بهترین روش متحول کردن کسب‌وکار

تنها قانونی که برای هر چیزی در جهان ثابت است، این است که هیچ‌چیزی ثابت نیست. همه‌چیز تغییر می‌کند و تغییر سنگ بنای تمام کائنات است؛ اما این تغییر و تحول به همین‌جا خلاصه نمی‌شود. افراد و شرکت‌ها هم تغییر و تحول می‌یابند.

ازاین‌روی ما باید بدانیم این تغییر و تحول را چگونه بهینه کنیم زیرا در غیر این صورت تغییر می‌تواند همه‌چیز را خراب کند. ما چه به‌عنوان یک فرد و چه به‌عنوان یک مدیر باید دانشی از مدیریت تحول داشته باشیم.

مدیریت تحول مبحثی در دانش مدیریت است که تلاش می‌کند ابزارها و روش‌های بهینه‌ای برای انجام تغییرات در سازمان‌ها به ما ارائه دهد. این ابزارها به مدیران فهرستی از مسائل ضروری که همواره باید تحت نظر باشند به همراه روش‌هایی برای مدیریت تحول، بهینه به ما ارائه می‌دهند. خواه در یک کسب‌وکار اینترنتی کوچک و خواه در یک سازمان بزرگ بین‌المللی!

چرا باید تغییر کنیم؟

اینکه چرا سازمان‌ها و شرکت‌ها باید تغییر کنند، می‌تواند ریشه در چیزهای گوناگونی داشته باشد. تغییرات فناوری، بهینه نبودن عملکردهای سازمان، نیاز به تولید محصولات جدید، نیاز به به‌روزرسانی محصولات، تغییر مهارت‌های لازم برای بقا در رقابت و کاهش رضایت مشتری از شرکت به دلیل تغییر انتظارات آن‌ها، می‌توانند برخی از مهم‌ترین دلایل برای لزوم ایجاد تحول باشند.

توجه نکردن به هرکدام از این دلایل در زمان لازم، می‌تواند باعث ضررهای مالی بزرگ شود و شاید ایراد مرگبار یکی از مشهورترین مثال‌ها در این زمینه شرکت نوکیا است. علت ورشکست شدن شرکت نوکیا این بود که نخواست در زمان لازم خود را تغییر دهد و به سراغ اندروید برود و با همین نخواستن، به‌سادگی نوکیا ورشکست شد.

گاهی وقت‌ها برای بقا و ادامه حیات لازم است تغییرات بزرگی در مسیر حرکتمان انجام دهیم.

در نتیجه تغییر و تحول نه‌تنها خواه‌ناخواه همواره اتفاق می‌افتد بلکه در مواردی تضمین‌کننده بقای سازمان نیز هست؛ بنابراین بهتر است دانشی از مدیریت تحول داشته باشیم تا بتوانیم هم تغییر و هم رشد کنیم؛ زیرا ایجاد تغییر و تحول بدون این دانش می‌تواند کشنده باشد.

در ادامه ما هشت گام مهم برای مدیریت تحول می‌آوریم. با کمک این ۸ گام می‌توانیم مطمئن شویم که با موفقیت فرآیند تغییر را طی خواهیم کرد.

مدیریت تحول در ۸ گام

هرکدام از گام‌هایی که در ادامه برای مدیریت تحول سیستم‌ها می‌آیند خود نیاز به بحث و بررسی که دارند که فراتر از این یک مقاله است. بااین‌همه توضیح مختصر هرکدام از این گام‌ها می‌تواند تصویر روشنی از چیستی مدیریت تحول و نحوه اجرای آن ارائه دهد.

1- آنچه را باید تغییر کند یا بهبود یابد، شناسایی کنید

تغییر و تحول یا روی فرآیند رخ می‌دهد، یا روی محصول و یا خروجی نهایی. ازاین‌روی پیش از اجرای هرگونه برنامه تحولی در سیستم، شما باید مشخص کنید که دقیقا چه چیزی را در چه جهتی می‌خواهید تغییر دهید.

این مرحله همچنین شامل شناختن منابع و افرادی است که می‌توانند فرآیند تحول را آسان‌تر کنند.

2- مسئله را برای سهام‌دارها روشن کنید

سهام‌دارها معمولا از تغییر خوششان نمی‌آید. ریسک آن را زیاد ارزیابی می‌کنند و در نتیجه ممکن است خود را کنار بکشند و مشکلات مالی ایجاد شود.

ازاین‌روی شما باید دلایل و اهداف تغییرات را به‌روشنی برای کسانی که سهمی در شرکت دارند، روشن کنید. برای این کار حتما باید توضیحاتی قانع‌کننده به آن‌ها ارائه دهید تا مطمئن شوند مسیر درستی را طی می‌کنید و شما هم از عهده مدیریت ریسک ناشی از تغییرات برآیید.

3- تحول را طراحی کنید

همان‌طور که اسمش نیز پیداست شما باید یک نقشه راه برای فرآیند تحولات ترسیم کنید. وجود نقشه در مدیریت تحول به شما کمک می‌کند هم مسیر را گم نکنید و هم گام بعدی برایتان روشن شود.

یکی از بخش‌های خیلی مهم طراحی تحول این است که شما یک مسیر تحولی گام‌به‌گام بچینید نه یک تحول ناگهانی.

برای ترسیم این مسیر گام‌به‌گام شما باید چندین مسئله را مدنظر قرار دهید. باید بتوانید تحولات را با بودجه تعیین‌شده در بازه زمانی مشخص، برای دست‌یابی به اهداف قابل ارزیابی، مدیریت کنید.

4- منابع را تعیین کند و با استفاده از داده‌ها فرآیندها را ارزیابی کنید

یکی از ضروری‌ترین چیزهایی که برای اجرای تغییرات باید روشن کنید، تعیین منابع و تامین بودجه موردنیاز است. این منابع می‌تواند شامل زیرساخت‌ها، تجهیزات و سیستم‌های نرم‌افزاری باشد.

اگر برای تحولات لازم است آموزش کارمندان مدنظر قرار بگیرد، باید به فکر ابزارهای آموزش نیز باشید. شاید هم لازم شود اولویت‌ها را تغییر دهید و یا خود برنامه تحول عوض کنید.

همه این کارها را فقط زمانی می‌توانید انجام دهید که داده‌های کافی برای ارزیابی مسیر طی شده و مسیر پیش رو جمع‌آوری کنید تا بتوانید فرآیند‌های مدیریت تحول را بهینه کنید.

5- ارتباطات را رها نکنید

ارتباطات مهم‌ترین چیزی است که نباید هیچ‌وقت رها کنید. ارتباطات نقشی طلایی در کل مدیریت تحول ایفا می‌کند. اجرای هیچ‌کدام از چیزهایی که تا امروز گفتیم بدون داشتن ارتباطات مناسب، عملی نیستند. شما باید یک سیستم ارتباطی با مدیران بالاتر، سهام‌داران، کارکنان، مدیران تیم‌ها و تک‌تک اعضای سازمان ایجاد کنید.

با استفاده از این سیستم ارتباطی شما می‌توانید همه افراد را روشن کنید که دقیقا در حال انجام چه کاری هستید، قرار است بعدازاین چه‌کار کنید و در نهایت به کجا می‌خواهید برسید.

ارتباطات نقشی طلایی در مدیریت هر تغییر و تحولی دارد و باعث می‌شود افراد با درک فرآیند، در تغییرات بیشتر مشارکت کنند.

اگر افراد تصویری روشنی از این سه نکته نداشته باشند، به دلیل ناآگاهی، مشارکت کارکنان شما در فرآیند تغییرات کاهش می‌یابد و سهام‌داران و مدیران بالاتر نیز ممکن است نتوانند به‌خوبی شما را همراهی کنند.

6- مقاومت و وابستگی افراد و ریسک‌های بودجه را مدیریت کنید

اینرسی و مقاومت به تغییر یک بخش طبیعی از رفتار آدم‌ها است و ریشه در جانب‌داری تاییدی دارد. البته آدم‌ها انعطاف زیادی نیز دارند. مقاومت آن‌ها به تغییرات بیشتر ناشی از ناآگاهی است و شما باید با ارتباطات موثر و ارزیابی درست از این ناآگاهی، بتوانید افراد را مدیریت کنید تا بتوانند خود را با سیستم جدید وفق دهند.

7- موفقیت‌ها را جشن بگیرید

درک اینکه کدام دست‌یافته‌ها مهم و ارزشمند هستند، یک بخش ضروری برای اجرای هر پروژه‌ای است. هنگامی‌که می‌خواهید تغییر و تحولی در سازمان انجام دهید باید توجه خود را به اشخاص و تیم‌ها معطوف کنید و اگر سازمان به موفقیتی رسید، نقش هرکدام از تیم‌ها و افراد را در این موفقیت دریابید. این مسئله به شما کمک می‌کند فرآیند‌های مدیریت تحول را بهتر اجرا کنید.

8- با بررسی و تصحیح دائمی، بهبود را تضمین کنید

حتی بهترین استراتژی‌های مدیریت تحول نیز چیزهایی نیستند که از ابتدا ثابت تنظیم شوند و تا آخر به اجرا درآیند. بیشتر آن‌ها در طول اجرای پروژه متناسب با شرایط تنظیم و تصحیح می‌شوند تا بهترین نتیجه را بدهند.

این تصحیح‌های دائمی حاصل جمع‌آوری و بررسی داده‌ها از منابع مختلف هستند و به‌واسطه ارتباطات به‌دست می‌آیند.