چطور به زبان انگلیسی نامه رسمی بنویسیم؟

شاید بارها به زبان فارسی نامه رسمی نوشته باشید. مثلا نامه درخواستی که به آموزش دانشکده تحویل داده‌اید یا نامه‌ای که برای شهرداری شهر خود نوشته‌اید نامه‌هایی رسمی به حساب می‌آیند. حالا به هر دلیلی مثل ادامه تحصیل یا انجام پروژه‌ای مشترک با یک شرکت خارجی، می‌خواهید نامه‌ای رسمی به زبان انگلیسی بنویسید.

نامه را چطور شروع می‌کنید؟ در فارسی معمولا این کار را با نوشتن «بسمه‌تعالی» و بعد قید کردن نام گیرنده و عرض ادب و احترام آغاز می‌کنیم. اما در زبان انگلیسی برخلاف فارسی، قواعد مشخصی برای نوشتن نامه‌های رسمی وجود دارد که بهتر است از آن‌ها پیروی کنید.

در مورد چه‌چیزهایی ننویسیم؟

وقتی یک نامه می‌نویسید، سندی مکتوب ایجاد می‌کنید که بعدها نمی‌شود آن را انکار یا بازتفسیر کرد. برای همین مواردی وجود دارند که باید از نوشتن آن‌ها پرهیز کنید.

هرگز چیزی را ننویسید که به‌طور شفاهی نمی‌گویید. مثلا اگر شکایتی دارید که نمی‌توانید آن را شفاهی بیان کنید، انتخاب نوشتن بجای گفتن مناسب نیست.

چیزی ننویسید که اگر دیگران (به غیر از گیرنده) نامه را بخوانند شما شرمنده شوید. در بیشتر موارد گیرنده منع قانونی برای افشای محتوای نامه ندارد. همیشه فرض کنید چیزی که می‌نویسید را تمام دنیا می‌خوانند. چه یک ایمیل کوتاه باشد چه نامه‌ای طولانی.

از پیچیده‌نویسی پرهیز کنید. لغاتی را به‌کار ببرید که از معنای آن‌ها اطمینان دارید. اگر یک ترکیب جالب را در سخنرانی فردی انگلیسی‌زبان شنیده‌اید، اما از بارمعنایی آن به طور کامل باخبر نیستید از نوشتن آن بپرهیزید. شاید معنای مدنظر فرد متفاوت بوده یا ترکیب مورد نظر فقط برای همان جایگاه مناسب است.

ارکان نامه رسمی

در هر زبانی، چه فارسی و چه انگلیسی، نامه رسمی 5 رکن اساسی دارد.

1) مرجع نامه. 2) دلیل نگارش نامه. 3) متن نامه. 4) پایانِ نامه و 5) راه ارتباطی برای گیرنده.

1) مرجع نامه

هر نامه رسمی دو مرجع دارد. فرستنده و گیرنده. نامه رسمی هرگز نباید فرستنده یا گیرنده‌ای نامشخص داشته باشد.

آدرس فرستنده (شمایی که نامه را می‌نویسید) در بالا سمت راست نوشته می‌شود. پایین‌تر از آدرس شما، در سمت چپ آدرس گیرنده قرار می‌گیرد.

اگر راحت‌تر هستید، اول نامه را روی کاغذ بنویسید و بعد تایپ کنید.

اطلاعات فرستنده و گیرنده شامل موارد زیر می‌شود:

• نام و نام خانوادگی فرد
• دپارتمان یا بخشی که فرد در آن است
• آدرس
• شهر
• کدپستی

در زیر آدرس گیرنده، تاریخ نگارش نامه را بنویسید. فراموش نکنید که از تاریخ میلادی استفاده کنید و ماه‌ها را به حروف و اعداد را به لاتین بنویسید. نام ماه را کامل بنویسید نه به شکل خلاصه‌شده.

در زیر تاریخ نام گیرنده قرار می‌گیرد. برای مردها از پیشوند Mr. و برای خانم‌ها از Ms. استفاده کنید. مثلا Dear Mr. Fakhrizadeh

توجه کنید که هر سه کلمه در این عبارت با حروف بزرگ شروع می‌شوند. اگر نام گیرنده را نمی‌دانید می‌توانید بنویسید Dear Sir or Madam. اگر گیرنده مقامی اجرایی مثل رئیس‌جمهور دارد می‌توانید او را Mr. president خطاب کنید.

2) دلیل نگارش نامه

خیلی مهم است که خواننده بعد از آن که فهمید نامه از سمت چه‌کسی است و مطمئن شد که نامه برای او نوشته شده، بداند که چرا دارد این نامه را می‌خواند. اگر این جواب نامه‌ای است که از آن‌ها دریافت کرده‌اید می‌توانید بگویید: with the reference to your e-mail of 9th September. این عبارت شبیه به «پیرو نامه شما مورخ 18 شهریور 1397» است.

نامه می‌تواند پیروی یک گفت‌وگوی تلفنی، تبلیغی در تلویزیون، فراخوان عمومی یا اطلاعیه‌ باشد. اگر می‌خواهید در این قسمت به شخصی ثالث ارجاع بدهید، حتما از آن فرد اجازه بگیرید.

اگر برای دلیل خاصی نامه رسمی می‌نویسید باید دلیل نگارش نامه را ذکر کنید. مثلا این نامه را می‌نویسم تا تحویل کالاهای ارسالی شما را تایید کنم. یا در پاسخ به پیشنهاد شما برای همکاری مشترک می‌نویسم. با تکمیل جمله …I am writing to صادقانه دلیل نگارش نامه را ذکر کنید.

تعارف‌های فارسی را کنار بگذارید. مستقیم و شفاف دلیل واقعی نگارش را توضیح بدهید. مثلا نگویید می‌خواستم از حال شما باخبر شوم، همچنین فایل درخواست پذیرش کالا را هم ضمیمه کردم. بلکه بگویید که این نامه برای ارسال فرم درخواست پذیرش کالا است.

3) بدنه نامه

بعد از آن که مشخص کردید چرا دارید این نامه را می‌نویسید، دست‌کم دو پاراگراف دیگر در اختیار شما است. در پاراگراف دوم موضوع تشریح می‌شود. مثلا اگر در پاراگراف اول توضیح دادید که پیرو فراخوان آن‌ها برای یک شریک ایرانی است که دارید نامه می‌نویسید، در این قسمت شرایط خودتان و شرکتتان را توضیح می‌دهید.

بعد از آن، در پاراگراف آخر لازم است کاری که می‌خواهید گیرنده برای شما انجام دهد را به‌وضوح ذکر کنید. مثلا بگویید لطفا فرم‌های لازم برای ثبت‌نام را برای من بفرستید. این قسمت به‌طور واضح و شفاف به گیرنده توضیح می‌دهد که باید برای شما چه‌کار کند.

اگر درخواست شما روشن نباشد، مثلا بگویید که تبلیغ آن‌ها را دیده‌اید و باور دارید شرایط مد نظر آن‌ها را دارید اما نگویید از گیرنده چه درخواستی دارید، او می‌تواند برایتان هیچ کاری نکند.

اگر نامه شما فایل ضمیمه‌ای دارد، حتما به آن اشاره کنید. از جمله …Please find the enclosed document استفاده کنید. مثلا اگر اسکن مدرک یا توصیه‌نامه‌ای را ضمیمه کرده‌اید، حتما موضوع را ذکر کنید. اگر تعداد فایل‌ها بیش از یکی یا دوتا است، می‌توانید برای ضمیمه‌ها فهرستی جداگانه باز کنید و آن‌ها را پشت سر هم قید کنید.

4) پایانِ نامه

نامه را معمولا با تشکر تمام می‌کنند. مثلا می‌توانید از وقتی که برای خواندن نامه گذاشته‌اند تشکر کنید یا پیشاپیش ممنون باشید که به شما کمک می‌کنند.

بعضی‌ها به همراه پیام تشکر، خواسته خود را دوباره بیان می‌کنند. مثلا از این که نمونه محصول خود را برایمان ارسال می‌کنید پیشاپیش تشکر می‌کنیم. به این ترتیب گیرنده یک‌بار دیگر متوجه می‌شود که باید برایتان چه‌کار کند.

بعد از آن می‌توانید عبارتی مودبانه مثل I look forward to hearing from you یا هر عبارت مودبانه دیگری را که خودتان ترجیح می‌هید قرار دهید. اگر قرار است به‌زودی فرد را ملاقات کنید می‌توانید به این موضوع اشاره کنید. افزودن یک کلمه پایانی مثل Sincerely, Cordially یا Best regards هم بد نیست.

5) راه ارتباطی

بعد از تشکر پایانی، نام خود را ذکر کنید و در پایین آن نام شرکت خود را بیاورید. همچنین می‌توانید در قسمت تشکر، مثلا بگویید که اگر خواستید در مورد خدمات شرکت ما بیشترین بدانید به این آدرس ایمیل بزنید یا با این شماره تماس بگیرید.

اگر این کار را نکرده‌اید می‌توانید اطلاعات تماس را در پایین نامه ذکر کنید. بارها برایم پیش آمده که نامه‌ای دریافت کردم و واقعا قصد داشتم به آن پاسخ بدهم، اما فرستنده راهی برای ارتباط معرفی نکرده بود.

برای اطمینان از این که گیرنده می‌داند که چطور باید با شما ارتباط برقرار کند، علاوه بر نشانی خود در بالا سمت راست نامه، در این قسمت هم می‌توانید آدرس خود را ذکر کنید.

عبارات غیر رسمی یا رسمی

واضح است که در یک نامه رسمی نباید از عبارات و اصطلاحات غیر رسمی و عامیانه استفاده کنید. اما شاید یک‌چیز برایتان عجیب باشد. چرا در نامه رسمی سلام و احوال‌پرسی نداشتیم؟

در نامه‌های رسمی نیازی نیست که سلام کنید یا حال طرف مقابل را بپرسید. اما اگر مخاطب خود را می‌شناسید و نامه شما پیامی شخصی است نه یک سند اداری، بهتر است سلام کنید.

بجای احوال‌پرسی‌های کلیشه‌ای مثل I hope this letter finds you well می‌توانید از یک جمله واقعی و مرتبط استفاده کنید. مثلا مقاله شما در مورد بازاریابی دیجیتال را خواندم، یا امیدوارم تعطیلات در پاریس (اگر می‌دانید فرد برای تعطیلات به پاریس رفته است) خوب باشد. می‌توانید بگویید «می‌دانم سرتان شلوغ است برای همین خلاصه می‌کنم». I know you are swamped, so I will be brief.

اگر می‌خواهید کمی از شکل رسمی فاصله بگیرید، باز هم توجه کنید که نوشته سندی است که باقی می‌ماند. هرگز چیزی که نمی‌توانید در جمع بگویید را ننویسید، حتی در پیام کوتاه.

یک نمونه از نامه رسمی خودشان را ببینید

فرض کنید می‌خواهید برای آکسفورد نامه بنویسید. پیدا کردن نامه‌ای که از سمت آکسفورد فرستاده شده باشد کار سختی نیست. اگر احساس کردید شکل نامه رسمی آن‌ها با چیزی که در این مقاله ذکر شده فرق دارد، از استاندارد آن‌ها پیروی کنید.

مواردی که در این مقاله به آن‌ها اشاره کردیم درست هستند. اگر برای شرکتی کوچک نامه می‌نویسید و احساس می‌کنید نامه‌های خودشان خیلی با استاندارد فاصله دارد، شما از فرمت استاندارد پیروی کنید. یک روش دیگر این است که موضوع نامه خود را در گوگل سرچ کنید و در پایان کلمه sample را بنویسید تا نمونه‌هایی را شبیه به چیزی که می‌خواهید بنویسید بیابید.

مطمئن شوید که جواب نامه حتما به دست شما می‌رسد.

اندکی تغییر مثل قرار دادن آدرس خودتان در بالا سمت چپ یا تکرار نکردن اطلاعات تماس در پایین نامه چیزی را خراب نمی‌کند. نکته مهم این است که آدرس خود را بدهید، چپ و راست بودن آدرس آن‌قدر مهم نیست.

اگر یک مقام رسمی نیستید نیازی نیست زیر نامه را مهر و امضا کنید، مگر در مواردی که اطمینان دارید بدون امضای شما نامه اعتبار ندارد. معمولا منظور از امضا، همان اسم و سمت خودتان است که در زیر نامه می‌نویسید.

از اشتباه کردن نترسید

خیلی خوب است که قبل از فرستادن نامه، اشتباهات تایپی و دستوری را اصلاح کنید. حتما چندین بار نامه را بخوانید و اگر کسی اطراف شما وجود دارد که زبانش خوب است از او بخواهید نگاهی به نامه شما بیندازد.

اما از این که اشتباه کنید نترسید. خودتان را جای طرف مقابل بگذارید. اگر یک نامه مودبانه، مرتب با درخواستی روشن به دست شما برسد که یک غلط املایی دارد، نامه رسمی را پاره نمی‌کنید.

معمولا طرف مقابل می‌دانید که انگلیسی زبان مادری شما نیست و توقع ندارد که نامه‌ای بی‌نقص بنویسید، مگر قرار باشد به عنوان نویسنده، مترجم یا دانشجوی دکترای ادبیات انگلیسی استخدام شوید. فکر می‌کنم حتی در این حالت‌ها هم اشتباهاتی جزئی قابل بخشش باشند.

نمونه نامه رسمی

در زیر می‌توانید یک نمونه نامه رسمی به یک مجله خیالی را ببینید. موضوع نامه کاملا تخیلی است. می‌خواهم به آن‌ها بگویم که اشتراک سالانه‌شان را می‌خواهم، فرم درخواست و رسید پرداخت در ضمیمه همین نامه است و اگر آن‌ها بخواهند می‌توانند به رایگان اشتراک ما را درخواست کنند. همچنین از شنیدن پیشنهادها و انتقاداتشان خوشحال خواهم شد.