شمارش معکوس برای حذف کامل کپی مدارک در کارهای اداری

سال‌هاست که صحبت درباره حذف کپی مدارک در فرآیندهای اداری پای ثابت حرف‌های مسئولانی است که نهاد زیرمجموعه‌شان به نحوی به دولت الکترونیک مربوط است.

به گزارش تجارت‌نیوز، چند ماه پیش این طرح در سه استان به‌صورت پایلوت اجرا شد. دیروز هم شورای عالی فضای مجازی طرحی را تصویب کرد که اگر اجرا شود، حداکثر یک ‌سال دیگر مجبور خواهیم بود برای کارهای اداری با خودمان یک پوشه انواع و اقسام مدارک را ببریم.

طبق آخرین مصوبه شورای عالی فضای مجازی، تمام دستگاه‌های اجرایی و تمامی پایگاه‌های اطلاعاتی پایه کشور باید در مدت یک‌ سال به هم متصل شوند و هرگونه استعلام و مبادله اطلاعات بین دستگاهی به شکل الکترونیکی انجام شده و دیگر لزومی برای ارائه کپی مدارک موضوع این مبادلات به ارباب رجوع وجود نخواهد داشت.

طبق این آیین‌نامه، تمامی اطلاعات شناسایی و خدمات، استعلامات، اسناد مورد تبادل، اقلام اطلاعاتی و سامانه‌های اطلاعاتی مربوط به فرآیندهای بین دستگاهی توسط سازمان اداری-استخدامی کشور با هماهنگی وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، احصا می‌شود و به تایید کارگروه تعامل‌پذیری دولت الکترونیکی می‌رسد.

تمام دستگاه‌های اجرایی با اولویت دستگاه‌های اجرایی متولی داده و پایگاه‌های اطلاعاتی پایه موظفند به‌نحوی وظایف خود در این آیین‌نامه را اجرا کنند که حداکثر در مدت یک‌ سال از تاریخ ابلاغ آیین‌نامه، تمام استعلامات مکتوب بین دستگاه‌های اجرایی حذف شود. پس از این مدت، درخواست و پاسخ به استعلام به شکل مکتوب، ممنوع است و تبادل اطلاعات و استعلام صرفا از طریق مرکز ملی تبادل اطلاعات انجام می‌شود. نکته مهم این است که براساس مصوبه شورای عالی فضای مجازی، استعلامات و تبادل اطلاعات بین دستگاه‌های اجرایی، کاملا به شکل رایگان انجام می‌شود و دستگاه‌های اجرایی باید هزینه‌های مربوط را در قالب بودجه و اعتبارات مصوب خود پیش‌بینی کنند.

سازمان برنامه و بودجه کشور هم مکلف شده در موافقت‌نامه‌های متبادله، هزینه‌های مرتبط را پیش‌بینی کند و در اولویت تخصیص قرار دهد. امیر شجاعان، رئیس مرکز توسعه دولت الکترونیک وزارت کشور می‌گوید که دولت مدت‌هاست حذف کپی مدارک را شروع کرده است. او توضیح می‌دهد: «از اواخر اردیبهشت‌ماه طرح حذف دریافت کپی شناسنامه و کارت ملی در دستگاه‌های اجرایی در سه استان خوزستان، قم و سمنان به صورت آزمایشی اجرا شد و از آن نتیجه خوبی به دست آمد».

او ادامه می‌دهد: «با اجرای کامل این طرح به جای هرگونه کپی مدارک، امضای الکترونیک یا اثر انگشت گرفته می‌شود و با دریافت یکی از این دو سامانه تمام اطلاعات فرد اعم از مدارک دانشگاهی، تاییدیه‌های هویتی، خدمت سربازی و… را به فراخور نیاز اداره مربوطه در دسترس قرار می‌دهد».

شجاعان درباره این‌که با چنین کاری چقدر صرفه‌جویی خواهد شد، می‌گوید: «قطعا رقم صرفه‌جویی بسیار بالا خواهد بود، اما مهم‌تر از آن، جلوگیری از جعل و تقلب است. از طرفی بانک اطلاعاتی در بسیاری از مواقع اضطراری می‌تواند کمک‌کننده باشد».

منبع: شهروند