چگونه هوشمندانه کار کنیم؟

یکی از اشتباهاتی که ما انسان‌ها هم در زندگی شخصی و کاری خود و هم‌ در سطح سازمانی مرتکب می‌شویم، این تلقی ذهنی است که فکر می‌کنیم برای درآمد یا سود بیشتر باید سخت‌تر کار کنیم. اما نظریه محدودیت‌ها چیز دیگری می‌گوید.

راستش کار بیشتر و سخت‌تر حتما به معنی درآمد یا سود بیشتر نیست. آنچه برای درآمد بیشتر نیاز است، کار هوشمندانه است. اینکه بدانیم از کجا باید شروع کنیم، چگونه روندها را بهینه کنیم و چطور حداکثر بهره‌وری را داشته باشیم. نظریه محدودیت‌ها در این مورد می‌تواند بسیار مفید باشد.

نظریه محدودیت‌ها، از المپیک تا اپل

مسابقه دوی امدادی یکی از رشته‌های المپیک است. قوانین این مسابقه بسیار ساده‌ هستند.

هر تیم چهار ورزشکار دارد که باید تا جایی که می‌توانند مسیر تعیین‌شده را سریع‌ بدوند و محموله کوچکی را به نفر بعدی بدهند. نفر بعدی هم باید مسیر تعیین‌شده‌اش را با حداکثر سرعت ممکن بدود و محموله را به نفر بعد برساند. تیمی که بتواند محموله را در سریع‌ترین زمان به از مبدا به مقصد ببرد، برنده می‌شود؛ اما منتقل کردن محموله به نفر بعدی همیشه ساده نیست.

تصور کنید که می‌خواهید یک لوله 22 سانتی‌متری را هنگامی‌که با بالاترین سرعت می‌دوید، به هم‌تیمی خود بدهید. در بازی‌های تابستانی سال ۲۰۰۸، ۱۶ تیم از ۳۲ تیم به خاطر انتقال اشتباه یا عدم انتقال محموله‌ در مسابقات مردود شدند.

متخصصین این مشکل را شکست در ارتباط (Failure to Connect) می‌نامند. انتقال محموله در کسری از ثانیه رخ می‌دهد اما می‌تواند نتایج اسف‌باری برای ورزشکاران، مربیان و طرفداران مسابقات داشته باشد؛ زیرا انتقال درست آن در سرعت زیاد کار آسانی نیست.

مسئله محدودیت‌ها

مسابقه دوی امدادی فقط یک روش برای فهم نظریه محدودیت‌ها است. در مورد نظریه محدودیت‌ها به‌صورت مفصل در چهار مقاله به بحث پرداخته‌ایم.

در مورد این مسابقه دوی امدادی، با استفاده از نظریه محدودیت‌ها می‌توان گفت که اگر مسابقه مثل یک کسب‌وکار و هدف در آن برنده شدن (افزایش سود) باشد، در این صورت انتقال محموله از یک نفربه‌نفر دیگر،‌ همان محدودیت موجود است. این همان فاکتوری است که مانع از دستیابی به اهداف سازمان می‌شود. این هدف در مسابقه کسب مقام است.

دوندگان مسابقه دوی امدادی می‌توانند تندتر بدوند، اندام مناسبی داشته باشند و به لحاظ روانی از سایر رقیبان پیشی بگیرند؛ اما وجود یک محدودیت یعنی انتقال درست محموله به هم‌تیمی، می‌تواند به قیمت حذف شدن از رقابت‌ها تمام شود.

در مسابقه دوی امدادی تا زمانی که نتوانید محموله را درست منتقل کنید، اهمیتی ندارد که چقدر سریع می‌دوید و یا چقدر ورزیده هستید.

دوام یک زنجیر با ضعیف‌ترین حلقه آن تعیین می‌شود. در این مسابقه انتقال محموله نقطه ضعیف این زنجیره انسانی است. عدم انجام صحیح آن به شکست کل زنجیره ختم می‌شود.

نظریه محدودیت‌ها در اصل برای کارخانه‌های تولیدی ساخته‌شده است و برای حذف محدودیت‌ها و تنگناها در تولید به کار می‌رود؛ اما ایده‌ مرکزی آن را می‌توان به هر مجموعه با هر شکل و اندازه‌‌ای تعمیم داد.

نظریه محدودیت‌ها را همچنین می‌تواند برای افرادی که تنها کار می‌کنند، دورکار هستند و هرکسی که می‌خواهد چیزی فراتر در زندگی و کار خود کسب کند، بسیار تعیین‌کننده باشد.

ما در این مقاله می‌خواهیم با استفاده از نظریه محدودیت‌ها گام‌های موثری برای چنین افرادی که البته خودم هم یکی از آن‌ها هستم، بیان کنیم. یکی از مهم‌ترین بخش‌های نظریه محدودیت‌ها، پنج گام تمرکزی است. بگذارید این گام‌های تمرکزی را بررسی کنیم.

تمرکز در نظریه محدودیت‌ها همه‌چیز است

نظریه محدودیت‌ها را علی‌رغم پیچیدگی‌اش می‌توان در یک کلمه خلاصه کرد: تمرکز.

همه‌مان می‌دانیم تمرکز به چه معناست؛ اما در اینجا تمرکز به دو معنی به کار می‌رود:

1. انجام آنچه باید انجام دهید.
2. انجام ندادن آنچه نباید انجام دهید.

به نظر ساده می‌آید. نه؟ اما گاهی اوقات واقعا سخت است که از مسیر منحرف نشویم. گاهی وقت‌ها واقعا سخت می‌شود که با مسائل کوچک حواسمان پرت نشود و یا هنگام مسابقه مثل همین مسابقه دوی امدادی، آن‌قدر تند نرویم که چیزی حیاتی همچون انتقال محموله به هم‌تیمی‌‌مان را نتوانیم انجام دهیم.

باید یاد بگیریم سرعت‌ها انجام بخش‌های گوناگون را با بخش محدودیت‌دار تنظیم کنیم. بخش محدودیت‌دار همین کار کوچک و ضروری انتقال محموله است که برای رسیدن به هدف الزامی است. باید در مورد این جزئیات که همان محدودیت‌ها هستند، دقت کنیم.

هدف نهایی نظریه محدودیت‌ها افزایش سود است که با افزایش بهره‌وری حاصل می‌شود. بهره‌وری هم نرخ تولید ثروت با فروش محصولات یا خدمات است.

به یاد داشته باشید که با نظریه محدودیت‌ها شما می‌توانید سود فراوانی در هر حوزه‌ای ببرید. حال این حوزه‌های گوناگون می‌توانند شامل رشد ماهیچه‌های شما، رشد تجارت یا افزایش درآمد با کار کم باشد. بهره‌وری شما هم مدت‌زمانی است که برای رسیدن به حالت یا محصول نهایی صرف می‌کنید.

نظریه محدودیت‌ها همچنین با اصل پارتو (Pareto Principle) یا قانون 80/20 در ارتباط است. قانون 80/20 می‌گوید که ۸۰ درصد نتایج یا خروجی شما از ۲۰ درصد تلاش‌هایتان حاصل می‌شود.

تمرکز روی چیزی که باید انجام دهید (رفع محدودیت‌ها) و نادیده گرفتن آنچه نباید انجام دهید ایده مرکزی نظریه محدودیت‌ها است.

پنج گام تمرکزی

در مقالات پیشین در مورد پنج گام تمرکزی در نظریه محدودیت‌ها بسیار سخن گفته‌ایم. برای یادآوری، این پنج گام را به‌صورت خلاصه در اینجا هم مطرح می‌کنیم.

1. شناسایی محدودیت‌ : یعنی شناسایی تنگناها و هر آنچه شما را از رسیدن به هدفتان باز می‌دارد.
2. بهره‌برداری از محدودیت‌ : یعنی تعریف روشی که با کمک آن بتوانید به نحوی محدودیت‌ را دور بزنید یا اثر آن را کمینه کنید.
3. مهار کردن محدودیت : اگر تنگنای موجود در کار واقعا از پیشروی جلوگیری می‌کند، باید منابع، زمان و توجه کامل خود را روی رفع آن صرف کنید؛ مثلا اگر نویسنده هستید و می‌خواهید کتابتان را در بازه زمانی خاصی بنویسید، شاید زود بیدار شدن از خواب بتواند این محدودیت را رفع کند و مثلا نباید مدتی به فکر ورزش صبحگاهی باشید.
4. ارتقا محدودیت: رفع محدودیت‌ کاری نیست که یک‌بار انجام شود و کافی باشد. باید دائما با روش‌های خلاقانه به فکر ارتقا باشید؛ مثلا اگر کارتان همین نوشتن کتاب باشد باید ببینید چه‌کارهای دیگری می‌تواند کارایی شما را بیشتر کند.
5. تکرار: اگر محدودیتی را رفع کنید، احتمالا خواهید دید که محدودیتی دیگر مانع از کارتان می‌شود. برای رفع آن نیز باید تمام گام‌های پیشین را دوباره تکرار کنید. این گام‌ها را باید آن‌قدر تکرار کنید که محدودیتی نماند.

به این سه نکته توجه داشته باشید

حال که گام‌های تمرکزی را گفتیم سه نکته‌ای که در ادامه می‌آیند برای استفاده از نظریه محدودیت‌ها بسیار مهم هستند:

۱- بهینه‌سازی‌های محلی

به هنگام کار، منحرف شدن به سمت غیرمحدودیت‌ها یا بهینه‌سازی‌های محلی (Local Optimums) خیلی راحت اتفاق می‌افتد.

این‌ بهینه‌سازی‌ها معمولا مشکلاتی نیستند که در زنجیره کار قید ایجاد کنند اما حل آن‌ها مهم و راستش راحت است.

افراد معمولا خود را غرق در تکمیل کردن بهینه‌سازی‌های محلی می‌کنند. برای مثال بسیاری از شرکت دوست دارند مدت‌زمان کاری کارکنان خود را بیشینه کنند.

اما اگر تولید یک محصول عالی هدف اصلی شرکت باشد، در این صورت افزایش زمان کار کارکنان صرفا یک توقع بیش‌ازحد از آن‌ها است.

با این کار آن‌ها خسته می‌شوند، کمتر آگاهانه کار می‌کنند و اشتباهات غیرعمدی در سیستم زیاد می‌شوند. حتی ممکن است از کارشان استعفا دهند. واقعیت این است که کارکنانی که استراحت می‌کنند، پایدار و شاد هستند و می‌تواند محصولات بهتری تولید کنند.

باید از انجام این‌گونه بهینه‌سازی‌های محلی که به رفع محدودیت کمکی نمی‌کنند و چه‌بسا خود مشکل‌ساز هستند، بپرهیزید.

۲- محدودیت‌های ساختگی

یک محدودیت ساختگی، محدودیتی است که حل آن هزینه‌ کمی دارد.

برای مثال اگر کارکنان شما مجبور هستند با کامپیوترها زغالی کار کنند، به لحاظ مالی بسیار معقول است که کامپیوترهای قدرتمندتری برای آن‌ها بخرید؛ زیرا افزایش خروجی آن‌ها به‌راحتی می‌تواند این هزینه را جبران کند. در بسیاری از موارد کامپیوترها محدودیت نبستا ارزانی برای رفع کردن هستند.

۳- محدودیت‌ها بازار

بازار یکی دیگر از محدودیت‌های مهم برای شرکت‌ها و افراد است.

برای مثال اگر استفاده از محصولات ما سخت باشد، مشتریانمان را از دست خواهیم داد. به همین دلیل باید یک تحلیل SWOT انجام دهیم، ضعیف‌ترین بخش‌های زنجیره را بیابیم و بخش‌هایی از محصول را که کاربران بیشترین با آن درگیر هستند، کشف کنیم.

سپس ما باید فعالیت کاربران و دیگر آمارهای مرتبط را بررسی کنیم و ببینیم آیا کارهایی که برای بهبود کاربری انجام داده‌ایم، مفید بوده‌اند یا نه.

محدودیت‌های گریزان

شاید بتوانیم چنین حرفی را در نظریه محدودیت‌ها بیان کنیم: محدودیت‌ها هیچ‌وقت از بین نمی‌روند بلکه از شکلی به شکل دیگر و از جایی به‌جای دیگر منتقل می‌شوند.
وقتی محدودیتی را رفع کردید، محدودیت دیگری در جای دیگری خود را نشان می‌دهد. هر چه زمان می‌گذرد و محدودیت‌های بیشتری رفع می‌کنید، دیدن و یافتن محدودیت‌های جدید سخت‌تر می‌شود.

برای اینکه در این حالت بتوانید محدودیت‌های واقعی و گریزان را شناسایی و حل کنید، این سه روش را به یاد داشته باشید:

۱- به‌دقت گوش دهید

اگر شما با صداقت و ذهن باز آماده پذیرش نقد‌ها باشید، مشتریان واقعیت را به شما خواهند گفت. برای مثال شنیدن اینکه محصول شما زشت، گیج‌کننده و عقب‌مانده است آسان نیست.

اما این‌ها دقیقا چیزهایی هستند که باید آماده شنیدنش باشید و برای آن‌ها کاری بکنید. تنها در این صورت است که می‌توانید محدودیت‌هایی را که هرلحظه جابه‌جا می‌شوند، پیدا و رفع کنید.

۲- ایده‌های جدید استفاده کنید

همه ما به ایده‌ها، روند کارها و سیستم‌های همیشگی خود عادت می‌کنیم. احساس می‌کنیم این ایده‌ها درست هستند. حس امنیت ایجاد می‌کنند.

این نکته دقیقا دلیلی بر این هست که باید همواره استعداد‌های جدید و ایده‌های نو را وارد سیستم کنید. این استعداد‌ها و ایده‌ها می‌توانند از کارآموزان، مشاوران و حتی کارکنان شرکت‌های دیگر باشند. باید کار خود به کسانی که برایشان اهمیتی ندارد شما همیشه چگونه کار می‌کنید، نشان دهید.

اگر تنهایی کار می‌کنید می‌توانید به یک گروه پرورش فکری ملحق شوید، در یک دوره آموزشی شرکت کنید و کتاب‌ها و سایت‌های اینترنتی را در مورد محدودیت‌های کار خود بخوانید.

۳- اگر لازم است کارها را به دیگران بسپارید

اگر زمان یا منابع کافی برای رفع محدودیت کلیدی کار خود ندارید، بخشی از بار کاری را به اعضای تیم و یا افراد خارج از سازمان واگذار کنید.

اگر محدودیت اصلی شما سیستم مالی‌تان است مثلا شاید زمان آن باشد که یک حسابدار یا مدیر مالی استخدام کنید.

اگر شما کارتان را تازه شروع کرده‌اید و بودجه‌تان اندک است، به این فکر کنید که با استارت‌آپ‌ها و کارآفرینان دیگر خدمات مبادله کنید؛ یعنی در ازای کاری که بر ای‌شان می‌کنید آن‌ها هم کاری برای شما بکنند. با این کار هزینه‌هایتان کمتر می‌شوند.

نظریه محدودیت‌ها در زندگی

هدف ما انتشار این مقاله مطرح کردن نکاتی درباره استفاده از نظریه محدودیت‌ها در زندگی و کسب‌وکار بود. اگر گیر کرده‌اید و کارتان جلو نمی‌رود یا اگر می‌بینید چیزی مانع افزایش بازدهی کارتان است، پنج گامی تمرکزی که در بالا گفتیم را همراه با سه نکته بعدازآن تکرار و بررسی کنید.

****

هنگامی‌که من می‌خواستم مقاله‌ای در مورد نظریه محدودیت‌ها بنویسم اصلا توقع نداشتم این نظریه در این حد کارا و مفید باشد. در این چند وقت که با جنبه‌های گوناگون نظریه محدودیت‌ها درگیر بودم، هر چه بیشتر به کارایی آن پی بردم و بخش‌هایی از آن را هم در زندگی کاری‌ام استفاده کردم. نکته مهمی که از مسئله فهمیدم این بود که هر چه بیشتر با نظریه محدودیت‌ها کار کنم، بیشتر این نظریه را می‌فهمم و بیشتر برایم سوددهی دارد.