شیوا رحیمی 
روش‌های برنامه‌ریزی برای انجام کارهایتان/ برای مدیریت بهتر زمان چه باید کرد؟
برنامه‌ریزی انواع مختلفی دارد و عناصر مختلفی بر نحوه پیشرفت آن تاثیر دارند. در این گزارش به انواع برنامه‌ریزی و عناصر موثر در آن می‌پردازیم.
به گزارش تجارت‌نیوز ، طبق تحقیقاتی که در دانشکده وارتون در دانشگاه پنسیلوانیا بر روی مدیریت زمان و برنامه‌ریزی انجام شده است، افراد می‌توانند در طول روز به دو روش برای انجام کارهای خود برنامه‌ریزی کنند.
انواع برنامه‌ریزی
اولین روش برنامه‌ریزی راهبردی است که در آن شما هر کاری را که باید در طول روز انجام دهید لیست می‌کنید. سپس آن‌ها را اولویت بندی و بعد برای انجام آن‌ها زمان‌بندی می‌کنید.
برنامه‌ریزی اقتضایی روش دوم برنامه‌ریزی است. شما در این روش به روزی که قرار است در پیش داشته باشید و حواس پرتی‌هایی که ممکن است برایتان پیش بیاید فکر می‌کنید. چه چیزی می‌تواند درست پیش نرود؟ وقت شما کجاها تلف می‌شود؟ چه برای کار برنامه‌ریزی کنید چه درس ومطالعه این حواس پرتی‌ها همیشه وجود دارند. اگر از قبل آن‌ها را پیش‌بینی کنید و برنامه‌هایتان را با در نظر گرفتن این عنصر تنظیم کنید شما از زمان جلو افتاده‌اید.
مزایای برنامه‌ریزی
هر دو این برنامه‌ریزی‌ها مزایای مختص به خود را دارند. برنامه راهبردی و لیست کردن کارها حس پیشرفت و جلو رفتن کارها را به شما می‌دهد. و در برنامه اقتضایی شما حواس پرتی‌ها را در نظر می‌گیرید و ذهنتان درگیر وقتی که پای آن‌ها هدر می‌رود نمی‌شود. اگر قرار است روز پرمشغله‌ای داشته باشید بهتر از برنامه راهبردی استفاده نکنید زیرا فایده چندانی نخواهد داشت. از طرفی برنامه اقتضایی برای چنین روزهایی عالی است و صرف نظر از نوع حواس پرتی می‌توانید به کارهایتان برسید.
با انجام چنین برنامه‌ریزی‌هایی در طول روز می‌توانید هم مفیدتر واقع شوید و هم احساس رضایت و خوشحالی را در خود ببینید. تمرکز خود را افزایش دهید و انگیزه بیشتری داشته باشید زیرا کارهای خود را با استراتژِی و اطلاعات بیشتری انجام می‌دهید.
اگر برنامه‌ریزی نمی‌کنید بهتر است از امروز به فکر آن باشید. می‌توانید شب قبل یا در آغاز روز و یا در مسیرتان به سمت محل کار به کارهایی باید در آن روز انجام دهید فکر و آن‌ها را اولویت بندی کنید. به جای اینکه در طول روز به این فکر کنید که الان باید چه کار کنید قبل از شروع روز کاری یا درسی این کار را انجام دهید.
به نقل از weforum ، اغلب مردم هنگام برنامه‌ریزی بسیار خوش‌بینانه به مسائل نگاه می‌کنند. از دید آنان کارها سریع‌تر از انتظارشان پیش می‌روند. این به این دلیل است که فراموش می‌کنند حواس پرتی‌ها را نیز در برنامه‌هایشان در نظر بگیرند.
موانع و حواس پرتی‌ها در برنامه شما کدام‌اند؟
حواس پرتی‌ها بر دو نوع‌اند: یا از سمت اطرافیان هستند یا از سمت خودمان. اطرافیان ممکن است برای پرسیدن سوال یا صرفا حال و احوال کردن با شما وقتتان را بگیرند و حواس شما را از کاری به آن مشغول هستید پرت کنند. خودتان هم ممکن است در طول روز سرگرم شبکه‌های اجتماعی، خوردن خوراکی یا غیره شوید.
اگر هنگام برنامه‌ریزی به تجربه‌های قبلی خود نیز فکر کنید راحت‌تر می‌توانید این حواس پرتی‌ها را پیش‌بینی کنید. به روزی که قرار است در محل کار داشته باشید فکر کنید و ببینید که در روزها و هفته‌های قبل چه چیزهایی معمولا وقت شما را می‌گرفتند. اگر در خانه کار می‌کنید و عنصر حواس پرتی توسط همکاران را ندارید یا به محل کار می‌روید اما می‌توانید به اتاقی خلوت و بدون مزاحم بروید پس از برنامه راهبردی استفاده کنید.
برنامه‌ریزی چه مراحلی دارد؟
برنامه‌ریزی کردن سه قدم اصلی دارد. قدم اول: وقتی را کنار بگذارید تا به روز خود فکر کنید. در زمان مناسبی چه شب قبل باشد چه در آغاز روز به کارها و وظایف آن روز فکر کنید.
قدم دوم: به این فکر کنید و در نظر داشته باشید چه روزی را در پیش خواهید داشت؟ آیا روز پرمشغله‌ای است؟ آیا حواس پرتی شما در طول این روز زیاد است؟
قدم سوم و آخر: برنامه خود را با توجه به موارد قبلی تنظیم و هماهنگ کنید.
در زمان همه‌گیری کرونا نیز که بسیاری از افراد به دورکاری و کار از منزل مشغول می‌شوند، نوع این حواس پرتی‌ها ممکن است متفاوت باشد اما چارچوب کلی برنامه شما همان خواهد بود. مثلا شاید وقت شما با خوردن میان وعده در آشپزخانه تلف شود. یا حواستان به خانواده‌تان پرت شود. باید تمام این موارد را در تنظیم برنامه روزانه خود در نظر بگیرید.
نظرات