١٠ روش کاربردی برای مدیریت زمان

١٠ روش کاربردی برای مدیریت زمان

زندگی شما چگونه است؟ شلوغ است؟ وقت سر خاراندن ندارید؟ کارهایتان روی زمین‌مانده و کلی کار هم روی سرتان ریخته؟ نمی‌توانید تفریح کنید؟ اگر اوضاع شما هم مثل من این‌گونه است که گفتیم، بهتر است مدیریت زمان یاد بگیریم.

در ادامه ده تکنیک برای مدیریت زمان را می‌آوریم. این تکنیک‌ها برای من بسیار مفید بودند شاید به درد شما هم بخورند.

۱- اهدافتان را اولویت‌بندی کنید

قضیه خیلی ساده است وقتی هدفی و اولویت‌بندی نداشته باشیم، یا کاری از پیش نمی‌بریم یا سرمان شلوغ می‌شود و فکر می‌کنیم که کاری انجام می‌دهیم. در این حالت معمولا درگیر کارهایی می‌شویم که خیلی ضروری هستند و باید سریعا تحویل دهیم. چون هیچ‌وقت این کارها تمام نمی‌شود، ناگهان خواهیم دید کارهای مهم و غیرضروری را چندین ماه به تعویق انداخته‌ایم. اینجاست که شما باید کارها را اولویت‌بندی کنیم.

برای اولویت‌بندی کارها باید آن‌ها از دو لحاظ اهمیت و ضرورت مثلا با سیستم زیر نمره‌دهی کنیم.

میزان ضرورت خیلی ضروری ضروری کمتر ضروری
نشانه A B C
میزان اهمیت خیلی مهم مهم کمتر مهم
نشانه ۱ ۲ ۳

برای مدیریت زمان طبق این اولویت‌بندی‌ها که به شکل A1، A2، A3، B1 هستند، باید ضروری‌ترین و مهم‌ترین کار را که A1 است، پیش از همه انجام دهید.

۲- اصل پارتو یا قاعده ۸۰/۲۰ را بکار ببرید

اصل پارتو می‌گوید ۸۰ درصد از خروجی شما حاصل ۲۰ درصد کار یا شاید ۲۰ درصد زمان صرف شده است.

وقتی این اصل را به خاطر داشته باشید، بهتر می‌توانید بین کاری که برای انجام دادن انتخاب کرده‌اید و مهم‌ترین کار یکی را انتخاب کنید.

به این دقت کنید که آیا کاری که شما در لحظه روی تمرکز کرده‌اید جزو همان ۲۰ درصدی است که ۸۰ درصد خروجی را تولید می‌کند یا برعکس؟

۳- نه بگویید

من از همان کودکی چندان یاد نگرفته‌ام نه بگویم. خصوصا هنگامی‌که دیگران می‌خواهند کاری برایشان انجام دهم. نمی‌دانم شاید اسمش کمک است؛ اما همین کمک کردن به دیگران در بیشتر مواقع باعث شده عملا من یک روز کامل را صرف کار دیگران کنم و کارهای مهم خودم روی زمین بماند.

وقتی دیگران خواسته‌ای از شما دارند، کارشان برای خودشان اهمیت دارد اما ممکن است با اهداف و برنامه شما در تضاد باشد. شاید شما دوست دارید کار دیگران را انجام دهید اما وقتش را ندارید. این مورد خیلی برای من اتفاق می‌افتد.

اگر مهارت «نه گفتن» را نداشته باشید، ممکن است بخش زیادی از وقت شما صرف کارهایی شود ربطی به اهدافتان ندارند.

کمک کردن به دیگران باعث می‌شود شما یک هم‌تیمی خوب باشید؛ اما در کنار آن باید بتوانید به دیگران بگویید که مثلا نمی‌خواهید درخواست آن‌ها را انجام دهید. یا اینکه می‌خواهید ولی وقت ندارید. باید بلد باشید دیگران را آگاه کنید که اگر قرار است کمکشان کنید، در ساعت خاصی پیش شما بیایند. اگر این کار نکنید، عملا دارید خودتان و اهدافتان را قربانی اهداف دیگران می‌کنید.

۴- با این چهار روش‌، جلو تاخیر در کارها را بگیرید

حذف کنید

به این فکر کنید که اگر کاری را کلا انجام ندهید، آیا واقعا اتفاقی می‌افتد؟ با کمک قاعده ۸۰/۲۰ یا با کمی پیش‌بینی و آینده‌نگری احتمالا شاید به این نتیجه برسید که کلا لازم نیست فلان کار را انجام دهید.

واگذار کنید

آیا لازم است حتما این کار را خودتان انجام دهید؟ چه می‌شود کار را به فرد دیگری بسپارید؟ آیا می‌شود در ازای پرداخت کمی پول به آن فرد، از او بخواهید کار را برایتان انجام دهد؟ اگر مدیر باشید سپردن کار به کارمندان اتفاقی معمول است و پول هم نمی‌خواهد. وقتی کاری را به دیگران واگذار کردید دیگر لازم نیست وقت خود را صرف آن کنید.

همین‌الان انجامش دهید

فکر کردن به کار مهمی که باید انجام شود و به تاخیر افتاده و هرلحظه ممکن است مثلا کارفرما از شما آن را بخواهد و اگر دست‌خالی بمانید، اعتبارتان از بین می‌رود، استرس‌زا است. پس اگر کار این‌قدر مهم است، به‌جای تاخیر، کار را همین‌الان شروع کنید تا زودتر تمامش شود.

بعدا انجام دهید

اگر کاری به گونه‌ای است که تمام کردنش وقت زیادی می‌برد و از آن سو خیلی در اولویت نیست، می‌توان آن را به تاخیر بیندازید و بعدا انجام دهید.

۵- پیش‌ از همه کار سخت را انجام دهید

اگر سخت‌ترین و بدترین کاری را که قرار است در طول روز انجام دهید، همان اول صبح شروع و تمام کنید تا شب این نکته در ذهنتان خواهد بود که هیچ‌چیز سخت‌تر و بدتر دیگری در طول روز نخواهد دید.

نکته قضیه اینجاست وقتی کاری سخت و احتمالا کمی ترسناک است، احتمال اینکه ما آن را به تاخیر بیندازیم، بیشتر می‌شود. اگر آن کار مهم هم باشد، این تاخیر به استرس ما اضافه می‌کند و از آن‌سو بالاخره کار مهمی است که هنوز انجام‌نشده و ما را از هدف دور می‌کند. در نتیجه کار سخت را در همان ابتدای روز انجام دهید و تمامش کنید.

۶- جلسه‌های کاری به‌دردنخور

وقتی جایی کارمند یا مدیر هستید خواهید دید که جلسه‌های کاری وقت زیادی تلف می‌کنند. خود جلسه یک ساعت طول می‌کشد. یک ربع پیش از جلسه باید منتظر بمانید همه جمع شوند. یک ربع بعد از جلسه‌ فکرتان درگیر جلسه است. به‌همین سادگی شما یک و نیم ساعت را به خاطر جلسه از دست دادید؛ اما واقعا این جلسه ارزش یک و نیم ساعت از وقت شما را داشت؟

اگر مدیر باشید می‌تواند به کمک ابزارهای کلان داده، تعداد جلسات و کسانی را که لازم است در جلسه شرکت کنند کاهش دهید و بهینه کنید. با این کار هم وقت شما تلف نمی‌شود هم وقت کارمندان.

۷- دسته‌بندی کنید

کارها را به شکلی دسته‌بندی کنید که مهم‌ترین‌ها در ابتدا باشند. اگر خود را درگیر چیزهای کوچک بکنید به‌دلیل محدودیت زمان، خواهید دید که کارهای اصلی مانده است. اگر برنامه خود را با این چیزهای کوچک پر کنید، ناگهان می‌بینید که دیگر جایی برای کارهای استراتژیک مهم ندارید.

۸- امان از شبکه‌های اجتماعی

اینستاگرام رایگان نیست بلکه گران است. فقط هم اینستاگرام و شبکه‌های اجتماعی نیست. برنامه‌های چت و شاید ایمیل برای شما مهم دردسر‌های خود را دارند؛ اما رسیدگی به همه این‌ها زمان‌بر است و شما را از کار و زندگی می‌اندازد.

برای مدیریت زمان باید مدت زمان استفاده از شبکه‌های اجتماعی را نیز مدیریت کنید.

بهتر است مثلا وقتی از تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان استفاده می‌کنید، نیم ساعت وقت بگذارید و به این موارد برسید؛ اما یادتان باشد، به‌هیچ‌وجه حتی در حین استراحت بین کار سراغ اینستاگرام و شبکه‌های اجتماعی نروید. آسیب‌های شبکه‌های اجتماعی بسیار بیشتر از تصور ماست. اولین آسیب این است که تمرکز شما را می‌گیرند.

۹- منظم و مرتب باشید

داشتن یک میز کار شلوغ که شتر در آن با بارش گم می‌شود، نه‌تنها پیدا کردن وسایل لازم را سخت و زمان‌بر می‌کند، بلکه برای برخی استرس‌زا هم هست. برای کاهش اتلاف وقت بهتر است یک میز کار مرتب داشته باشید که مثلا در یک کشو آن وسایلی را که مرتبا لازم می‌شود، بگذارید.

در ضمن وجود نظم در چیدن همین وسایل داخل کشو، یافتن آن‌ها را آسان می‌کند.

۱۰- مواظب سلامتی‌تان باشید

اشتباهی که خود من زیاد مرتکب می‌شوم همین مورد نهایی است. سرم شلوغ است. کارم زیاد است. نتوانسته‌ام نه بگویم و در نتیجه کار اضافی دیگری تلنبار شده‌اند. برنامه فردا زود پر می‌شود. کارهای مهم و ضروری هم هستند. چیزی که در این حالت اتفاق می‌افتد این است که من کم می‌خوابم تا به کار برسم.

این حجم از تلنبار کار، علاوه بر کم‌خوابی، باعث استرس و نگرانی هم می‌شود. حال این سه عصاره را باهم ترکیب کنید تا به سخت‌ترین بیماری‌ها برسید. ترکیب کم‌خوابی، استرس و نگرانی دائمی، ما را آماده ابتلا به بسیاری از بیماری‌های جسمی و روانی می‌کند. سیستم ایمنی تضعیف می‌شود. تعادل هورمونی مغز را به هم می‌خورد و ناگهان متوجه می‌شوید که هم افسرده هستید و هم ‌جایی از بدنتان عفونت کرده است.

در نتیجه یادتان باشد کار ارزش از دست دادن سلامتی را ندارد. اگر سالم نباشید، دیگر نخواهید توانست کار کنید. در نتیجه ضروری‌ترین و مهم‌ترین اولویت زندگی شما باید حفظ سلامتی باشد.

این مطلب را به اشتراک بگذارید
نظرات