«گوگل داکز» چگونه مدیریت کسب و کارها را متحول کرد؟
میزان کار بالا و تنوع وظایف، به ابزاری دقیق برای تنظیم و نظمدهی نیازمند است. از این رو گوگل داکز یا همان اسناد گوگل یکی از بهترین سرویسهایی است که میتواند به انجام هرچه بهتر وظایف کمک کند.
مدیران کسب و کارهای کوچک و نوپا همیشه برای انجام وظایفشان با کمبود وقت روبرو هستند. فهرستنویسی وظایف و اقداماتی که باید در طول روز، هفته و ماه انجام شود از جمله کارهای اساسی برای مدیریت مجموعههای جدید است. در شرایطی که وقت به طور معمول تنگ است اضافه شدن کار جدید میتواند به ایجاد استرس ختم شود.
بررسیها نشان میدهد که ۶۰ درصد کسب و کارهای کوچک به طور متوسط حدود ۶۰ ساعت در طول هفته کار میکنند. ۷۰ درصد از کمپانیها نیز بیش از ۴۰ ساعت در هفته کار میکنند. ۸۹ درصد نیز در تعطیلات پایان هفته نیز کار میکنند. میزان کار بالا و تنوع وظایف، به ابزاری دقیق برای تنظیم و نظمدهی نیازمند است. از این رو گوگل داکز یا همان اسناد گوگل یکی از بهترین سرویسهایی است که میتواند به انجام هرچه بهتر وظایف کمک کند.
کدهای رنگی
با استفاده از امکانات موجود در سرویس گوگل داکز مدیران امکان رصد فعالیتهای کارمندان و دنبال کردن وظایف را با دقت پیدا خواهند کرد. با استفاده از سیستم کدگذاری رنگی در این سرویس مدیران میتوانند خود را از بلایای درایوهای شلوغ حفظ کنند. درایوهایی که اگر نام سندی را فراموش کرده باشید ناچارید زمان زیادی را برای یافتنش صرف کنید. در گوگل داکز کاربران میتوانند پوشهها را با رنگهای مختلف تنظیم کنند و تعداد بیست و چهار رنگ برای این منظور در این مجموعه وجود خواهد داشت.
برقراری تماس از درون اسناد
مجموعهای از اضافهشوندهها با نام جیسوییت برای این سرویس در نظر گرفته شده است. این بخش به کاربر اجازه انجام کارها و فعالیتهای گوناگون را خواهد داد. به عنوان مثال با استفاده از اضافه شوندهای با نام «اوبر کنفرانس» کاربر امکان ایجاد کنفرانس صوتی با دیگر کارمندان مجموعه را پیدا خواهد کرد. برای دریافت اضافهشونده باید از بخش Adds-on اقدام کرد. با جستوجوی نام اوبر کنفرانس این امکان به گوگل داکز اضافه خواهد شد.
استفاده از قالبها
برای ایجاد پروژههای جدید کاربران به قالبها و الگوهای مشخص نیازمند خواهند بود. به عنوان مثال سند تنظیم قرار ملاقات با سند تنظیم جلسه درون سازمانی متفاوت است. اگر وقت کافی برای طراحی این قالبها را ندارید میتوانید از قالبهای پیشفرضی که به این منظور ساخته شده است استفاده کنید. مزیت این قالبها در آن است که برای ساخت هر باره نیازی به شروع الگوسازی از سفر نیست. اگر به بخش قالبها مراجعه کردید و قالب مورد نیاز خود را در میان نمونههای موجود پیدا نکردید به سادگی امکان دانلود الگوهای جدید به عنوان افزودنی در این سرویس در نظر گرفته شده است.
اضافه کردن امضا پای مطالب
امضا کردن اسناد و اسکن کردن و در نهایت ایمیل کردن آنها برای هر مدیری طاقتفرسا است. گوگل داکز این امکان را برای مدیران ایجاد کرده است که بتوانند به سادگی یک کلیک امضای خود را به اسناد مورد نظرشان اضافه کنند. پاندا داک نام افزودنی است که با اضافه شدن به مجموعه گوگل داکز امکان ایجاد امضای دیجیتالی را برای کاربران مهیا میکند.
بخوانید تا تایپ شود
تایپ صوتی دیگر امکانی است که در سرویس اسناد گوگل برای سهولت کار کاربران در نظر گرفته شده است. با انتخاب علامت میکروفون در این نرمافزار امکان مکتوبسازی گفتار وجود خواهد داشت. حین تبدیل گفتار به متن نیز میتوان با گفتن نقطه، علامت سوال و علامت تعجب این علائم را در متن استفاده کرد.
فکس هنوز هم زنده است
مهم نیست موافق یا مخالف استفاده از فکس باشید. این ماشین هنوز زنده است و بسیاری از کمپانیها از این امکان استفاده میکنند. اما فقدان فکس در برخی شرکتها موجب ایجاد نقص در کار میشود. در همین راستا اضافه شونده Hello Fax میتواند بدون نیاز به ماشین فکس این امکان ارسال را برای کاربران ایجاد کند.
نظرات