نشانه‌های مدیریت میکرو

تقریبا هیچ‌کسی دوست ندارد یک مدیر میکرو (Micromanager) داشته باشد. خسته‌کننده است. غیراخلاقی است و انگیزه آدم را می‌گیرد؛ اما به نظر، بعضی از مدیران دست خودشان نیست. نمی‌دانند که دارند به‌صورت میکرو همه‌چیز را مدیریت می‌کنند. سروکله زدن با رئیسی که به شما اعتماد ندارد، کار سختی است؛ اما اگر شما همان رئیس یا مدیری باشید که کارمندانش را به‌صورت میکرو مدیریت می‌کند، چه؟

اگر شما فکر می‌کنید که چیزی در زیرمجموعه‌تان سر جایش نیست و می‌بینید که همواره مشکلاتی پیش می‌آیند، شاید بهتر است روی خود تمرکز کنید. شاید مشکل از شما باشد. ما در این مقاله به نشانه‌های مدیریت میکرو، نتایج و راه‌حل‌های برای رفع می‌پردازیم.

نشانه‌های مدیریت میکرو چیست؟

اگر شما هم مثل بسیاری از مدیران میکرو باشید، احتمالا کلا نمی‌دانید که سبک مدیریتتان کارمندان زیردست شما را زجر می‌دهد. اگر می‌خواهید بدانید که شما دارید مدیریت میکرو می‌کنید یا نه، به این نشانه‌های واضح توجه کنید:

• شما هیچ‌وقت از کارهای تحویلی راضی نیستید.
• گاهی وقت‌ها خسته می‌شوید زیرا اگر شما بودید کار را به‌گونه‌ای دیگر انجام می‌دادید.
• شما روی جزئیات توجه می‌کنید و زمان و زحمت زیادی را برای تصحیح صرف و تحمل می‌کنید.
• شما دائما می‌خواهید بدانید اعضای تیم شما کجا هستند و چه‌کار می‌کنند.
• شما مکررا به دنبال گزارش روند کار هستید.

بگذارید مسئله را روشن کنیم. توجه دائمی به جزئیات و اطمینان از انجام کارها مهم است. به همین دلیل ممکن است به این فکر کنید که نشانه‌هایی که در بالا گفتیم بخشی ضروری از کار هستند؛ اما نه همیشه!

مشکل مدیران میکرو این است که آن‌ها همان سطح از شدت و موشکافی را که برای کار خود استفاده می‌کنند، در مورد دیگران و کار دیگران به کار می‌گیرند. لازم است این روند را متوقف کنید. این کار روحیه تیم شما را تخریب می‌کند و در نهایت کارایی آن‌ها را از بین می‌برد.

راه‌حل‌های رفع مدیریت میکرو

در ادامه، ما یازده نشانه از مدیریت میکرو همراه با راه‌حل‌هایی برای رفع آن‌ها می‌آوریم:

نشانه اول: جنگل نمی‌گذارد درختان را ببینید

• شما دائما در کارهای کم‌اولویت غرق هستید.
• شما روی یک گروه از کارمندانتان بسیار تمرکز می‌کنید و اصلا یادتان می‌رود که کارمندان دیگری هم دارید. برای مثال اگر مدیر بازاریابی هستید شما زمان زیادی را برای مرور کار تیم داده صرف می‌کنید و تیم روابط عمومی را عملا نادیده می‌گیرید.

نتیجه

• شما در بخش‌های کم‌اهمیت هر پروژه‌ای به‌صورت غیرضروری درگیر می‌مانید. این مسئله باعث می‌شود نتوانید از تمام توانایی‌هایتان استفاده کنید.
• شما تصویر بزرگ را از دست می‌دهید. تصویر بزرگی که جهت اتخاذ استراتژی‌های لازم برای موفقیت تیم خود لازم دارید.

راه‌حل: اولویت‌های خود را بازبینی کنید

• یکی از مهم‌ترین مهارت‌های که برای مدیریت لازم است دانستن این نکته است که شما چه زمانی باید شخصا درگیر چیزی شوید و چه زمانی عقب بایستید.
• زمانی را صرف کنید تا آگاهانه اهداف و اولویت‌ها خود را ارزیابی کنید.
• تقویم هفتگی داشته باشید. این تقویم را آخر هفته‌ها بررسی کنید و ببینید چه مقدار از زمان خود را واقعا برای رسیدن به این اهداف و اولویت‌‌ها سپری کرده‌اید. جاهایی که وقت تلف کرده‌اید را نیز مشخص کنید.
• برنامه روزانه خود را بر اساس این تصویر بزرگ از اهداف و اولویت‌ها بچینید.

نشانه دوم: در هر کاری که به تأیید شما نیاز دارد، شما یک دردسر هستید

• کارمندان شما دائما برای اجرای بخش بعدی پروژه‌های خود معطل شما هستند.
• شما با گزارش‌های وضعیت و به‌روزرسانی‌های پروژه در طول روز درگیر و احتمالا خسته هستید.

نتیجه:

• وقت زیادی از شما و کارمندانتان تلف می‌شود.

راه‌حل: درگیری بیش‌ازحد به معنای ارزشمند بودن نیست

قبل از اینکه بخواهید مدیریت میکرو خود را متوقف کنید، باید بفهمید که چرا چنین کاری می‌کنید. دو دلیل وجود مدیریت میکرو این است که:

1. مدیران میکرو می‌خواهند حس ارتباط بیشتری با کارکنان رده پایین داشته باشند.
2. همان‌طور که در مقاله پیشین هم گفتیم برای آن‌ها راحت‌تر است که کار قبلی خود را انجام دهند و چندان دوست ندارند بر دیگران نظارت کنند.

به یاد بیاورید نقش شما به‌عنوان مدیر، رهبری، تصمیم‌گیری و هدایت تیم است و نه نظارت دائمی بر تمام‌کارهایی که کارمندان انجام می‌دهند.

نشانه سوم: شما به گزارش‌ها و به‌روزرسانی‌های مکرر از کارمندان نیاز دارید

• شما زمان زیادی را برای کنترل کارهای هر کارمند صرف می‌کنید.
• کارمندان شما زمان زیادی را برای نوشتن گزارش‌ها و ایمیل به شما برای توضیح هر بخش از کار خود صرف می‌کنند.

نتیجه:

• شما به کارمندان خود استقلال و خودکاری شخصی نمی‌دهید. استقلال و خودکاری برای ساخت یک تیم قدرتمند لازم است. کارمندان و کارگرانی که استقلال و خودکاری بیشتری داشته باشند، رضایت بیشتری از شغل خود خواهند داشت. آن‌ها همچنین تمایل کمتری برای ترک شغل خود دارند.

راه‌حل: کاری با آن‌ها نداشته باشید

• وقتی‌که اولویت‌های مدیریتی خود را ارزیابی کردید، لازم است که جلسه‌ای با کارمندان خود تشکیل دهید تا روش جدید خود را به آن‌ها بگویید.
• با کارمندانتان برای ایجاد مرزهای و قواعد جدید که مشخص می‌کنند دقیقا چه زمانی کارمندانتان باید شما را درگیر پروژه کنند، حرف بزنید.

نشانه چهارم: شما نمی‌توانید کار را به دیگران بسپارید

• دائما با خود می‌گویید «چرا باید کاری را که خود می‌توانم بهتر انجام دهم، به دیگران بسپارم؟»
• حتی اگر کار را به دیگران بسپارید، شما به کار دیگران اعتماد ندارید و مجبور هستید هر گام آن‌ها را بررسی کنید.

نتیجه:

• شما در نهایت با کاری که در حوزه مدیریتی شما نیست، خسته می‌شوید.

راه‌حل: اعتماد کنید

• کارها را به کارمندان بسپارید و نشان دهید که به توانایی‌های آن‌ها اعتماد و اطمینان دارید.
• شما باید فرصت رشد را به کارمندانتان بدهید و به آن‌ها بگویید که از صمیم قلب مطمئن هستید که آن‌ها می‌توانند از عهده این چالش برآیند. به آن‌ها بگویید که شما به تصمیمتان مبنی بر سپردن کار به آن‌ها اطمینان دارید.
• اگر کارمندی اشتباهی می‌کند، صبور باشید. آن‌ها از این اشتباه‌ها درس می‌گیرند و دفعات بعد بهتر عمل می‌کنند.

نشانه پنجم: وقتی کارمندی کاری را بدون مشورت شما انجام می‌دهند، خوشتان نمی‌آید

• کارمندان شما دائما منتظر تأیید شما برای مرحله بعدی کارشان هستند.
• دست خودتان نیست اما زمانی که کسی تصمیم کوچکی را بدون اطلاع شما می‌گیرد، اذیت می‌شوید.

نتیجه:

• شما تیم خود را خفه می‌کنید. مدیریت میکرو با ایجاد فضایی از بی‌اعتمادی، روحیه تیم را تخریب و ظرفیت رشد آن را محدود می‌کند.
• شما به اعتماد کارمندانتان نیز آسیب می‌زنید.

راه‌حل: یک گام عقب بایستید

• کارها را به کارمندانتان بسپارید و چند گام عقب برگردید. بگذارید آن‌ها کارها را بدون این‌که شما چک کنید، انجام دهند.
• این اطمینان را در آن‌ها ایجاد کنید که هر وقت سؤالی داشته باشند می‌توانند به شما مراجعه کنند و هنگامی‌که واقعا به راهنمایی شما نیاز دارند می‌توانند به شما اعتماد کنند.

نشانه ششم: شما از آن‌ها می‌خواهید که یک نسخه از جزئی‌ترین ایمیل‌ها و گزارش‌ها نیز به شما ارسال کنند

• صندوق دریافت ایمیل شما پر از نسخه‌های ایمیل‌هایی است که کارمندان برای کار و بحث سر مسائل جزئی به یکدیگر ارسال کرده‌اند.
• شما دائما در حجم زیادی از ایمیل‌های دریافتی غرق می‌شوید و گاهی اوقات مکالمات مهمی را که به پاسخ شما نیاز دارند، فراموش می‌کنید.

نتیجه:

• کارمندان شما احتمالا از این حس که می‌بینند شما می‌خواهید همه کارهای آن‌ها را کنترل کنید،‌ رنجیده خواهند شد. با اینکه کنترل هر مکالمه‌ای به شما حس از کاذبی از نظم می‌دهد؛ اما در‌واقع بازدهی کاری تیم شما را پایین می‌آورد.

راه‌حل:‌ سیاست‌ها و قواعد گزارش و ایمیل‌ها را عوض کنید

• به کارمندان خود اطلاع دهید که دیگر لازم نیست شما را در لیست ارسال ایمیل‌هایی که نظر یا اجازه شما ضروری نیست، بگنجانند.
• به کارمندان خود در این مورد اعتماد کنید. بگذارید کارشان را بکنند.
• یک ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید که بتواند در این راستا به شما کمک کند.

نشانه هفتم: بیش‌ازحد دستور می‌دهید

• شما حتی برای کارهای ساده دستورات پیچیده، جزئی و گام‌به‌گام می‌دهید.
• کارمندان شما به‌ندرت راه‌حل‌های خلاقانه یا روش‌های جدید را برای کارها تجربه می‌کنند.

نتیجه:

• اگر تیم شما انگیزه‌ای برای خلاقیت و ابداع نداشته باشد، در آن‌ها این حس به وجود می‌آید که ربات‌‌اند و در نتیجه کمتر حس می‌کنند که درگیر کار هستند و این، یک مشکل بزرگ است. وجود چنین حسی در کارمندان هزینه‌های زیادی به شرکت تحمیل خواهد کرد.

راه‌حل: اگر کارمندتان‌ را دوست دارید، بگذارید آزاد باشند.

• خودکاری در تضاد با مدیریت میکرو است. به آن‌ها بگویید که به ایشان برای انجام کارها و مدیریت پروژه‌های محوله اعتماد دارید. کارمندانتان هنگامی حس استقلال و خودکاری داشته باشند، بهتر عمل خواهند کرد.
• آن‌ها را برای استفاده از روش‌های خلاقانه تشویق کنید و به آن‌ها بابت نبوغشان پاداش بدهید. درصورتی‌که کارمندان شما حس کنند که شما خلاقیت آن‌ها را دوست دارید، متوجه‌ خلاقیت آن‌ها می‌شوید و به آن‌ها پاداش می‌دهید، تلاش بیشتری در کار خواهند کرد.

نشانه ۸: واقعا حس می‌کنید که اگر بخواهید چیزی را به‌درستی انجام دهید، باید خودتان دست‌به‌کار شوید

• در این صورت قانون اصلی دفتر یک چیز است: روش رئیس، بهترین روش است.
• شما نمی‌توانید به کارمندانتان ایمان داشته باشید.
• شما به‌جای اینکه از کارهایی تیم خود بهره‌ ببرید، همواره تنهایی کار می‌کنید.

نتیجه:

• شما ناآگاهانه به کارمندان خود این سیگنال را منتقل می‌کنید که به آن‌ها، توانایی آن‌ها و کارشان اعتماد ندارید و برای آن‌ها ارزشی قائل نیستید.

راه‌حل: خیلی نگران خراب‌کاری نباشید

• بسیاری از مدیران میکرو صرفا کمال‌گراهایی هستند که می‌ترسند حتی یک اشتباه به‌حساب مدیریت آن‌ها نوشته شود.
• به خاطر تیمتان هم که شده، شما باید ترستان را کنار بگذارید.
• به یاد داشته باشید هر اشتباهی فرصتی برای یادگیری ایجاد می‌کند.

نشانه ۹: در جلسات هفتگی شما تنها کسی هستید که حرف می‌زند

• جلسات هفتگی شما کمتر درباره طوفان ذهنی خلاقانه تیم هستند و بیشتر جایی هستند که شما فهرست کارها، اطلاعیه‌ها و تصمیمتان را بیان می‌کنید.
• شما جلسات طوفان فکری را برای درگیر کردن کارمندانتان در پروژه برگزار می‌کنید اما به نظر نمی‌آید کارمند‌تان خواستی برای مشارکت داشته باشند یا وقتی آن‌ها می‌خواهند مشارکت کنند، شما همواره ایده‌های آن‌ها را رد می‌کنید.

نتیجه:

• چه از عمد باشد و چه نه، ساختار جلسات شما سیگنالی به‌ کارمندان می‌دهد که مشارکت آن‌ها ارزشی ندارد. این قضیه روی عملکرد شغلی آن‌ها تأثیر می‌گذارد. اگر مشارکت فردی اعضای تیم به چشم بیاید، میزان تعهد و خلاقیت آن‌ها در کار بیشتر می‌شود.

راه‌حل: برنامه‌های جدیدی برای جلسات تنظیم کنید

• برنامه‌هایی که در آن کارکنان را تشویق به مشارکت کنند یا برنامه‌‌ای بچینید که بر اساس آن لازم باشد اعضای تیم در جلسه ساکت ننشینند.
• بهتر است برنامه جدیدی بچینید که در آن کارکنانتان بتوانند در مورد پروژه‌های مختلف حرف بزنند. یا اینکه از آن‌ها بخواهید بخشی را که دوست دارند در جلسه در آن مورد سخن بگویند، خود انتخاب کنند.
• با واردکردن کارمندان در ساختار جلسات، به آن‌ها نشان می‌دهید که برای مشارکت آن‌ها ارزش قائل هستید.

نشانه ۱۰: تیم شما همواره در اتمام پروژه تاخیر دارد

• تمایل شما برای چک کردن تمام جزئیات باعث تاخیرهای زیادی می‌شود.
• این تاخیرها ممکن است باعث شود که تیم نتواند حتی به مهم‌ترین زمان‌های تحویل کار نیز برسد.

نتیجه:

• اگر از برنامه عقب بمانید، احتمالا رابطه شما با مشتریان و رئیستان و همچنین اعتبار تیم شما آسیب خواهد دید.

راه‌حل: سعی کنید از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه برای کمک به تیم خود استفاده کنید

• این کار به شما و تیم شما دید می‌دهد و باعث می‌شود اعضای تیم بتوانند زمان‌بندی‌ و زمان‌های مهم را بدون یادآوری دائمی ببینید.

نشانه ۱۱: اعضای تیم شما همواره در تلاش هستند تیم را ترک کنند

• احتمالا متوجه شده‌اید که کارمندانتان معمولا در کمتر از دو سال کار خود را عوض می‌کنند.
• کارمندان شما علاقه‌ای به ماندن و رشد تحت رهبری شما ندارند.

نتیجه:

اگر سبک مدیریتی شما به رفتن کارمندان منجر می‌شود، هزینه زیادی را دارید متحمل می‌شود. هزینه جایگزینی یک کارمند به خصوصا هنگامی‌که او متخصص چیزی باشد، بسیار زیاد است. این هزینه می‌تواند به علت مدت‌زمان آموزش، مدت‌زمانی که آن کار انجام نمی‌شود، کارایی پایین و هزینه استخدام کارمند جدید ایجاد شود.

راه‌حل: بیشتر حمایت و کمتر قضاوت کنید

• اگر شما مدیریت میکرو می‌کنید احتمالا حس کرده‌اید که در فعالیت‌های روزانه دفتر بسیار وقت صرف می‌کنید؛ اما آیا واقعا روی کسانی که برایتان کار می‌کنند، وقت می‌گذارید؟
• این احتمال وجود دارد که شما کارمندانتان را صرفا دارایی می‌بینید و نه منابع ارزش. اگر می‌خواهید مدیر بهتری شوید، باید این ذهنیت را تغییر دهید.
• زمانی را صرف کنید و از کارمندانتان درباره اهدافشان بپرسید. سپس کارهایی را در راستای اهدافشان به آن‌ها بسپارید و بگذارید خودشان کار را انجام دهند.

کلام آخر

اگر تمایلی به مدیریت میکرو دارید، احتمالا به‌این‌علت است که شما واقعا روی موفقیت تیم خود سرمایه‌گذاری کرده‌اید. این مهم‌ترین دارایی شما به‌عنوان مدیر است؛ اما این دارایی فقط در صورتی واقعا دارایی به‌حساب می‌آید که بتوانید به نحو موثری کنترلش کنید.

شما می‌توانید به نحو ظریفی بعضی از رفتارهای خود را تغییر دهید. این کار باعث می‌شود بتوانید انرژی خود را بهتر و دقیق‌تر برای حمایت و هدایت تیمتان صرف کنید. هر چه زمان کمتری روی جزئیات بگذارید، تیم شما بهتر خواهد بود.