طوفان فکری؛ روشی برای شکوفایی خلاقیت در سازمان

تشکیل جلسات برای حل مسائل و مشکلات مختلف در سازمان‌ها و شرکت‌ها یک امر بسیار معمول است. اما اغلب پیش می‌آید در این‌گونه جلسات حرف افرادی که اعتمادبه‌نفس بالاتری دارند، بلندتر صحبت می‌کنند و یا از رتبه‌ی بالاتری در سازمان برخوردار هستند، بیشتر شنیده می‌شود. کسانی که اعتمادبه‌نفس پایین‌تری دارند و یا افرادی که فکر می‌کنند داشتن نظری مخالف مدیران بالادستی بی‌احترامی به آن‌ها است، معمولا خود را کنار می‌کشند و یا صرفا نظرات دیگران را تایید می‌کنند. به همین دلیل این جلسات اغلب موثر واقع نخواهند شد. روش طوفان فکری، رویکردی بسیار کارآمد برای حل این‌گونه مشکلات در بحث‌های گروهی است. در طوفان فکری محیطی آزاد برای همه‌ی افراد فراهم می‌شود که آزادانه نظرات خود را ارائه دهند. از همه خواسته می‌شود که به‌صورت کامل و بدون در نظر گرفتن سایر مسائل حاشیه‌ای ایده‌های خود را بیان کنند. به‌این‌ترتیب فضا برای ارائه‌ی نظرات جدید و خلاقانه فراهم می‌شود.

برای قضاوت زود است

تکنیک طوفان فکری، نخستین بار توسط الکس آزبورن (مدیر ارشد تبلیغات شرکت BDO) به کار گرفته شد. در حقیقت ایده‌ی اولیه‌ی او برگرفته از روشی به نام «پرائی باراشنا» به معنی پراندن سوال بود، که از سال‌ها قبل در مدارس دینی هندوستان استفاده می‌شد. در این روش دانش آموزان بدون اینکه تحت‌فشار باشند و یا از آن‌ها بازخواست شود، آزادانه سوالات خود را مطرح می‌کردند.

نکته‌ای که آقای آزبورن در این فرآیند به آن پی برده بود و در شرکت تجاری-تبلیغی خود از آن استفاده کرد و بسیار گره‌گشا هم بود، مسئله‌ی « تعویق قضاوت » بود. در واقع اساس طوفان فکری هم بر پایه‌ی همین تعلیق قضاوت گذاشته شد.

چرا طوفان فکری؟

در گذشته مدیران سازمان‌ها بر این عقیده بودند که برای حل هر مسئله‌ای تنها یک یا چند راه‌حل مشخص وجود دارد، اما استفاده از طوفان فکری این حقیقت را اثبات می‌کند که هیچ محدودیتی برای حل یک موضوع و یافتن راه‌حل برای مشکلات وجود ندارد.

گاهی بهترین راه‌حل‌‌ها در ابتدا به‌دردنخور به نظر می‌رسند.

ایده‌هایی که در این جلسات مطرح می‌شوند ممکن است گاه بسیار دور از ذهن و خیال‌پردازانه باشد، اما آنچه در اینجا اهمیت دارد تولید ایده‌های مختلف و به تعداد زیاد در مورد یک موضوع است. بعد از مدتی ذهن افراد برای هر مسئله‌ای راه‌حلی خلاقانه خواهد داشت، که می‌تواند به سازمان در پیشبرد امور خود در جنبه‌های مختلف کمک کند.

استفاده از این روش به ما نشان می‌دهد که همواره راهی برای کسب موفقیت در بازار و امور مربوط به کسب‌وکار وجود دارد. حتی زمانی که شرکتی زیانده است، می‌توان امیدوار بود که به ایده‌های جدیدی برای حل مشکلات موجود و بهبود وضعیت فعلی دست ‌یابیم.

قواعد اجرای طوفان فکری

در اجرای یک جلسه‌ی طوفان فکری، رعایت 4 قاعده‌ی اساسی بسیار مهم و ضروری است، قواعدی که موجب بروز خلاقیت در اعضای گروه می‌شود و هیچ‌گونه محدودیتی برای ارائه‌ی نظرات مختلف ایجاد نمی‌کند.

• هیچ‌گونه قضاوتی در مورد پیشنهادهای مطرح‌شده انجام نمی‌شود. بهتر است به‌جای قضاوت و انتقاد، به توسعه و بهبود نظرات فکر کنیم، که موجب باز شدن ذهن افراد می‌شود و می‌توان به تعداد زیادی راه‌حل خلاقانه و جدید دست یافت.
• همه‌ی ایده‌ها ، حتی آن‌هایی که به نظر پوچ و غیرعملی می‌رسند، مورد استقبال قرار می‌گیرند. ممکن است این ایده‌ها رویکردهای جدیدی را برای حل مسئله باز کنند و حتی منجر به راه‌حل‌های بهتری نسبت به ایده‌های معمولی شوند.
• کمیت ایده‌ها بسیار مهم است، هر چه تعداد ایده‌های مطرح‌شده بیشتر باشد، احتمال ظهور راه‌حل‌های مفید و کارگشا بیشتر می‌شود.
• اعضای تیم باید علاوه بر نقش خود در ایجاد ایده‌ها، به ترکیب ایده‌های دیگر و اصلاح آن‌ها نیز ترغیب شوند. می‌توان با ترکیب دو ایده‌ی خوب، به یک ایده‌ی کامل‌تر رسید.

روش اجرای طوفان فکری

نخستین گام در اجرای تکنیک طوفان فکری، انتخاب رهبر گروه است. وی وظیفه دارد قبل از جلسه، موضوع مورد بحث را به اطلاع اعضای گروه برساند. رهبر گروه در ابتدای جلسه، واقعیت‌های موجود، سؤال‌های مرتبط و اهداف جلسه را بیان می‌کند و سپس پرسش یا مسئله‌ی محوری را بر روی تخته یا هر سطح قابل‌مشاهده‌ی بزرگ دیگری می‌نویسد. توصیه می‌شود از کلمات پرسشی مانند « چگونه » و یا « چه » که می‌توانند جواب‌های نامحدودی داشته باشند، استفاده شود.

در ادامه دبیر جلسه (که می‌تواند همان رهبر گروه هم باشد) قواعد و اصول اجرای کار را برای شرکت‌کنندگان توضیح می‌دهد. مرحله‌ی بعدی زمان ارائه‌ی ایده‌ها و نظرات توسط افراد است، که به صورت گردشی انجام می‌شود و دبیر جلسه به نوبت از اعضا می‌خواهد که نظر خود را با در نظر گرفتن قواعد کار بیان کنند و وی نیز همه‌ی آن‌ها را بر روی تخته یادداشت می‌کند. در صورتی که نظرات افراد به پایان رسید، سوالاتی مانند «چه چیز، چرا، چگونه، کجا، چه زمان و چه کسی» برای به جریان افتادن دوباره گفتگو مطرح می‌شود.

نیمه‌ اول، نیمه دوم

معمولا جلسه‌ی طوفان فکری در دو بخش جداگانه برگزار می‌شود. مرحله‌ی اول که حداقل 25 دقیقه طول می‌کشد، صرفا به جمع‌آوری ایده‌ها و نظرات اعضای گروه پرداخته می‌شود. در بخش دوم هم ارزیابی و قضاوت ایده‌ها برای بهبود آن‌ها و رسیدن به بهترین راه‌حل‌ انجام می‌شود. درنهایت این مرحله هم بین 30 تا 50 دقیقه طول می‌کشد. عده‌ای محدودیت زمانی برای این جلسات را قبول ندارند، اما عواملی چون خستگی، بی‌حوصلگی و کاهش کارایی افراد آن را توجیه می‌کند.

درواقع تنها در این مرحله است که افراد مجاز به قضاوت و اظهارنظر در مورد ایده‌های مطرح‌شده هستند و به‌هیچ‌وجه نباید بلافاصله بعد از ارائه‌ی ایده‌ها (در مرحله‌ی اول) آن‌ها را به قضاوت گذاشت. این فرآیند باید به‌دقت انجام شود تا همه‌ی اعضای گروه بتوانند آزادانه و بدون تحت تأثیر قرار گرفتن نظرات خود را مطرح کنند.

چنین روشی باعث می‌شود که همه‌ی راه‌حل‌ها و ایده‌های موجود را یکجا دید و از میان آن‌ها بهترین‌ها را انتخاب کرد و برای اجرایی کردن آن‌ها برنامه‌ریزی کرد. از طرف دیگر امکان استفاده از تجربیات و نظرات دیگران را به افراد می‌دهد و با به تعویق انداختن قضاوت از بحث‌های پراکنده و اغلب بیهوده، جلوگیری می‌شود. همچنین تمرکز بر روی یک هدف و مسئله‌ی مشخص به میزان قابل‌توجهی اتلاف وقت در جلسات را کاهش می‌دهد.

نکاتی که باید برای اجرای جلسات طوفان فکری مدنظر قرار گیرد:

• فرآیند طوفان فکری با گروهی متشکل از 6 تا 12 نفر به همراه یک نفر به‌عنوان رهبر و یک دبیر گروه (که می‌تواند همان رهبر گروه هم باشد) انجام می‌شود. درصورتی‌که تعداد اعضا کمتر از 6 نفر باشد، امکان خلق ایده به‌اندازه کافی (که یکی از اصول اولیه‌ی این روش است) وجود نخواهد داشت و اگر بیشتر از 12 نفر هم باشند، دریافت همه‌ی ایده‌ها و بررسی آن‌ها بسیار وقت‌گیر و مشکل خواهد بود. همچنین گروه‌ها بایستی بر اساس زمینه‌های کاری و هدف جلسه تشکیل شوند.
• برخی افراد در گروه‌های بزرگ‌تر از 7 نفر نمی‌توانند در مقابل جمع صحبت کنند و یا برخی دیگر تمایل دارند که بر سایرین تأثیرگذار باشند. رهبر گروه باید تجربه‌ی کافی در برخورد با چنین شرایطی را داشته باشد و برای غلبه بر این مشکلات آموزش ببیند.

وظیفه رهبر گروه جمع‌آوری ایده‌ها و تشویق گروه است.

• رهبر گروه یا دبیر جلسه همه‌ی ایده‌های مطرح‌شده را بدون اظهارنظر در مورد آن‌ها و ارزش‌گذاری باید ثبت کند و اعضای گروه را برای ارائه‌ی نظرات جدید با تمرکز بر روی موضوع موردبحث، تشویق می‌کند.
• در جلسه‌ی ارزیابی و بررسی ایده‌ها نباید راه‌حل‌هایی که به نظر غیرعادی می‌رسند را به‌راحتی کنار گذاشت، بلکه می‌بایستی همه‌ی پیشنهادها مدنظر قرار گیرند و راه‌های عملی کردن آن‌ها بررسی شود. به‌علاوه رهبر وظیفه دارد مانع کنار گذاشتن ایده‌ها به دلیل کمبود بودجه و یا سایر منابع شود. اگر ایده‌ای خوب باشد، باید راه‌های پیاده کردن آن را یافت.

طوفان فکری فردی

اجرای روش طوفان فکری اغلب بسیار موثرتر از روش‌های معمول حل مسئله در گروه است، اما باز هم بیشتر افراد وقتی به تنهایی از این روش استفاده می‌کنند به ایده‌های بیشتر و باکیفیت‌تری می‌رسند.

یکی از دلایل آن اجرای نشدن درست قواعد و اصول در گروه و وجود برخی رفتارهای نامناسب به‌صورت پنهانی است. دلیل دیگر هم این است که افراد به نظرات دیگران بیشتر توجه ‌می‌کنند و منتظر می‌مانند تا دیگران نظر بدهند و خود ایده‌ای مطرح نمی‌کنند.

وقتی به‌تنهایی آن را اجرا می‌کنید دیگر منتظر نظرات دیگران نخواهید شد و ممکن است از ایده‌ای که تردید داشتید در گروه مطرح کنید، به نتیجه‌ای بسیار فوق‌العاده و جالب دست یابید. اما به‌طورکلی درصورتی‌که قواعد این روش به‌درستی اجرا شوند، استفاده از تجربیات و ایده‌های دیگران قطعا نتایج بهتری در پی خواهد داشت.

همین امروز!

اجرای روش طوفان فکری در گروه به دلیل استفاده از خلاقیت و تجارب همه‌ی اعضا در مورد یک موضوع خاص بسیار موثر خواهد بود. وقتی‌که برای بررسی ایده‌ها گرهی ایجاد می‌شود، خلاقیت یکی از اعضا می‌تواند آن ایده را به سطح بالاتری ببرد. بنابراین ایده‌هایی که در مقایسه با روش فردی پدید می‌آیند، بسیار عمیق‌تر هستند.

علاوه بر این افرادی که در این فرآیند شرکت می‌کنند، احساس مفید بودن و نقش داشتن در راه‌حل نهایی به آن‌ها دست خواهد داد و به این باور می‌رسند که هرکسی می‌تواند ایده‌های خلاقانه و راه گشا داشته باشد. درنهایت هم با تکرار این جلسات می‌توان یک تیم خلاق و هماهنگ را برای حل سایر مشکلات سازمان ایجاد کرد.