مدیریت زمان با تکنیک پومودورو، گوجه‌فرنگی‌های دوست‌داشتنی

اگر مجبورید روزانه کارهای خاصی را تحویل دهید، مدیریت زمان مسئله‌ای است که می‌تواند تاثیر زیادی بر بازدهی کار شما داشته باشد. یکی از موثرترین روش‌های مدیریت زمان، تکنیک پومودورو (Pomodoro Techniqe) نام دارد. پومودورو یک کلمه ایتالیایی به معنای گوجه‌فرنگی است. مثل گوجه‌فرنگی که محصولی ارزان، در دسترس و مغذی است، اجرای تکنیک پومودورو آسان و نتایج آن چشم‌گیر است. با ما همراه باشید تا به چندوچون این تکنیک مفید بپردازیم.

تکنیک پومودرو چیست؟

تکنیک پومودورو در دهه 1980 توسط یک دانشجوی ایتالیایی به نام فرانسیسکو سیریلو (Francesco Cirillo) ابداع شد. او برای مدیریت زمان مطالعه خود، ساعت کوکی آشپزخانه را برداشت، آن را کوک کرد و مشغول به کار شد. این ساعت شبیه یک گوجه‌فرنگی بود. وی وقتی متوجه شد که تکنیکش خوب کار می‌کند، روی آن یک اسم گذاشت. انتخاب اسم کار ساده‌ای بود. او اولین کلمه‌ای را برگزید که به ذهنش رسیده بود. چون ساعتش به شکل یک گوجه‌فرنگی بود. در نتیجه اسم این روش مدیریت زمان را هم گوجه‌فرنگی گذاشت.

اسم پومودورو از شکل ساعت مخترع آن گرفته شده است.

همان‌قدر که انتخاب اسم برای این روش بسیار ساده بود، تکنیک پومودور هم بسیار ساده است. شما یک پروژه را انتخاب می‌کنید. ۲۵ دقیقه با تمرکز کامل روی آن کار می‌کنید. پس از این ۲۵ دقیقه، یک استراحت کوتاه 5 دقیقه‌ای خواهید داشت. سپس دوباره در یک دوره 25 دقیقه‌ای دیگر کار را ادامه می‌دهید. پس از چهار دوره 25 دقیقه‌ای، یک استراحت بلند 15 تا ۳۰ دقیقه‌ای پاداش می‌گیرید.

لزومی ندارد این دوره استراحت بلند، محدود به ۳۰ دقیقه باشد. باید به اندازه کافی استراحت کنید تا ذهنتان برای ادامه کار آماده شود.

تکنیک پومودورو چگونه بازدهی را می‌افزاید؟

آنچه تکنیک پومودورو را به روشی کارا برای افزایش خلاقیت و مدیریت زمان بدل می‌کند، استراحت‌های مکرر در بین کار است. در این تکنیک وجود همین استراحت‌های کوتاه ۵ دقیقه‌ای، جلوی برخی از معضلات دائمی را می‌گیرد. این معضلات هرکدام می‌توانند یک مانع بزرگ برای انجام کار باشند. تعدادی از این معضلات که من همواره با آن‌ها دست به گریبان بوده‌ام بدین‌گونه هستند.

1- افسون تنبلی

یکی از مشکلات من برای شروع کار جدید، تنبلی است. هر بار که می‌خواهم کار تازه‌ای شروع کنم، تجربه کار قبلی را به یاد می‌آورم. یادم می‌آید که در کار قبلی، چندین ساعت به طور پیوسته روی یک موضوع تمرکز داشته‌ام. این تمرکز با اینکه کیفیت کار را بالا می‌برد، اما راستش کمی من را دو دل می‌کند.

وقتی به این فکر می‌کنم که باید دو ساعت روی صندلی بنشینم و فقط یک کار را انجام دهم، ناخواسته شروع کار را به تاخیر می‌اندازم. تکنیک پومودورو با داشتن دوره‌های کاری ۲۵ دقیقه‌ای و استراحت‌های کوتاه ۵ دقیقه‌ای، ذهن را به صورت پیوسته مرتب می‌کند تا سطح تمرکز شما برای انجام کار بالا نگاه دارد.

2- عقل سالم، در بدن سالم

من وقتی با تمرکز کاری را شروع می‌کنم، نتایجی خوبی از آن می‌گیرم. هدفون را در گوشم می‌گذارم. یک موسیقی آرام را پخش و کار را شروع می‌کنم. وقتی بخشی از کار تمام شد، تکانی به خودم می‌دهم. بلند می‌شوم. کمی قدم می‌زنم. قهوه می‌خورم و بعد کار را ادامه می‌دهم.

اما یک مشکل وجود دارد. وقتی پس از یک دوره تمرکز طولانی، می‌خواهم از روی صندلی برخیزم، صدای به هم ساییده شدن استخوان‌هایم را می‌شنوم. هر چه قدر هم سعی می‌کنم درست پشت میز بنشینم، هرچقدر هم ابزارهایم ارگونومیک باشند مثلا از کیبورد یا ماوس ارگونومیک استفاده کنم، پس از یک دوره طولانی نشستن روی صندلی، باز هم صدای ناله استخوان‌هایم را می‌شنوم.

تکنیک پومودورو یک مزیت مهم دارد. شما فقط ۲۵ دقیقه اجازه دارید مداوم در یک‌جا بنشینید. این تکنیک بدنتان را سالم نگاه می‌دارد.

3- اینستاگرام لعنتی

ممکن است استفاده از تکنیک پومودورو در ابتدای کار ساده به نظر بیاید. البته اجرای این تکنیک بسیار ساده است. اما برای اینکه ذهن و بدنتان به آن عادت کند، باید بین سه روز تا یک هفته دائما از آن استفاده کنید که بتوانید استاد پومودورو شوید. هنگامی که دائما از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنید، می‌توانید پس از مدتی بفهمید انجام کارها دقیقا چقدر زمان برده است. از سویی خواهید توانست تخمین درستی از مدت‌زمان لازم برای انجام کارها در آینده داشته باشید. اگر دورکار هستید دانستن این زمان می‌تواند کمک شایانی به شما برای ارائه یک قیمت معقول کند.

بدون استفاده این تکنیک ممکن بود ساعاتی از زمان کار را به دلیل حواس‌پرتی، در شبکه‌های اجتماعی گذرانده باشید و پس از اینکه کار تمام شد و خواستید زمان را محاسبه کنید، به این فکر کنید که زمان زیادی بابت آن صرف کرده‌اید. اما واقعیت این است که شاید بیش از نصف وقت شما در شبکه‌های اجتماعی گذشته است.

4- زنده‌باد گوجه‌فرنگی

داشتن استراحت‌های کوتاه در هر ۲۵ دقیقه باعث می‌شود، ذهن شما کمتر خسته شود. یک ذهن خسته ، کمتر می‌تواند تمرکز کند. تمرکز پایین باعث می‌شود کیفیت کار افت کند. افت کیفیت کار شما را مجبور می‌کند دوباره و چند باره کارتان را بازبینی کنید. در نتیجه عملا وقت بیشتری تلف خواهید کرد. استراحت‌های ۵ دقیقه‌ای سطح تمرکز ذهنی شما همواره بالا نگه می‌دارند.

اگر چوب لای چرخ کار برود

تصور کنید که دوره ۲۵ دقیقه‌ای را شروع کرده‌اید. قصد دارید زمان را مدیریت کنید و ببینید آیا واقعا تکنیک پومودورو به درد می‌خورد یا نه. کسی به شما زنگ می‌زند. یکی از دوستانتان روی تلگرام برای یک کار ضروری به شما پیام می‌دهد. زنگ در منزل به صدا در می‌آید. چه کار باید کرد؟

وقتی اتفاقات ناخواسته‌ای می‌افتند و حواستان را پرت می‌کنند دو راه‌حل در پیش رو دارید.

تکنیک پومودورو در ژاپن پرطرفدار است.

۱- مثلا وقتی کسی زنگ می‌زند می‌توانید گوشی را بردارید و به شخص پشت خط بگویید: «الان مشغول هستید. اگر ممکن است چند دقیقه بعد با شما تماس بگیرد. یا شما به او زنگ بزنید»

2- اگر یک مسئله اضطراری پیش آمده است و نمی‌توانید آن را به بعد موکول کنید، بهتر است کار را رها کرده و به آن بپردازید. زیرا یک مسئله اضطراری، می‌تواند تمرکز شما را به اندازه‌ای به هم بزند که نتوانید کارتان را به درستی انجام دهید. وقتی این مسئله اضطراری رفع‌ورجوع شد و خواستید کار خود را ادامه دهید، دوره پومودورو را از صفر آغاز کنید. دوباره ساعت را روی ۲۵ دقیقه کوک و کار را شروع کنید.

چه کسانی می‌توانند از این تکنیک استفاده کنند؟

تکنیک پومودورو بسیار محبوب است. نویسنده‌ها، دانشجوها، طراح‌ها، برنامه‌نویس‌ها و تمام کسانی که دائما باید در کار خود ایده‌پردازی کرده و خلاقیت به خرج دهند، از این تکنیک استفاده می‌کنند. تکنیک پومودورو یک تکنیک فردی است. اگر شما مسئول یک خط تولید هستید احتمالا نمی‌توانید در هر ۲۵ دقیقه خط تولید را متوقف کنید و به افراد زیردست خود ۵ دقیقه استراحت بدهید.

این تکنیک بیشتر به درد کسانی می‌خورد که به تنهایی چیزی تولید و دیگران آن را مطالعه، مرور و استفاده می‌کنند.

تکنیک پومودورو برای کسانی که مجبور هستند چندین پروژه را هم‌زمان جلو ببرند نیز مفید است. اگر مجبور لازم است چند پروژه را با هم جلو ببرید، کار روی یکی از آن‌ها را آغاز کنید. پس از یک یا چند دوره پومودوروی ۲۵ دقیقه‌ای و ۵ دقیقه استراحت، می‌توانید برگردید و همان کار را ادامه دهید و یا اینکه پروژه دیگری را شروع کنید.

مغز انسان چند‌‌وظیفه‌ای نیست. انسان نمی‌تواند مثل کامپیوتر چندین کار را هم‌زمان انجام دهد. حتی کامپیوتر هم به معنی واقعی چند‌وظیفه‌ای نیست. بلکه زمان را به قسمت‌های بسیار کوچک تقسیم می‌کند و در هر بازه زمانی کوتاه فقط یک کار را انجام می‌دهد.

تکنیک پومودورو با همین ایده ساخته شده است. اینکه شما به جای انجام هم‌زمان چند کار، مدت‌زمان کار خود را به بازه‌های کوچک تقسیم و در هر بازه روی یک‌چیز کار کنید. استراحت‌های کوتاه در این بین می‌توانند کمک شایانی به افزایش بازدهی و تمرکز ذهنی شما بکنند.

چه ابزارهایی برای اجرای تکنیک پومودورو وجود دارند؟

تنها ابزاری که برای اجرای تکنیک پومودورو نیاز دارید، یک تایمر است. کرنومتر هم کافی است. اگر دوست دارید کمی جلوه بصری، رنگ‌بندی و اشیاء جذاب داشته باشید، شاید بتوانید یک تایمر به شکل گوجه‌فرنگی از بازار پیدا کنید. اگر نمی‌خواهید هزینه‌ اضافی بکنید، اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای رایگان بسیاری برای این کار وجود دارند. در ادامه برخی از این اپلیکیشن‌ها را می‌آوریم.

1- کلیر فوکوس

کلیر فوکوس (ClearFocus: Productivity Timer) یک اپلیکیشن برای سیستم‌عامل اندروید و آی‌اواس است. در این اپلیکیشن شما می‌توانید علاوه بر تنظیم زمان، آماری از عملکرد، دوره‌های پومودوروی طی شده و میزان استراحت خود داشته باشید.

2- تومایتی

تومایتی (Tomighty) یک تایمر پومودورو برای سیستم‌عامل ویندوز و مک است. مثل اپلیکیشن پیشین، در این برنامه نیز می‌توانید دوره‌های پومودورو را مدیریت کنید، تاریخچه کارهای خود را داشته باشید و مدت‌زمان انجام هر پروژه را ثبت کنید.

برای اجرای پومودورو لازم نیست حتما ساعتی به شکل گوجه‌فرنگی تهیه کنید.

3- چری‌تومیتو

چری‌تومیتو (Cherry Tomato) یا گوجه‌فرنگی گیلاسی یک اپلیکیشن وب (Web App) است و روی مرورگر گوگل کروم نصب می‌شود. اپلیکیشن‌های وب برنامه‌هایی هستند که روی مرورگر نصب می‌شوند. اما برای اجرای آن‌ها، لازم نیست مرورگر اجرا شود. این اپلیکیشن‌ها می‌توانند به شکل یک برنامه مستقل روی هر سیستم‌عاملی اجرا شوند. می‌توانید چری‌تومیتو را از فروشگاه افزونه‌های گوگل کروم به صورت رایگان روی مرورگر خود نصب کنید. من برای نوشتن این مقاله از همین تایمر استفاده کرده‌ام.

4- تایمر به صورت افزونه برای مرورگرها

تایمر میرانارا (Miranara: Pomodoro Timer) یک افزونه برای مرورگر گوگل کروم و تایمر سیمپل پومودورو (Simple Pomodoro) یک افزونه برای مرورگر موزیلا فایرفاکس است. این دو افزونه روی مرورگرها نصب و اجرا می‌شوند. پس از نصب، ایکون آن‌ها در بالا و سمت راست صفحه مرورگر ظاهر می‌شود. از اینجا می‌توانید آن‌ها را کنترل کنید. برای نصب این افزونه‌ها به فروشگاه افزونه‌های هر کدام از دو مرورگر گوگل کروم و موزیلا فایرفاکس مراجعه کنید.

افزایش تمرکز و نه افزایش قیدوبند

در نهایت یک نکته مهم را باید به خاطر داشته باشید. تکنیک پومودورو سیستمی برای افزایش خلاقیت است و نه مجموعه‌ای از قیود تازه. مثلا اگر در بین کار احساس می‌کنید که باید دستشویی بروید، تایمر را متوقف کنید. پس از دستشویی، کار خود را ادامه دهید تا دوره پومودوروی ۲۵ دقیقه‌ای تمام شود. پس از آن هم یک استراحت ۵ دقیقه‌ای به خود هدیه دهید.

هدف از اجرای تکنیک پومودورو این است که شما سعی کنید ذهنتان را همواره متمرکز نگاه دارید. در عین حال استراحت هم بکنید. استراحت‌های منظم از مهم‌ترین نکات برای افزایش بازدهی و خلاقیت شما هستند.

آزادش بگذار!

روش‌های دیگری نیز برای مدیریت زمان وجود دارند. برای مثال روش کایزن (Kaizen) برای بهبود دائمی جنبه‌های مختلف کار طراحی شده است. روش اسکرام (Scrum) در سازمان‌دهی و اولویت‌بندی کارها انعطاف دارد. بسیاری از روش‌های مدیریت زمان با سازمان‌دهی‌های پیچیده و استفاده از ابزارهای خاص قابل اجرا هستند. تکنیک پومودورو را با تاکید بر پیشبرد‌ کارها، حفظ تمرکز و انجام به موقع و معقول کارها ساخته‌اند. سادگی اجرای این تکنیک، مهم‌ترین نقطه قوت آن تکنیک نسبت به دیگر تکنیک‌های مدیریت زمان است.

تکنیک پومودورو فقط یکی از روش‌های مدیریت زمان است و شاید هم به درد شما نخورد. انعطاف این تکنیک نقطه قوت آن به شمار می‌آید. اما تلاش نکنید همه کارتان را با آن انطباق دهید. خلاقیت همه‌چیز نیست. بلکه ابزاری برای انجام بهتر کارها و صرف زمان کمتر برای آن‌ها است. اگر با این روش موفق شدید، به شما تبریک می‌گویم. اگر این روش برای شما مفید نبود، اشکالی ندارد. روش دیگری را بیازمایید.