید

زمانی که کارمندان به‌شکلی ناگهانی ناچار به انجام فعالیت‌های خود از راه دور شده‌اند، برای مدیران بسیار مهم است که نگرانی‌ها و استرس کارمندان را درک کنند، به آنها گوش بدهند و ابراز همدلی کنند.

اگر نگرانی را به‌وضوح در رفتار یکی از کارمندان خود می‌بینید، اما او هیچ صحبتی در این زمینه نمی‌کند، حتما بپرسید که شرایطش در حالت دورکاری به چه شکل است.

حتی یک پرسش ساده در این سطح می‌تواند منجر به مکالمات بیشتر و آشکار شدن اطلاعات مهمی شود. به پاسخ‌ها با دقت گوش کنید و سعی کنید نگرانی‌هایِ کارمندان و نه نگرانی‌ِ شما محور این گفتگو باشد.

تحقیقات در مورد هوش عاطفی و سرایت هیجانی (emotional contagion) نشان می‌دهد که کارمندان برای چگونگی واکنش‌هایشان در شرایط بحرانی، به کمک و توصیه‌های مدیران خود نیاز دارند.

اگر مدیران درباره استرس و ناامیدی‌های کارمندانشان با آنها صحبت کنند، این فرآیند در نهایت به دیگر اعضای تیم هم منتقل خواهد شد.

مدیران کارآمد رویکردی دوسویه اتخاذ می‌کنند. از یک‌سو در دورانی که تغییرات ناگهانی به‌وجود آمده، استرس‌ها و نگرانی‌های کارمندان را به رسمیت می‌شناسند، و از سوی دیگر اطمینان و اعتماد را در میان اعضای تیمشان تقویت می‌کنند.

استفاده از عباراتی چون «سخت است اما از عهده‌اش برمی‌آییم»، «می‌توانیم این کار را انجام دهیم» یا «بیایید در طول این مدت نقاط قوتمان را به‌کار بگیریم» بسیار کمک‌کننده است.

با حمایت‌هایی از این دست، کارکنان با احساس هدفمندی و تمرکز بیشتری چالش‌ها را پذیرفته و برای مواجهه با آنها تلاش می‌کنند.

نویسندگان: باربارا زد.لارسن، سوزان آر.ورومن و ارین ای.ماکاریوس (Barbara Z.Larson, Susan R. Vroman and Erin E. Makarius)
مترجم: الهام میرمحمدی
عنوان اصلی مقاله: A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers
نشریه: Harvard Business Review